Independentment del lloc de feina que s’ocupi en una empresa, unes vacances poden ajudar a reduir part de l’estrès i l’ansietat. Les vacances permeten recuperar l’alè, distanciar-se del treball i els problemes diaris i obtenir una nova perspectiva de les coses. Menys estrès, millor salut mental, claredat de pensament: els beneficis mentals, físics i professionals de les vacances són innumerables.

Malauradament, la majoria de la gent no aconsegueix desconnectar. Un estudi realitzat per MyPerfectResume va mostrar que el 82% de les persones treballa mentre està de vacances i el 42% es pren intencionalment dies de vacances per posar-se al dia amb la feina.

És cert que desconnectar completament del treball pot resultar complicat. Especialment, per aquells que tenen persones al seu càrrec a l’empresa. Fins i tot quan tots els factors externs estan en ordre, els empleats són propensos a esforçar-se personalment, ja sigui per lleialtat, diligència o simple addicció a la feina.

Llista de verificació de 7 passos per poder desconnectar del treball durant les vacances

1) Informa a tots sobre els plans de vacances amb anticipació

Per evitar sorpreses desagradables i assegurar-se que l’equip pugui preparar-se adequadament per a la teva absència, és essencial informar a totes les parts rellevants sobre els teus plans. Això inclou a la gerència, els clients, els companys d’equip, els recursos humans i qualsevol altra persona que pugui veure’s afectada per la teva manca de disponibilitat.

La planificació oportuna també garanteix que les vacances no es superposin entre els companys d’equip i que l’empresa no es quedi sense personal. Si ha informat a tots amb un mes o més d’anticipació, s’ha de fer un recordatori quan s’apropin les teves vacances.

2) Divideix les responsabilitats

En lloc de simplement deixar les teves tasques i responsabilitats a l’aire, és necessari tenir una conversa exhaustiva amb les persones que et substituiran mentre estiguis absent.

Saber qui és responsable de què pot alleujar qualsevol estrès i garantir que les tasques importants del treball es duguin a terme. Simplement, fes una llista del que s’ha de fer i assigna-la als companys d’equip més adequats, evitant així malentesos o la necessitat de sintonitzar i preocupar-te pel treball durant les teves vacances.

3) Configura la teva resposta automàtica OOO (Out of the Office)

Una tasca simple, tècnica però molt important és configurar la teva resposta automàtica “Fora de l’oficina” al teu correu electrònic. Això assegurarà que qualsevol persona que intenti comunicar-se amb tu sàpiga que ha d’esperar una resposta immediata o sentir-se ofès per quedar-se penjat. Tot el que necessites és un missatge de text simple que expliqui quan estaràs de tornada i amb qui contactar mentrestant.

4) Treu-li partit a les solucions de mobilitat

Les solucions de mobilitat permeten a les empreses seguir amb la seva activitat habitual fins i tot durant les vacances sense que els empleats es sentin estressats. Per exemple, la Centraleta Mòbil d’Enreach té els següents avantatges:

• Les trucades que reps a la centraleta s’envien als mòbils per a què puguis respondre trucades des de qualsevol lloc. Fins i tot podràs passar trucades a l’oficina.
• No necessites configurar el teu equip. Només has d’introduir les SIM al mòbil. Cadascuna inclou trucades il·limitades, dades i extensió de la centraleta.
• Les línies mòbils no utilitzen Internet ni apps per a les trucades, així que t’assegures la millor qualitat en tot moment, en qualsevol lloc.

Si necessites alguna funcionalitat més, Enreach elabora un pla a mida per a la teva empresa i als teus empleats, ja sigui en període vacacional o durant la resta de l’any.

5) Tanca sessió o limita l’ús en aplicacions relacionades amb la feina

És probable que tinguis algunes aplicacions relacionades amb el treball al teu telèfon personal: correu electrònic, Slack, LinkedIn, etc. Per evitar rebre constantment missatges o emails de treball en curs i altres notificacions, limita l’ús d’aquestes aplicacions mentre estàs de vacances.

6) Especifica com pots ser contactat en cas d’emergència i què en constitueix una

Les emergències passen i poden haver-hi algunes per a les quals estiguis qualificat de manera única. Si bé estàs en el teu dret de tallar tot contacte amb el món exterior per desconnectar del treball durant les vacances, serà molt apreciat deixar als teus col·legues una forma de posar-se en contacte amb tu en situacions d’emergència.

Dit això, és necessari traçar una línia estricta quant al que constitueix una emergència per a què les persones no s’aprofitin de la teva disponibilitat. Deixa clar sota quines circumstàncies està bé que contactin amb tu. Això també pot ajudar-te a sentir-te tranquil: sempre que no rebis aquella trucada d’emergència, pots estar tranquil sabent que el teu equip està al cas de les coses i que no es requereix la teva participació per romandre completament desconnectat de la feina.

7) Aparta un dia per actualitzar-te amb tot en la tornada a la feina

Poden passar moltes coses al treball mentre no hi ets, així que prepara’t amb anticipació per passar un dia actualitzant-te abans de la teva tornada. Posar-te al dia amb el que ha passat en la teva absència, respondre als correus electrònics acumulats i escoltar al teu equip sempre porta més temps de l’esperat, especialment si has estat fora durant diverses setmanes.

La entrada Com desconnectar del treball durant les vacances se publicó primero en Enreach ES.

La gran majoria dels empleats (73%) vol anar a l’oficina quan sap que els seus col·legues estan allà, perquè poden col·laborar, connectar-se i construir una comunitat. Un model de treball híbrid estructurat dóna suport a la flexibilitat i l’equilibri entre la vida laboral i personal, alhora que permet a les persones tenir certesa sobre quan poden reunir-se ells i els seus companys.

Les organitzacions s’estan movent cap a polítiques de treball híbrides estructurades que permeten flexibilitat i precisió en la programació d’horaris. Segons l’informe de Gallup, més de 2 de cada 3 líders empresarials demanden que els empleats treballin des de l’oficina dos o tres dies a la setmana, mentre que el 43% dels líders enquestats van indicar que les seves empreses planegen augmentar els mandats de Recovery Time Objective o Objectiu de Temps de Recuperació (RTO) el 2024.

Com crear una política de treball híbrid

Pas #1: Definir una política de treball híbrid

Existeixen múltiples versions de treball híbrid estructurat. En primer lloc, s’ha de decidir quina versió de treball híbrid funcionarà millor per a les necessitats de l’equip. Una enquesta recent de Gallup va trobar que 6 de cada 10 empleats híbrids volen una estructura més sòlida.

Al definir les polítiques de treball híbrid, s’han d’explorar les expectatives dels empleats: Quins són els paràmetres raonables pel treball remot en la seva opinió? Què constitueix un bon equilibri entre el temps d’oficina i el treball des de casa? Com crear un model de treball flexible que fomenti el treball a l’oficina i la col·laboració dels empleats alhora que brinda als equips la llibertat de treballar de forma remota?

Un cop definida la posició dels empleats, és necessari recórrer a les dades. Com s’utilitza actualment l’espai d’oficina per a diferents funcions laborals? Quins dies vénen la majoria dels empleats? L’ús d’aquests coneixements pot ajudar a crear una política que sigui més natural pels equips.

Hi ha una varietat de formes d’assolir un acord de treball híbrid estructurat. Per exemple, és possible que una empresa requereix de la presència de persones a l’oficina el 40% del temps durant les hores de treball principals, però això es podria mesurar durant un mes o un trimestre en lloc de dos cops per setmana per saber si la implementació d’aquest model laboral està funcionant o no.

Pas #2: Habilitar a l’equip amb els recursos adequats

És important donar suport als empleats amb la tecnologia que necessiten per treballar de manera efectiva dins del model de treball híbrid. A l’oficina, els treballadors necessiten accés a recursos i espais que es poden reservar, des de sales per reunions d’equip fins a despatxos per treball individual.

Sense una solució de reserva d’escriptori o de sala de reunions, per exemple, no es pot implementar el hot desking u hoteling dins d’una política de treball híbrida estructurada. Els empleats entraran a l’oficina i no hi haurà suficients escriptoris disponibles i espais de reunió per a tot. Aquest tipus de situacions podrien generar fricció.

Per això, ja sigui que es tracti de treball híbrid o remot, les empreses han d’assegurar-se que els seus equips tinguin els recursos que necessiten per realitzar millor les seves tasques. El treball flexible requereix tecnologia que pugui ajudar a les persones independentment de la seva ubicació.

Pas #3: Impulsar l’adopció de la política de treball híbrid

A l’implementar una política de treball híbrid és convenient comunicar-se de forma proactiva i amb claredat. Com impulsar l’adopció generalitzada d’aquest model laboral?

1) Documentant la política de treball híbrid i els objectius subjacents en un documento escrit que sigui fàcilment accessible per a tots.

2) Designant i empoderant a caps de departament que, a més d’ajudar en el desenvolupament de la política de treball híbrid, també poden facilitar l’adopció organitzacional.

3) Definint clarament el “per què” de la política, els beneficis que comporta, així com les conseqüències del seu incompliment.

Pas #4: Mesurar i millorar el rendiment dels empleats

Per últim, però no menys important, s’han de definir mètriques de rendiment o KPI (indicadors clau de rendiment) per a la política de treball híbrid. Aquestes mètriques han d’estar relacionades amb els objectius subjacents que la política busca impulsar per poder mesurar i millorar el rendiment continu dels empleats.

• Els empleats són productius?
• Com és el seu rendiment general?
• Els equips estan compromesos?
• Com són les seves taxes de retenció i reclutament?
• Quin és l’impacte de la política en la col·laboració i la cultura corporativa?

És clau monitoritzar les mètriques predefinides de manera regular, així com recopilar i analitzar dades qualitatius i quantitatius per mesurar el rendiment de les polítiques, inclosos anàlisis del lloc de treball, comentaris dels empleats o observacions de l’estat d’ànim a l’oficina, entre d’altres.

Quan les mètriques mostrin un baix rendiment, s’han de realitzar els ajustaments corresponents i mesurar com s’estan fent els canvis per poder corregir els possibles errors que s’estiguin produint.

Amb el mòdul de Supervisió de l’Omnichannel Contact Center d’Enreach podràs:

• Analitzar el nivell del servei i el rendiment dels teus agents: monitoritza en temps real l’activitat del teu Contact Center Omnicanal. Pren millors decisions en base al nivell de servei o l’ocupació dels agents.
• Crear wallboards i informes per no perdre detall: millora la productivitat dels teus agents identificant mitjançant informes, wallboards i dahsboards quin és el seu nivell d’efectivitat.
• Ajudar als teus agents en temps real: Aconsella’ls durant les seves trucades (whispering), monitoritza les seves converses i distribueix les trucades de manera selectiva en funció de les seves habilitats (skills).

El futur del treball

A mig i llarg termini, el treball híbrid es tornarà més estructurat. Els empleats volen saber què s’espera d’ells i també volen saber quan estaran els seus col·legues a l’oficina per col·laborar i establir connexions. Les organitzacions, d’altra banda, volen que l’oficina sigui un centre pel treball en equip en persona, enfortint la cultura de l’empresa i la construcció de la comunitat.

Segons l’informe de Gallup, el treball híbrid ajuda als empleats a aprofitar al màxim el seu dia i garanteix que es sentin connectats amb els seus companys de treball i l’organització. Un enfocament híbrid estructurat, sense importar com es defineixi, pot oferir les millors característiques de flexibilitat i connexió humana.

La entrada Com crear una política de treball híbrid se publicó primero en Enreach ES.