¿LA SOLUCIÓN ESTÁ EN LOS AUTOMARCADORES PREDICTIVOS?

Los marcadores predictivos maximizan la productividad marcando más números que agentes disponibles, reduciendo el tiempo de espera entre llamadas a cero. Sin embargo, esta eficiencia puede generar dos problemas comunes que afectan la experiencia del cliente (pero tienen solución):

1. Llamadas fantasma:
   Ocurren cuando el usuario contesta pero no escucha a nadie porque el sistema aún está conectando la llamada a un agente disponible. Esto suele asociarse con campañas de televenta, lo que lleva al usuario a colgar de inmediato.
2. Desconexión de llamadas:
   Sucede cuando todos los agentes están ocupados y el sistema cuelga una llamada ya conectada para intentar nuevamente más tarde, lo que se percibe como una llamada perdida.

Aunque los algoritmos predictivos avanzados minimizan estos problemas, son situaciones que pueden ocurrir con frecuencia si no se ajustan correctamente, como te explicamos a continuación.

CONFIGURA CORRECTAMENTE TU HERRAMIENTA 

Sigue estos tres pasos para optimizar el rendimiento y reducir las llamadas abandonadas:

1. ESTABLECE TU DIALER PREDICTIVO EN MODO AUTOMÁTICO

Cada marcador predictivo tiene su propia lógica, por lo que es fundamental entender cómo opera el tuyo y conocer sus fortalezas y limitaciones. Esto es importante porque algunos sistemas inteligentes, como Outbound by Enreach, ajustan automáticamente el volumen de llamadas salientes si detectan que se están conectando más llamadas de las que los agentes pueden atender (evitando las desconexiones).

2. AJUSTA LA VELOCIDAD DEL MARCADOR

Antes de activar una campaña, algunos programas te permiten seleccionar entre diferentes tipos de marcadores y ajustar la velocidad (para los predictivos), eligiendo entre opciones como «normal», «rápida» o «agresiva», según los objetivos de la campaña.

3. REDUCE EL TIEMPO DE CONEXIÓN

Todos los softwares tienen un tiempo predefinido para colgar llamadas no contestadas, diseñado para evitar que estas lleguen al buzón de voz. Si puedes ajustar este tiempo y encontrar el punto óptimo (por ejemplo, reduciendo de 25 a 15 segundos), evitarás que los agentes pierdan tiempo esperando, permitiéndoles pasar más rápidamente a la siguiente llamada.

AJUSTA TU ESTRATEGIA DE TELEVENTA

El mercado cambia constantemente, y lo que funcionaba hace un año puede que ya no sea tan efectivo. Es momento de reinventarte y probar nuevas estrategias. Aquí tienes tres tips que pueden ayudar al éxito de tus campañas:

1. ANALIZA LA PERFORMANCE EN TIEMPO REAL

Evalúa la tasa de llamadas contestadas por franjas horarias. Identificar los momentos del día con mayor éxito te permitirá ajustar tu estrategia y maximizar resultados.

2. COMBINA DOS DIALERS SEGÚN LA CALIDAD DEL CONTACTO

• • Usa un sistema automático para los contactos de mayor calidad, asegurándote de que al descolgar hablen con un agente inmediatamente.
  • Reserva el sistema predictivo para contactos de menor calidad, donde el impacto negativo de las llamadas fantasma será menor.

3. CAPTA LA ATENCIÓN EN LOS PRIMEROS CINCO SEGUNDOS

Diseña un guion o locución inicial atractiva y original. Este pequeño detalle puede evitar que los usuarios cuelguen y aumentar tus oportunidades de éxito.

ESTAMOS AQUÍ PARA AYUDARTE

Nuestros expertos en campañas salientes están al otro lado de este formulario. O si lo prefieres, puedes contactarlos directamente marcando el 900 670 750.

La entrada Cómo minimizar la cantidad de llamadas abandonadas en tus campañas de telemarketing se publicó primero en Enreach ES.

No basta con tener un power dialer o marcador automático; saber configurarlo correctamente es clave para que funcione a pleno rendimiento. A continuación te desvelamos nueve tips para multiplicar el éxito de tus campañas.

1. TENER EN CUENTA EL TAMAÑO DEL EQUIPO AL ESCOGER EL MARCADOR

Aunque los marcadores predictivos están diseñados para lanzar varias llamadas y asegurar que todos los agentes hablan con alguien, no siempre son la mejor opción.

Los dos segundos de retraso que el sistema tarda en conectar a un lead puede provocar que este cuelgue la llamada al no escuchar una voz inmediatamente después de descolgar el teléfono.

Desde nuestra experiencia, te recomendamos que si tienes un equipo de menos de siete agentes utilices un marcador automático para que este retraso no ponga en peligro tus resultados.

2. SEGMENTAR LOS LEADS

Las campañas de marketing personalizadas son clave para obtener mejores resultados. Segmentar tu base de contactos te permitirá crear un discurso personalizado para cada buyer persona.

Con el marcador adecuado, puedes filtrar, por ejemplo, todos los hombres de 20 a 35 años, residentes en Madrid, que hablen inglés y asignarlos a un agente específico. Así, cada operador puede personalizar su guion y lanzar un mensaje más directo y efectivo.

3. PREVENIR QUE LA NUMERACIÓN SEA MARCADA COMO SPAM TAN FRECUENTEMENTE

No podemos evitar que una numeración termine marcada como spam, pero podemos alargarle la vida utilizando en grupo de numeración.

Desde Outbound by Enreach, nuestro automarcador, se pueden dar de alta varias numeraciones de una misma región y activar la rotación aleatoria en los ajustes de la campaña. Así, el sistema seleccionará qué número usar en cada llamada.

También recomendamos subir la lista Robinson al sistema, y aunque algunos contactos estén activos en una campaña, el power dialer se asegurará de no marcarlos, cumpliendo con las normativas de privacidad.

4. SINCRONIZAR EL CALENDARIO PERSONAL DENTRO DEL AUTOMARCADOR

Es un ajuste muy simple, pero que puede salvar a los agentes de agendar una reunión con un lead en una franja horaria en la que, por ejemplo, tienen una cita médica.

Aunque pueden tener los dos calendarios abiertos todo el tiempo, nuestro automarcador les permite sincronizar su correo personal (Gmail, Outlook o iCloud) dentro del sistema y tener una visión de todos sus compromisos diarios.

5. HACER CAMPAÑA DE MAILING DESDE EL MARCADOR

Si tus campañas de telemarketing incluyen el envío de correos electrónicos a los prospectos, probablemente estés utilizando una herramienta de mailing externa.

Para evitar invertir en varias licencias y automatizar los correos según el resultado de la llamada, Outbound te permite crear plantillas de email personalizadas que se enviarán desde la dirección de correo que tú decidas, cuándo tu decidas.

6. ACTUALIZAR DATOS DEL CRM TRAS UNA LLAMADA

Tener el automarcador conectado con el CRM te permite que toda la información sobre las llamadas quede registrada en la ficha de los clientes.

Esto libera a los agentes de entrar manualmente los datos, reduciendo los errores y multiplicando su productividad y te permite cruzar los datos para, por ejemplo, saber cuántas llamadas hacen falta para convertir a un lead.

7. CONOCER LA DISPONIBILIDAD DE LOS AGENTES

Como responsable del equipo de llamadas salientes, conocer cuántos agentes están activos te permite distribuir los recursos de manera óptima.

Con la funcionalidad de Calendario de Actividades de nuestro sistema Outbound, puedes crear estados personalizados como ‘en formación’, ‘comida’ o ‘reunión’, lo que te mantiene informado sobre el estado de cada miembro del equipo.

8. CONTAR CON UN REGISTRO DE CAMBIOS

El éxito del power dialer depende de su correcta configuración, y si algún usuario modifica un parámetro esencial, es útil contar con un historial de los cambios realizados.

Nuestro software outbound te permite consultar a qué hora se hicieron los cambios y quién los realizó. Esto es especialmente valioso cuando hay más de un Team Leader o supervisor, ya que facilita la gestión de responsabilidades.

9. USAR ATAJOS DEL TECLADO

La diferencia entre usar atajos de teclado y no usarlos equivale a ahorrar hasta ocho días completos de trabajo al año.

En el caso del automarcador, puedes usar estos atajos para, por ejemplo, comenzar a grabar una conversación o pausar una campaña después de hablar con un lead, entre otros.

TODAS LAS FUNCIONALIDADES QUE NECESITAS ESTÁN EN OUTBOUND BY ENREACH

Nuestro automarcador tiene todo lo que necesitas: dos tipos de marcación (automática y progresiva), gestión de horarios, diferentes niveles de acceso a la información, segmentación de leads, envío automático de emails y SMS, creación de plantillas personalizadas, informes y estadísticas en tiempo real, y mucho más.

Pide una demo para conocer cómo la tecnología adecuada es clave para mejorar tus resultados, la coordinaciónde tu equipo y la gestión de tus leads.

DESCUBRE LA CLAVE DEL ÉXITO

La entrada 9 consejos para exprimir al máximo un automarcador se publicó primero en Enreach ES.

Cuando pensamos en automarcadores, lo primero que se nos viene a la mente son los agentes de un call center llamando sin parar; sin embargo, esta misma tecnología también la puede aprovechar un departamento de ventas de una empresa.

CUÁLES SON LAS VENTAJAS DE AUTOMATIZAR LA MARCACIÓN PARA UN EQUIPO DE VENTAS

1. HABLAR CON MÁS LEADS AL DÍA

Al eliminar la necesidad de marcar manualmente y esperar a que las llamadas se conecten, nuestro equipo de ventas puede concentrarse en lo que realmente importa: hablar con los clientes y cerrar ventas.

Esto significa más conversaciones productivas al día y, por ende, más oportunidades de negocio.

2. DEJAR DE ESCUCHAR EL BUZÓN DE VOZ

No hay nada más frustrante que perder tiempo escuchando el buzón de voz de un cliente o prospecto.

Los automarcadores avanzados pueden detectar cuándo una llamada ha llegado al buzón y desconectar automáticamente la llamada para marcar el siguiente número. Así, el tiempo de nuestro equipo se optimiza al máximo.

3. AGENDAR UNA RELLAMADA AUTOMÁTICA

Cuando un lead no responde, no es necesario que nuestros comerciales pierdan tiempo programando manualmente un recordatorio para volver a llamarlo.

Los automarcadores pueden agendar automáticamente una rellamada en el plazo de tiempo que hayamos especificado, asegurando que ningún lead quede sin seguimiento.

4. EVITAR QUE SE ENFRÍEN LOS LEADS

En ventas, el tiempo es crucial. Un lead que no se contacta rápidamente puede enfriarse, y la oportunidad de venta puede perderse.

Al automatizar la marcación y reducir las tareas administrativas, los automarcadores permiten que nuestro equipo de ventas actúe de inmediato, asegurando que los leads se contacten mientras están aún interesados.

5. SU PRECIO ES ASEQUIBLE PARA EMPRESAS DE TODO TAMAÑO

Una de las mejores noticias sobre los automarcadores es que son accesibles para empresas de cualquier tamaño. No necesitas ser una gran corporación para beneficiarte de esta tecnología.

Hoy en día, existen soluciones en el mercado que por menos de 35 € por usuario, te permiten disponer de un automarcador.

¿VALE LA PENA AUTOMATIZAR LA MARCACIÓN?

Teniendo en cuenta que la inversión es razonable y su impacto en la eficiencia de tu equipo es tan positivo, sí vale la pena.

¿QUIERES UNA DEMO GRATUITA?

La entrada Marcación automática: ¿solo para call centers o también para ventas? se publicó primero en Enreach ES.

Todos los automarcadores prometen aumentar la tasa de respuesta para así incrementar los ratios de conversión, pero pocos cuentan con las funcionalidades necesarias para que esto se cumpla.

Cada maestro tiene su librillo, así que cada proveedor utiliza su propio algoritmo para hacer que el marcador predictivo funcione, y precisamente, de esto depende el éxito de tus campañas.

Además de informarte en cómo está basado el automarcador de tu proveedor, también deberás conocer qué limitaciones tiene y asegurarte de que no estén en esta lista:

1. NO PODER CONFIGURAR EL AUTOMARCADOR

Es muy habitual que al usar un marcador predictivo, los clientes potenciales descuelgen la llamada y no escuchen la voz del operador. Esto puede dar lugar a que los prospectos cuelguen la llamada sin que el agente pueda siquiera hablar.

¿Sabías que para que un marcador predictivo funcione necesitas, al menos, un equipo de ocho agentes con una lista de leads larga? Por muy bueno que sea el software que estés utilizando, si no cumples estos requisitos, no va a poder funcionar de forma óptima.

Si bien algunos automarcadores te permiten hacer pequeñas configuraciones para tratar de mitigar este silencio, lo mejor es contar con un software que tenga los dos tipos de marcadores más populares.

2. NO PODER ESCUCHAR LAS LLAMADAS EN TIEMPO REAL

Los datos cuantitativos en tiempo real son importantes, pero también lo son los cualitativos.

Si estás monitorizando en tiempo real la performance de la campaña y hay un agente que no está convirtiendo a ningún lead, es muy conveniente poder escuchar su conversación en tiempo real para indicarle en qué aspectos concretos puede mejorar.

3. NO PODER PERSONALIZAR LAS CAMPAÑAS

No todas las campañas son iguales, por lo tanto, necesitas un marcador que permita crear campañas para distintas etapas del funnel de conversión.

Por eso, es importante poder personalizar la plantilla de una campaña y, cuando la tengas lista, poder cambiar el número de cabecera, definir el tiempo de previsualización de la ficha de cliente, determinar cuándo se va a realizar una rellamada si el lead no contesta, etc.

CONCLUSIONES FINALES

En resumen, para maximizar la eficacia del marcador predictivo, es fundamental asegurarse de que el software que utilices permita una configuración flexible, ofrezca la posibilidad de monitorear llamadas en tiempo real y permita personalizar las campañas según tus necesidades.

Contar con estas funcionalidades no solo mejorará la eficiencia de tus agentes, sino que también incrementará las tasas de conversión y, por ende, el éxito de tus campañas.

Conocer todas las características de tu marcador predictivo y entender sus limitaciones puede marcar la diferencia entre una campaña mediocre y una altamente efectiva.

¿QUIERES VER COMO FUNCIONA OUTBOUND BY ENREACH?

La entrada 3 errores habituales al utilizar un marcador predictivo se publicó primero en Enreach ES.

El tiempo de los agentes es sumamente valioso, y necesitan hacer que cada segundo cuente. Por ello, un marcador automático es la herramienta que necesitas. Ayuda a maximizar la productividad y la eficiencia de la llamada de ventas y simplifica el proceso. Según Boston Consulting Group, también ayuda a aumentar el tiempo de conversación de los agentes en más de un 300% (¡un gran impulso para la productividad!).

¿Qué es un marcador automático?

Un marcador automático (también conocido como marcador telefónico automático) es un software de telefonía que automatiza las llamadas de ventas salientes. Lo hace marcando una lista de números de teléfono y conectando al agente sólo cuando el receptor responde a la llamada.

Boston Consulting Group estima que la mayoría de las empresas desperdician aproximadamente entre el 30% y el 50% de sus presupuestos de ventas en procesos ineficientes, lo que genera déficit de productividad, pérdida de oportunidades, prospección de ventas ineficiente y fuga de ingresos. Si no quieres ser una de esas empresas, deberías comenzar a usar herramientas como un marcador automático para mejorar la eficiencia de tus llamadas de ventas. Además de eso, un marcador automático ofrece una serie de otros beneficios, como:

1) Mayor número de llamadas de ventas

Con un marcador automático, el mismo agente podría comunicarse con cientos de personas en una hora, ya que se elimina todo el tiempo de inactividad entre llamadas. Esto aumenta el volumen de llamadas de ventas realizadas en un día y aumenta las posibilidades del agente de cerrar tratos y alcanzar sus objetivos de ventas.

2) Interacciones de ventas personalizadas

Cuando los representantes de ventas disponen de la información del cliente potencial justo antes de la llamada, pueden personalizar el enfoque y aumentar las posibilidades de conversión. Además, cuando el marcador automático está integrado con un CRM, se elimina la necesidad de introducir datos de llamadas manualmente, lo que reduce el riesgo de errores humanos.

3) Tiempo de inactividad reducido

Con un marcador automático, se crea un ecosistema automatizado en el que los agentes tienen un tiempo de inactividad limitado.

4) Monitoreo y reporte

Algunos marcadores automáticos también vienen con informes incorporados y un motor de análisis que genera información clave sobre sus llamadas, como resultados de llamadas, duración, volumen, etc. Estas herramientas también pueden ayudarlo a analizar sus datos de llamadas en frío e identificar tendencias y patrones.

5) Acceso a funciones avanzadas

Además del análisis y la integración con CRM, algunos software de marcación automática también disponen de una serie de funciones avanzadas que mejoran la eficiencia general de las llamadas de ventas, como la grabación de llamadas.

¿Conoces el automarcador Outbound by Enreach y cuáles son sus beneficios y funcionalidades?

• Contacta proactivamente con tus clientes: Impulsa tu negocio con nuestro software de telefonía empresarial en la nube: sin instalaciones ni equipos. Sólo necesitas un dispositivo con conexión a Internet para crear y gestionar tus campañas de Marketing, evaluar su eficacia en tiempo real, medir los resultados y hacer que tu negocio crezca hasta un 400%. Además, interconecta sucursales, departamentos y miembros del equipo sin problemas.

• Marcadores inteligentes: Predicen la disponibilidad de los agentes y optimizan las comunicaciones.

• Información sobre tus clientes: Saluda a tus prospectos por su nombre y atiende directamente las llamadas.

• Panel de control y estadísticas: Analiza en tiempo real el éxito de tus campañas y mejóralas en función de los resultados.

• Gestión en tiempo real: Evalúa el rendimiento y la calidad del trabajo de los agentes, en tiempo real. Maximiza la rentabilidad y la eficiencia.

• Administrador de llamadas: No pierdas ni una venta rastreando a tus clientes potenciales y devolviéndoles la llamada.

• Configuración de citas: Reserva reuniones con prospectos fácilmente e intégralas directamente en tu sistema de calendario preferido.

• Automatizaciones: Automatiza los procesos usando disparadores. Intégrate con sistemas externos o automatiza los flujos de trabajo.

• Gestión avanzada de clientes: Gestiona en detalle la estrategia de contacto con tus leads para aumentar el rendimiento de tus ventas. 

• Pagos: Acepta pagos por teléfono de manera rápida, fácil y segura.

• Organización de agentes: Controla el acceso a los datos, define los roles de usuario y planifica horarios.

• Ciberseguridad: Gestiona tus blacklists, cumple el RGPD y maneja los datos confidenciales con seguridad.

Conclusión

Como hemos mostrado en este post, un marcador automático es una tecnología moderna que puede aumentar significativamente la eficiencia y la productividad de los equipos de ventas. Al permitir que los agentes realicen llamadas salientes automatizadas, un marcador automático les permite llegar a más prospectos rápidamente, ahorrando tiempo y recursos valiosos.

La entrada Cómo maximizar la eficiencia de las llamadas de ventas mediante un marcador automático se publicó primero en Enreach ES.

¿Cómo? Un marcador automático permitirá que el contact center que disponga de una base de clientes potenciales, sea más eficiente y cierre más ventas.

¿Qué beneficios tiene para un call center utilizar un marcador automático basado en la nube?

1) Menor pérdida de tiempo

Los empleados ya no han de perder el tiempo buscando números o haciendo llamadas telefónicas. Cuando un cliente o un potencial cliente contesta al teléfono, se conectan automáticamente con un representante en vivo que atiende la llamada desde allí.

2) Obtención inmediata de los datos del cliente

Cuando el cliente potencial está conectado al agente, toda la información pertinente ya se muestra en la pantalla. El agente puede saber de inmediato el nombre del cliente, la dirección y otros datos personales, lo que ayuda a establecer una relación inmediata y garantizar que la persona en línea se sienta cómoda. Esta función también ayuda a los representantes a cerrar más ventas, ya que no se pierde tiempo en pedir a los clientes la información que ya tienen.

3) Rastreo y monitoreo

Dentro del software, los representantes de ventas pueden tomar notas sobre las experiencias y preferencias del cliente. Esto permite a los futuros agentes comprender cuáles son las necesidades del cliente, lo que conduce a mejores conversiones de ventas y mayores índices de satisfacción del cliente.

4) Grabación de llamadas

Con el software de marcación automática, todas las llamadas telefónicas se pueden grabar. Esto es beneficioso para fines de capacitación y también ayuda a garantizar el control de calidad.

5) Opción de llamar a varias personas al mismo tiempo

Tener la tecnología para marcar varios números a la vez no sólo ahorra una cantidad significativa de tiempo, sino que también permite que el contact center llegue a más personas y se conecte con más clientes potenciales. Incluso con un equipo más pequeño, se pueden lograr resultados optimizados cuando los agentes sólo invierten su tiempo con las personas a las que llaman. Como resultado, el equipo de ventas puede hablar con más personas, todos los días.

Enreach tiene la tecnología para ayudar a los negocios a lograr su máximo rendimiento y resultados. Outbound by Enreach es un software de telefonía empresarial en la nube que no requiere de instalaciones ni equipos y facilita el contacto proactivo con los clientes. Tan sólo se necesita un dispositivo con conexión a Internet para crear y gestionar campañas de marketing, evaluar su eficacia en tiempo real, medir los resultados y hacer que un negocio crezca hasta un 400%. Además, se pueden interconectar sucursales, departamentos y miembros del equipo.

La entrada Cómo un contact center con marcador automático puede impulsar las ventas se publicó primero en Enreach ES.