No basta con tener un power dialer o marcador automático; saber configurarlo correctamente es clave para que funcione a pleno rendimiento. A continuación te desvelamos nueve tips para multiplicar el éxito de tus campañas.

1. TENER EN CUENTA EL TAMAÑO DEL EQUIPO AL ESCOGER EL MARCADOR

Aunque los marcadores predictivos están diseñados para lanzar varias llamadas y asegurar que todos los agentes hablan con alguien, no siempre son la mejor opción.

Los dos segundos de retraso que el sistema tarda en conectar a un lead puede provocar que este cuelgue la llamada al no escuchar una voz inmediatamente después de descolgar el teléfono.

Desde nuestra experiencia, te recomendamos que si tienes un equipo de menos de siete agentes utilices un marcador automático para que este retraso no ponga en peligro tus resultados.

2. SEGMENTAR LOS LEADS

Las campañas de marketing personalizadas son clave para obtener mejores resultados. Segmentar tu base de contactos te permitirá crear un discurso personalizado para cada buyer persona.

Con el marcador adecuado, puedes filtrar, por ejemplo, todos los hombres de 20 a 35 años, residentes en Madrid, que hablen inglés y asignarlos a un agente específico. Así, cada operador puede personalizar su guion y lanzar un mensaje más directo y efectivo.

3. PREVENIR QUE LA NUMERACIÓN SEA MARCADA COMO SPAM TAN FRECUENTEMENTE

No podemos evitar que una numeración termine marcada como spam, pero podemos alargarle la vida utilizando en grupo de numeración.

Desde Outbound by Enreach, nuestro automarcador, se pueden dar de alta varias numeraciones de una misma región y activar la rotación aleatoria en los ajustes de la campaña. Así, el sistema seleccionará qué número usar en cada llamada.

También recomendamos subir la lista Robinson al sistema, y aunque algunos contactos estén activos en una campaña, el power dialer se asegurará de no marcarlos, cumpliendo con las normativas de privacidad.

4. SINCRONIZAR EL CALENDARIO PERSONAL DENTRO DEL AUTOMARCADOR

Es un ajuste muy simple, pero que puede salvar a los agentes de agendar una reunión con un lead en una franja horaria en la que, por ejemplo, tienen una cita médica.

Aunque pueden tener los dos calendarios abiertos todo el tiempo, nuestro automarcador les permite sincronizar su correo personal (Gmail, Outlook o iCloud) dentro del sistema y tener una visión de todos sus compromisos diarios.

5. HACER CAMPAÑA DE MAILING DESDE EL MARCADOR

Si tus campañas de telemarketing incluyen el envío de correos electrónicos a los prospectos, probablemente estés utilizando una herramienta de mailing externa.

Para evitar invertir en varias licencias y automatizar los correos según el resultado de la llamada, Outbound te permite crear plantillas de email personalizadas que se enviarán desde la dirección de correo que tú decidas, cuándo tu decidas.

6. ACTUALIZAR DATOS DEL CRM TRAS UNA LLAMADA

Tener el automarcador conectado con el CRM te permite que toda la información sobre las llamadas quede registrada en la ficha de los clientes.

Esto libera a los agentes de entrar manualmente los datos, reduciendo los errores y multiplicando su productividad y te permite cruzar los datos para, por ejemplo, saber cuántas llamadas hacen falta para convertir a un lead.

7. CONOCER LA DISPONIBILIDAD DE LOS AGENTES

Como responsable del equipo de llamadas salientes, conocer cuántos agentes están activos te permite distribuir los recursos de manera óptima.

Con la funcionalidad de Calendario de Actividades de nuestro sistema Outbound, puedes crear estados personalizados como ‘en formación’, ‘comida’ o ‘reunión’, lo que te mantiene informado sobre el estado de cada miembro del equipo.

8. CONTAR CON UN REGISTRO DE CAMBIOS

El éxito del power dialer depende de su correcta configuración, y si algún usuario modifica un parámetro esencial, es útil contar con un historial de los cambios realizados.

Nuestro software outbound te permite consultar a qué hora se hicieron los cambios y quién los realizó. Esto es especialmente valioso cuando hay más de un Team Leader o supervisor, ya que facilita la gestión de responsabilidades.

9. USAR ATAJOS DEL TECLADO

La diferencia entre usar atajos de teclado y no usarlos equivale a ahorrar hasta ocho días completos de trabajo al año.

En el caso del automarcador, puedes usar estos atajos para, por ejemplo, comenzar a grabar una conversación o pausar una campaña después de hablar con un lead, entre otros.

TODAS LAS FUNCIONALIDADES QUE NECESITAS ESTÁN EN OUTBOUND BY ENREACH

Nuestro automarcador tiene todo lo que necesitas: dos tipos de marcación (automática y progresiva), gestión de horarios, diferentes niveles de acceso a la información, segmentación de leads, envío automático de emails y SMS, creación de plantillas personalizadas, informes y estadísticas en tiempo real, y mucho más.

Pide una demo para conocer cómo la tecnología adecuada es clave para mejorar tus resultados, la coordinaciónde tu equipo y la gestión de tus leads.

DESCUBRE LA CLAVE DEL ÉXITO

La entrada 9 consejos para exprimir al máximo un automarcador se publicó primero en Enreach ES.

Cada vez existen más tipos de marcadores o dialers automáticos en el mercado ¡y no nos extraña! Ya existe el nivel de presión suficiente en los call centers como para marcar uno a uno los números de una lista.

Entre errores de marcación que se cometen por las prisas y el gran número de llamadas que van al buzón de voz, parece que hablar con un cliente y convertirlo es una misión imposible.

Aunque cada vez se dilata más en el tiempo la conversión de leads a clientes, los marcadores automáticos te pueden ayudar a aumentar el tiempo en el que los agentes están en llamada y, por ende, mejorar la tasa de conversión.

Dependiendo del tipo de campaña de telemarketing que tengas en marcha, estos son los tres tipos de dialers que cubren las necesidades más habituales.

1. MARCADOR DE CESTA

Indicado para:

• Empresas que están formando a nuevos agentes.
• Campañas de telemarketing enfocadas a leads muy específicos.

Este marcador enseña al agente una «cesta» de leads personalizada antes de cada llamada. Bajo sus criterios, hace clic encima del lead con el que quiere iniciar la llamada. Una vez la termina, deberá realizar el mismo proceso para hablar con el siguiente.

¿Cuándo se asignan los leads? Durante la configuración de la campaña, la persona encargada de confeccionarla es la que los asigna a cada agente.

2. MARCADOR AUTOMÁTICO (POWER DIALER)

Indicado para:

• Campañas de telemarketing enfocadas a clientes potenciales cualificados y/o con una lista un más extensa de leads para llamar.

Su funcionamiento es un poco diferente a los anteriores, ya que la marcación de números es secuencial. Es decir, cuando detecta que un agente ya no está en llamada, comienza a marcar el siguiente número de la lista.

Dependiendo de la configuración de la campaña, el agente tendrá una ventana de seguros par

3. MARCADOR PREDICTIVO

Indicado para:

• Empresas de 8 o más agentes que buscan maximizar su productividad.
• Campañas de venta telefónica enfocadas a leads fríos y/o con una larga lista de contactos que llamar en poco tiempo.

Este último dialer sirve para un escenario totalmente diferente al resto. La principal diferencia es que el marcador predictivo cuenta con un algoritmo predictivo que tiene en cuenta: el número de agentes disponibles y el histórico de llamadas contestadas.

Si nuestro histórico revela que el 30% de las llamadas que se efectúan, no tienen respuesta, el marcador lo tendrá en cuenta para llamar a más leads.

Por ejemplo, si tenemos a 10 agentes, el automarcador contactará con 13 leads para asegurarse de que ningún operador se queda sin respuesta.

Puede pasar que esta vez los 13 clientes potenciales responda, si esto sucede, el marcador colgará las tres llamadas, ajustará su configuración y realizará una rellamada automática cuando un agente quede libre.

Al igual que con el marcador secuencial, también podemos configurar el marcador predictivo para que deje a los agentes una ventana de tiempo entre llamada y llamada.

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