Independientemente del puesto de trabajo que se ocupe en una empresa, unas vacaciones pueden ayudar a reducir parte del estrés y la ansiedad. Las vacaciones permiten recuperar el aliento, distanciarse del trabajo y los problemas diarios y obtener una nueva perspectiva de las cosas. Menos estrés, mejor salud mental, claridad de pensamiento: los beneficios mentales, físicos y profesionales de las vacaciones son innumerables.

Desafortunadamente, la mayoría de la gente no consigue desconectar. Un estudio realizado por MyPerfectResume mostró que el 82% de las personas trabaja mientras está de vacaciones y el 42% se toma intencionalmente días de vacaciones para ponerse al día con el trabajo.

Es cierto que desconectar completamente del trabajo puede resultar complicado. Especialmente, para aquellos que tienen personas a su cargo en la empresa. Incluso cuando todos los factores externos están en orden, los empleados son propensos a esforzarse personalmente, ya sea por lealtad, diligencia o simple adicción al trabajo.

Lista de verificación de 7 pasos para poder desconectar del trabajo en vacaciones

1) Informa a todos sobre los planes de vacaciones con anticipación

Para evitar sorpresas desagradables y asegurarse que el equipo pueda prepararse adecuadamente para tu ausencia, es esencial informar a todas las partes relevantes sobre tus planes. Eso incluye a la gerencia, los clientes, los compañeros de equipo, los recursos humanos y cualquier otra persona que pueda verse afectada por tu falta de disponibilidad.

La planificación oportuna también garantiza que las vacaciones no se superpongan entre los compañeros de equipo y que la empresa no se quede sin personal. Si ha informado a todos con un mes o más de anticipación, hay que hacer un recordatorio cuando se acerquen tus vacaciones.

2) Divide las responsabilidades

En lugar de simplemente dejar tus tareas y responsabilidades en el aire, es necesario tener una conversación exhaustiva con las personas que te reemplazarán mientras estés ausente.

Saber quién es responsable de qué puede aliviar cualquier estrés y garantizar que las tareas importantes del trabajo se lleven a cabo. Simplemente, haz una lista de lo que hay que hacer y asígnala a los compañeros de equipo más adecuados, evitando así malentendidos o la necesidad de sintonizar y preocuparte por el trabajo durante tus vacaciones.

3) Configura tu respuesta automática OOO (Out of the Office)

Una tarea simple, técnica pero muy importante es configurar tu respuesta automática “Fuera de la oficina” en tu correo electrónico. Esto asegurará que cualquier persona que intente comunicarse contigo sepa que no debe esperar una respuesta inmediata o sentirse ofendido por quedarse colgado. Todo lo que necesitas es un mensaje de texto simple que explique cuándo estarás de vuelta y con quién contactar mientras tanto.

4) Sácale partido a las soluciones de movilidad

Las soluciones de movilidad permiten a las empresas seguir con su actividad habitual incluso durante las vacaciones sin que los empleados se sientan agobiados. Por ejemplo, la Centralita Móvil de Enreach tiene las siguientes ventajas:

• Las llamadas que recibes en la centralita se envían a los móviles para que puedas responder llamadas desde cualquier lugar. Incluso podrás pasar llamadas a la oficina.
• No necesitas configurar tu equipo. Tan sólo has de introducir las SIM en el móvil. Cada una incluye llamadas ilimitadas, datos y extensión de la centralita.
• Las líneas móviles no utilizan Internet ni apps para las llamadas, así que te aseguras la mejor calidad en todo momento, en cualquier lugar.

Si necesitas alguna funcionalidad más, Enreach elabora un plan a medida para tu empresa y tus empleados, ya sea en período vacacional o durante el resto del año.

5) Cierra sesión o limita el uso en aplicaciones relacionadas con el trabajo

Es probable que tengas algunas aplicaciones relacionadas con el trabajo en tu teléfono personal: correo electrónico, Slack, LinkedIn, etc. Para evitar recibir constantemente mensajes o emails de trabajo en curso y otras notificaciones, limita el uso de estas aplicaciones mientras estás de vacaciones.

6) Especifica cómo puedes ser contactado en caso de emergencia y qué constituye una

Las emergencias ocurren y puede haber algunas para las que estés calificado de manera única. Si bien estás en tu derecho de cortar todo contacto con el mundo exterior para desconectar del trabajo en vacaciones, será muy apreciado dejar a tus colegas una forma de ponerse en contacto contigo en situaciones de emergencia.

Dicho esto, es necesario trazar una línea estricta en cuanto a lo que constituye una emergencia para que las personas no se aprovechen de tu disponibilidad. Deja claro bajo qué circunstancias está bien que contacten contigo. Esto también puede ayudarte a sentirte tranquilo: siempre que no recibas esa llamada de emergencia, puedes estar tranquilo sabiendo que tu equipo está al tanto de las cosas y que no se requiere tu participación para permanecer completamente desconectado del trabajo.

7) Aparta un día para actualizarte con todo en tu vuelta al trabajo

Pueden pasar muchas cosas en el trabajo mientras no estás, así que prepárate con anticipación para pasar un día actualizándote antes de tu vuelta. Ponerte al día con lo que ha sucedido en tu ausencia, responder a los correos electrónicos acumulados y escuchar a tu equipo siempre lleva más tiempo del esperado, especialmente si has estado fuera durante varias semanas.

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La gran mayoría de los empleados (73%) quiere ir a la oficina cuando sabe que sus colegas están allí, porque pueden colaborar, conectarse y construir una comunidad. Un modelo de trabajo híbrido estructurado respalda la flexibilidad y el equilibrio entre la vida laboral y personal, al mismo tiempo que permite a las personas tener certeza sobre cuándo pueden reunirse ellos y sus compañeros.

Las organizaciones se están moviendo hacia políticas de trabajo híbridas estructuradas que permiten flexibilidad y precisión en la programación de horarios. Según el informe de Gallup, más de 2 de cada 3 líderes empresariales demandan que los empleados trabajen desde la oficina dos o tres días a la semana, mientras que el 43% de los líderes encuestados indicaron que sus empresas planean aumentar los mandatos de Recovery Time Objective u Objetivo de Tiempo de Recuperación (RTO) en 2024.

Cómo crear una política de trabajo híbrido

Paso #1: Definir una política de trabajo híbrido

Existen múltiples versiones de trabajo híbrido estructurado. En primer lugar, hay que decidir qué versión de trabajo híbrido funcionará mejor para las necesidades del equipo. Una encuesta reciente de Gallup encontró que 6 de cada 10 empleados híbridos quieren una estructura más sólida.

Al definir las políticas de trabajo híbrido, se han de explorar las expectativas de los empleados: ¿Cuáles son los parámetros razonables para el trabajo remoto en su opinión? ¿Qué constituye un buen equilibrio entre el tiempo de oficina y el trabajo desde casa? ¿Cómo crear un modelo de trabajo flexible que fomente el trabajo en la oficina y la colaboración de los empleados al tiempo que brinda a los equipos la libertad de trabajar de forma remota?

Una vez definida la posición de los empleados, es necesario recurrir a los datos. ¿Cómo se utiliza actualmente el espacio de oficina para diferentes funciones laborales? ¿Qué días vienen la mayoría de los empleados? El uso de estos conocimientos puede ayudar a crear una política que sea más natural para los equipos.

Hay una variedad de formas de lograr un acuerdo de trabajo híbrido estructurado. Por ejemplo, es posible que una empresa requiera de la presencia de personas en la oficina el 40% del tiempo durante las horas de trabajo principales, pero esto se podría medir durante un mes o un trimestre en lugar de dos veces por semana para saber si la implementación de este modelo laboral está funcionando o no.

Paso #2: Habilitar al equipo con los recursos adecuados

Es importante apoyar a los empleados con la tecnología que necesitan para trabajar de manera efectiva dentro del modelo de trabajo híbrido. En la oficina, los trabajadores necesitan acceso a recursos y espacios que se pueden reservar, desde salas para reuniones de equipo hasta despachos para trabajo individual.

Sin una solución de reserva de escritorio o de sala de reuniones, por ejemplo, no se puede implementar el hot desking u hoteling dentro de una política de trabajo híbrida estructurada. Los empleados entrarán en la oficina y no habrá suficientes escritorios disponibles y espacios de reunión para todo. Este tipo de situaciones podrían generar fricción.

Por ello, ya sea que se trate de trabajo híbrido o remoto, las empresas han de asegurarse que sus equipos tengan los recursos que necesitan para realizar mejor sus tareas. El trabajo flexible requiere tecnología que pueda ayudar a las personas independientemente de su ubicación.

Paso #3: Impulsar la adopción de la política de trabajo híbrido

Al implementar una política de trabajo híbrido es conveniente comunicarse de forma proactiva y con claridad. ¿Cómo impulsar la adopción generalizada de este modelo laboral?

1) Documentando la política de trabajo híbrido y los objetivos subyacentes en un documento escrito que sea fácilmente accesible para todos.

2) Designando y empoderando a jefes de departamento que, además de ayudar en el desarrollo de la política de trabajo híbrido, también pueden facilitar la adopción organizacional.

3) Definiendo claramente el “por qué” de la política, los beneficios que conlleva, así como las consecuencias de su incumplimiento.

Paso #4: Medir y mejorar el rendimiento de los empleados

Por último, pero no menos importante, hay que definir métricas de rendimiento o KPI (indicadores clave de rendimiento) para la política de trabajo híbrido. Estas métricas han de estar relacionadas con los objetivos subyacentes que la política busca impulsar para poder medir y mejorar el rendimiento continuo de los empleados.

• ¿Los empleados son productivos?
• ¿Cómo es su rendimiento general?
• ¿Los equipos están comprometidos?
• ¿Cómo son sus tasas de retención y reclutamiento?
• ¿Cuál es el impacto de la política en la colaboración y la cultura corporativa?

Es clave monitorizar las métricas predefinidas de manera regular, así como recopilar y analizar datos cualitativos y cuantitativos para medir el rendimiento de las políticas, incluidos análisis del lugar de trabajo, comentarios de los empleados u observaciones del estado de ánimo en la oficina, entre otros.

Cuando las métricas muestren un bajo rendimiento, se han de realizar los ajustes correspondientes y medir cómo se están haciendo los cambios para poder corregir los posibles errores que se estén produciendo.

Con el módulo de Supervisión del Omnichannel Contact Center de Enreach podrás:

• Analizar el nivel del servicio y el rendimiento de tus agentes: monitoriza en tiempo real la actividad de tu Contact Center Omnicanal. Toma mejores decisiones en base al nivel de servicio o la ocupación de los agentes.
• Crear wallboards e informes para no perder detalle: mejora la productividad de tus agentes identificando mediante informes, wallboards y dahsboards cuál es su nivel de efectividad.
• Ayudar a tus agentes en tiempo real: Aconséjales durante sus llamadas (whispering), monitoriza sus conversaciones y distribuye las llamadas de manera selectiva en función de sus habilidades (skills).

El futuro del trabajo

A medio y largo plazo, el trabajo híbrido se volverá más estructurado. Los empleados quieren saber qué se espera de ellos y también quieren saber cuándo estarán sus colegas en la oficina para colaborar y establecer conexiones. Las organizaciones, por su parte, quieren que la oficina sea un centro para el trabajo en equipo en persona, fortaleciendo la cultura de la empresa y la construcción de la comunidad.

Según el informe de Gallup, el trabajo híbrido ayuda a los empleados a aprovechar al máximo su día y garantiza que se sientan conectados con sus compañeros de trabajo y la organización. Un enfoque híbrido estructurado, sin importar cómo se defina, puede ofrecer las mejores características de flexibilidad y conexión humana.

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Pero antes de dar el gran paso, es importante conocer los pros y los contras de trabajar de forma remota.

Pros del trabajo remoto 

1) Mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal

Los trabajadores remotos no necesitan desplazarse a la oficina cada día, lo que les ayuda a dedicar más tiempo a su familia o una afición. Con suficiente descanso y tiempo libre, los empleados se concentran mejor en su trabajo, lo que equivale a una mayor productividad y eficiencia.

2) Más libertad

Los empleados remotos, especialmente aquellos que tienen flexibilidad, tienen más libertad para crear su propio horario. Pueden trabajar temprano por la mañana para tener el resto del día libre o durante la noche si es cuando se sienten más productivos.

Cuando se trabaja de forma remota, la atención se centra en realizar las tareas de forma eficaz, en lugar de pasar una cantidad fija de horas frente a la pantalla del ordenador portátil todos los días.

3) Experiencia de empleado (EX) mejorada

Sin desplazamientos diarios al trabajo y sin descansos excesivos para el café, el trabajo remoto mejora enormemente la experiencia y el bienestar de los empleados. Ofrecerles una experiencia óptima crea una cultura de alto rendimiento y eficiencia en la que éstos quieren mejorar y tener éxito en su trabajo.

4) Disminución de los costes comerciales y de infraestructura

Cuantos menos empleados vayan a la oficina todos los días, menos escritorios y equipos necesitan las empresas. Además, podría ocuparse un espacio más pequeño para acomodarles en sus puestos de trabajo, lo que reduciría los costes de alquiler. De hecho, según un estudio de Inc., las organizaciones pueden ahorrar hasta 2.000 dólares por cada empleado que se vuelve remoto al no tener que disponer de un espacio de oficina e infraestructura general.

5) Aumento de la productividad

A diferencia de los empleados de oficina tradicionales que pueden sentirse frustrados después de invertir una o dos horas en el desplazamiento de la mañana, los empleados remotos se sienten más positivos y frescos cuando comienzan a trabajar.

Además, sin pausas para el café ni interrupciones excesivas, éstos pueden concentrarse por completo en su trabajo, lo que lleva a un aumento de la productividad. De hecho, según Small Biz Genius, más del 75% de los empleados están de acuerdo en que tienen menos interrupciones cuando trabajan fuera de la oficina, y el 77% de ellos afirma ser más productivo cuando trabaja desde casa (lo que se conoce como Working From Home, WFM).

6) Capacidad para contratar y retener a los mejores talentos

Según IWG, más del 83% de los empleados afirman que la capacidad de trabajar de forma remota es uno de los principales factores decisivos al considerar una oferta de trabajo. El 74% de ellos dejaría sus puestos laborales para trabajar en una organización que les permita trabajar de forma remota con más frecuencia, incluso si su salario sigue siendo el mismo.

Para las organizaciones, eso significa que ofrecer beneficios de trabajo remoto ya no es una opción. Es una necesidad si quieren contratar y retener a los mejores talentos. Las empresas que ofrecen un horario laboral flexible, ya sea en forma de trabajo remoto total o parcial, pueden marcar una gran diferencia para los candidatos que buscan su próximo paso profesional.

Contras del trabajo remoto

1) Sin conexión cara a cara

Sin interacciones o reuniones cara a cara, puede ser difícil para los equipos remotos trabajar juntos. A los gerentes les preocupa que los miembros del equipo no trabajen tan eficientemente como lo hacían en la oficina (a pesar de que una investigación de Harvard Business Review indica lo contrario). Del mismo modo, los empleados pueden tener dificultades debido a la reducción de la orientación y el apoyo de sus responsables. En muchos casos, incluso se sienten excluidos cuando los gerentes remotos no están al tanto de sus necesidades y desafíos.

Cómo evitarlo: Los gerentes pueden planificar reuniones semanales 1:1 con cada miembro del equipo.

2) Falta de acceso a la información

Sin el proceso de incorporación o la ayuda adecuados, puede ser un reto para los empleados remotos encontrar y ubicar toda la información que necesitan para administrar su trabajo. En promedio, según Nintex, los empleados pasan el 30% de su jornada laboral buscando información. Mientras trabajan de forma remota, este número aumenta aún más, ya que están solos y pueden comunicarse con los compañeros para pedirles ayuda, lo que invariablemente disminuye la productividad y el compromiso de los empleados.

Cómo evitarlo: Integrando una centralita virtual unificada para facilitar a los empleados el acceso a todos los datos y aplicaciones relacionados con sus tareas.

3) Disminución de la colaboración

Cuando los equipos trabajan de forma remota, hay menos posibilidades de que los empleados hablen entre sí sobre cosas cotidianas aleatorias durante el almuerzo o la pausa para el café. Si bien estas conversaciones pueden parecer innecesarias desde la distancia, en realidad ayudan a mejorar su coordinación y comunicación.

Cuando los equipos remotos restringen sus conversaciones para trabajar sin chats informales, sus miembros se sienten incómodos al comunicarse con sus compañeros de trabajo sobre cualquier dificultad que pueda estar afectando a su trabajo.

Cómo evitarlo: Organizando encuentros informales con el equipo donde todos puedan conectarse y ponerse al día a nivel personal.

4) Soledad y aislamiento

Ir al lugar de trabajo todas las mañanas agrega estructura y rutina a la vida de las personas. En una oficina, se pasa tiempo con los compañeros e incluso se habla con los empleados que trabajan en otros departamentos.

Pero trabajar solo de forma remota con un laptop puede resultar aislado y solitario. Si bien algunas personas eligen trabajar a través de un espacio de coworking o cafetería para evitar la soledad, el aislamiento continuo sin compromiso con el equipo puede eventualmente conducir a la frustración, el agotamiento y la disminución de la eficiencia.

Cómo evitarlo: Planificando actividades virtuales de formación de equipos para todos los empleados de la empresa.

¿Es efectivo trabajar a distancia?

Si bien existen algunas ventajas y desventajas en el trabajo remoto, los pros superan a los contras. Además, se pueden evitar fácilmente todas las desventajas estableciendo las estrategias adecuadas y equipando a los empleados con herramientas de trabajo remoto que pueden ayudarlos a mantenerse productivos y eficientes incluso mientras trabajan desde casa.

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