¿Qué es la transformación digital en los despachos de abogados?

Salvo por el uso de la firma de documentos en línea, las bases de datos de clientes y el correo electrónico, la transformación digital ha tardado en llegar a la profesión legal. Entonces, ¿cómo la están implementando?

La transformación digital es el proceso de adopción e incorporación de tecnología en toda la organización para crear más eficiencia, reducir errores, mejorar las capacidades, aumentar los conocimientos y mejorar las relaciones con los clientes.

Ha habido un rápido crecimiento en el espacio de la tecnología legal (LegalTech) en los últimos años. Se han desarrollado software y plataformas específicas para mejorar muchos elementos de la profesión jurídica. La pandemia incrementó la innovación en tecnología para el intercambio seguro de documentos, declaraciones juradas y notarización. También hay softwares que utilizan la Inteligencia Artificial (IA) para ofrecer a los abogados nuevos conocimientos que influyen positivamente en beneficio de los clientes.

4 formas en que la profesión jurídica se beneficia de la transformación digital

Cada bufete de abogados tiene una especialidad y clientes específicos que dictan qué tipo de transformación digital les importa más. Por ejemplo, los corporativos tendrán requisitos diferentes a los de las prácticas familiares.

Aquí hay cuatro aspectos importantes que pueden impactar positivamente en las firmas legales de cualquier tipo:

1) Automatización

El Mckinsey Global Institute señala que el 23% del trabajo realizado por los abogados podría automatizarse. Desde la presentación de documentos hasta la firma de contratos y la revisión de documentos en busca de errores o discrepancias, se ha creado tecnología para eliminar estas tareas cotidianas del día de un abogado.

2) Seguridad

Esto es tanto un beneficio como una necesidad. El aumento de la seguridad con la tecnología puede mantener la información segura y brindar tranquilidad a los clientes. También es importante que los bufetes de abogados den prioridad a la seguridad a lo largo de la transformación digital. En el Informe de la Encuesta de Tecnología Legal 2022 de la ABA, el 25% de éstos señalaron que habían experimentado algún tipo de violación de datos en el último año. Por ello, es importante que inviertan en tecnología de ciberseguridad que garantice el cumplimiento de la privacidad y que todos los datos estén seguros.

3) Experiencia del cliente (CX)

La tecnología ofrece a los bufetes de abogados una ventaja con los clientes. Éstos pueden preferir compartir documentos digitalmente o tener una videoconferencia en lugar de visitar un bufete de abogados en persona. En este sentido, es importante que los despachos legales descubran qué elementos brindan el mayor beneficio a los clientes e implementen primero esas áreas de transformación digital.

4) Inteligencia

La tecnología puede proporcionar a los abogados información más allá de lo que pueden obtener de documentos extensos. Hay soluciones disponibles que utilizan el Procesamiento del Lenguaje Natural (PNL) para “leer” documentos, detectando problemas, discrepancias e incluso emociones o falsificaciones. El software puede analizar los datos para detectar patrones que pueden revelar información y conocimientos importantes.

‍Cómo los bufetes de abogados pueden avanzar en la transformación digital‍

Históricamente, los socios se han resistido a adoptar algunas tecnologías por temor a que éstos cambiaran la forma en que siempre han hecho negocios. Una preocupación común es que la tecnología (especialmente el software de automatización) podría reducir el tiempo que la empresa dedica a ciertos clientes, lo que podría disminuir la facturación por horas.

Sin embargo, los beneficios generales para la firma finalmente ganan, ya que el uso de la tecnología liberará el tiempo de los abogados para aceptar nuevos clientes en lugar de centrarse en tareas administrativas o manuales.

¿Cuáles son los pasos más importantes para avanzar con la transformación digital?

1) Comenzar poco a poco

Cualquier parte interesada que desee hacer la transición a una tecnología digital debe tener la oportunidad de probar a pequeña escala. Quizás cierto tipo de documento se pueda digitalizar fácilmente para la certificación notarial en línea, o un determinado caso sea un candidato perfecto para el procesamiento de lenguaje natural. Con sólo unas pocas pruebas, el equipo se acostumbrará al nuevo proceso y comenzará a ver por sí mismo cómo podría mejorar su enfoque a mayor escala.

2) Medir y compartir los resultados

Cada vez que se utiliza una nueva tecnología u opción en línea, es importante medir el valor para la empresa. ¿Cuánto tiempo se ahorró? ¿Cuántas ideas nuevas se obtuvieron? ¿Qué nivel de reducción de errores ocurrió? Compartir estas métricas con los socios facilita su aceptación.‍

3) Crecer de manera inteligente

A medida que las personas se vuelvan más conscientes de los beneficios de la transformación digital, será fundamental priorizar nuevos esfuerzos y hacer que todos participen antes de implementar otra tecnología. Introducir demasiados procesos nuevos muy rápido puede ser abrumador y, en última instancia, tener efectos adversos en esta transformación.

¿Cuáles son los retos de la transformación digital en las firmas de abogados?

Como con cualquier cambio, es probable que haya resistencia por parte de aquellos que no quieren cambiar la forma en que trabajan. También se pueden experimentar dificultades para obtener un presupuesto para un software, e inevitablemente habrá preocupaciones sobre la privacidad, la seguridad y la protección de la información importante a medida que se pase del papel a la versión en línea o a una nueva plataforma.

Sin embargo, aquellos que lideran la implementación de nuevas tecnologías, han de superar estos obstáculos y ser proactivos. Por ejemplo, intensificar el aprendizaje, mostrar a los colegas los aspectos positivos para mantenerlos motivados y compartir esos éxitos con todo el equipo garantizará que todos se sientan bien con el trabajo realizado para adoptar la transformación digital.

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De hecho, firmas de investigación como Grand View Research y Market Research Future todavía pronostican un crecimiento anual de más del 20% en las ventas globales de UCaaS, superando los 210 mil millones de dólares para 2028 a nivel mundial. ¿Qué seguirá impulsando un incremento tan alto? Éstos son los impulsores del aumento de UCaaS, así como las tendencias clave para observar en 2023.

6 tendencias de UCaaS a tener en cuenta en 2023

1) Adiós sistemas heredados. ¡Hola nube!

En la pandemia, muchas organizaciones aceleraron sus planes de migración a la nube para permitir que prosperaran sus entornos de trabajo desde casa (WFH, siglas en inglés de Work From Home). De esta manera, las empresas descubrieron los numerosos beneficios de la infraestructura basada en tecnología cloud y, desde entonces, muchas han ampliado sus planes de migración a la nube. Así, según Gartner, más de la mitad del gasto empresarial en TI se trasladará a la nube para 2025.

A medida que las organizaciones aprovechan aún más los beneficios de los entornos en la nube, abandonan el hardware local y los primeros sistemas de VoIP que carecen de la confiabilidad y las medidas de seguridad modernas necesarias para cumplir con las expectativas de los clientes y las normas de cumplimiento. Además, las empresas se han dado cuenta de que UCaaS reduce la carga de los departamentos de TI y permite una mayor flexibilidad, seguridad y ahorro de costes. Estos beneficios han impulsado a las empresas a buscar una migración completa a la nube y abandonar los ya obsoletos sistemas heredados.

2) La ciberseguridad será clave

Como parte de la tendencia hacia entornos de trabajo híbridos, BYOD (Bring Your Own Device) es ahora una práctica común. Los empleados descargan aplicaciones de la empresa en dispositivos personales, lo que crea nuevas dificultades para el personal de TI que ha de gestionar posibles vulnerabilidades. Por ello, los proveedores de telecomunicaciones invertirán cada vez más en medidas de ciberseguridad para evitar ataques informáticos y abordar los requisitos de seguridad de los clientes más sofisticados, como SSO (inicio de sesión único) y TLS (seguridad de la capa de transporte).

3) La IA aprovechará la experiencia del cliente y las ganancias en eficiencia

La Inteligencia Artificial (IA) se ha vuelto increíblemente sofisticada en áreas como el procesamiento del lenguaje natural, la toma de decisiones y el análisis predictivo. Cuando esta funcionalidad se combina con UCaaS, la IA puede ofrecer una mayor personalización en toda la experiencia del cliente (CX) para mejorar las interacciones con los usuarios. Por ejemplo, las herramientas de comunicación basadas en IA, como chatbots o voicebots, pueden responder preguntas de los clientes y proporcionar instrucciones paso a paso para resolver consultas en los call center.

A partir de 2023, las empresas adoptarán cada vez más funciones de UCaaS impulsadas por IA para aprovechar nuevas ganancias de eficiencia y productividad. Por ejemplo, la Inteligencia Artificial permite la conversión de mensajes de correo de voz a mensajes de texto, automatiza la toma de notas durante las reuniones y mejora los flujos de trabajo.

4) Integraciones móviles

La adopción de UCaaS ha crecido rápidamente debido a su capacidad para permitir que los empleados trabajen de forma remota, independientemente de la ubicación o el dispositivo. La fuerza de trabajo dominada por dispositivos móviles de hoy en día requiere la integración con dispositivos iOS y Android para garantizar que las llamadas, los mensajes de texto y los correos electrónicos desde un móvil sean fluidos. Esa misma fuerza laboral espera integraciones de mensajería con herramientas de CRM e integración de voz móvil con ERP y herramientas de gestión más eficientes.

5) 5G y trabajo desde cualquier lugar

El modelo de trabajo desde casa (WFH) sólo funciona si las personas tienen acceso a una conectividad constante y confiable. La conexión WiFi impulsó el modelo WFH durante la pandemia, pero ahora éste se está transformando en la posibilidad de trabajo desde cualquier lugar (WFA, siglas en inglés de Work From Anywhere). Así, se espera que en 2023 el 5G permita a los empleados acceder a los servicios de comunicación en la nube desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo.

6) Consolidación de proveedores y servicios

En lugar de invertir en innovación tecnológica, una forma más rápida y rentable de adquirir nuevos servicios y captar una mayor cuota de mercado es que los proveedores participen en fusiones y adquisiciones. En este sentido, se espera una mayor actividad de fusiones y adquisiciones en todo el espectro de proveedores de UCaaS en 2023, impulsada en gran medida por la necesidad de llenar los vacíos en las ofertas de servicios o consolidar recursos para aumentar la rentabilidad.

Por ejemplo, los proveedores de UCaaS están viendo mayores oportunidades para agregar espacio de Plataforma de Comunicaciones como Servicio (CPaaS) y/o expandir sus ofertas de Contact Center como Servicio (CCaaS). Gartner predice que el 95% de las empresas globales usarán la funcionalidad CPaaS para 2025. Además, si bien CCaaS ha sido popular entre las pymes durante varios años, veremos tasas de adopción más altas entre las grandes organizaciones, lo que motivará a los proveedores a adquirir o expandir sus ofertas de CCaaS.

Del mismo modo, los clientes de UCaaS harán cambios similares. Durante la pandemia, las empresas optaron por servicios esenciales como la comunicación por teléfono y video. Ahora, se espera que el trabajo híbrido sea el predeterminado para 2024, empujando a las organizaciones a consolidar sus proveedores de comunicación. Si bien algunos usan Zoom o Microsoft Teams para servicios específicos, las organizaciones exigen cada vez más un ecosistema integral y escalable de servicios UCaaS de un proveedor capaz de satisfacer todas sus necesidades.

En conclusión, 2023 marcará el inicio de un enfoque más profundo en la migración a la nube, las medidas de ciberseguridad, la Inteligencia Artificial, el 5G y las integraciones móviles, y una mayor consolidación de proveedores y servicios. UCaaS mantendrá su superioridad sobre los sistemas de comunicación locales heredados. Ganará aún más impulso a medida que las organizaciones consoliden sus entornos de trabajo posteriores a la pandemia y busquen recursos que alivien la carga de TI y ofrezcan ahorro de costes en comparación con las opciones heredadas.

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Y a medida que evolucionan las expectativas de los clientes, es posible que la tecnología que ayer era esencial no brinde la misma excelente experiencia mañana. En un panorama fluido, ponerse al día con las tendencias emergentes en la transformación digital significa máxima confianza en el futuro de un negocio.

¿Qué es la transformación digital?

La transformación digital significa usar la tecnología para operar de manera más efectiva en una economía digital, integrándola en todas las áreas de un negocio. Una transformación digital exitosa ayuda a una empresa a ofrecer mejores experiencias al cliente y ganar una lealtad duradera en el proceso.

Cuando una organización invierte en la transformación digital, antepone a los clientes y sus necesidades. Al reorientar a las personas, los procesos y la tecnología para servir al cliente, cada momento es relevante y personalizado. Además, los empleados obtienen una mayor eficiencia y creatividad ya que la automatización los libera de las tareas manuales de marketing. Y cuando las empresas trasladan los flujos de trabajo de papel a archivos digitales, se vuelven más sostenibles.

6 tendencias de transformación digital para 2023

Desde los minoristas de comercio electrónico hasta la cadena de suministro, todas las empresas se benefician de la transformación digital. Y con la tecnología adecuada, puede reunirse con sus clientes donde estén, en tiempo real y a escala. Las últimas tendencias de transformación digital incluyen Inteligencia Artificial (IA) y Aprendizaje Automático (ML), cloud y todo como servicio (XaaS), trabajo híbrido, automatización, ciberseguridad y plataformas de datos de clientes.

1) Inteligencia Artificial (IA) y aprendizaje automático (ML) cotidianos

Para los clientes, la eficiencia y la velocidad ya no son una ventaja, sino una expectativa en todo tipo de entorno y encuentro imaginables. A medida que la IA y el ML se generalicen, el estándar de excelencia seguirá superando los límites de un equipo humano por sí solo. Pero la incorporación de estas tecnologías puede amplificar el poder del equipo.

Un sistema de Inteligencia Artificial brilla cuando se usa para automatizar tareas manuales repetitivas o recuperar información relevante en cualquier momento, liberando el tiempo de los empleados para que puedan concentrarse en impulsar el impacto comercial. Y con la capacidad de trabajar las 24 horas, la IA opera sin los límites de las horas de trabajo o las zonas horarias.

La estratificación en Aprendizaje Automático es una forma en que la IA y otros programas mejoran y adaptan continuamente el rendimiento, aprendiendo de todos y cada uno de los datos a los que tiene acceso. Cuanta más información se obtenga con el tiempo, más rápido el sistema ML podrá descubrir información como quiénes son los clientes con mejor rendimiento.

2) De la nube a todo como servicio (XaaS)

Esta tecnología está en camino de emerger de formas nuevas y sorprendentes el próximo año. Si bien la conexión de datos a través de un centro digital es algo común hoy en día, cada vez más organizaciones se están trasladando por completo a la nube para acceder a la información en cualquier lugar y en cualquier momento. Adoptar la tecnología hace que la colaboración sea una segunda naturaleza a escala empresarial, al mismo tiempo que hace que los costes del hardware físico sean cosa del pasado. Y con la adopción generalizada por parte de los usuarios, las aplicaciones nativas de la nube están satisfaciendo la mayor demanda con escalabilidad y resultados mejorados para las organizaciones.

Reflejando este desarrollo, muchas empresas también están comenzando a cambiar hacia todo como servicio (XaaS), lo que significa que todos sus productos y servicios están disponibles como servicios de suscripción basados en la nube. En lugar de una oferta fragmentada, todo, desde el almacenamiento hasta la seguridad y las comunicaciones, es digital.

3) Trabajo híbrido: ha llegado para quedarse

Después del mandato del trabajo remoto en 2020, muchas empresas comenzaron a traer empleados de vuelta a la oficina poco a poco. Sólo ahora, con una base para la infraestructura remota, el trabajo híbrido se ha convertido en el horario de trabajo más exitoso para muchas empresas. De hecho, el 54% de los empleados que trabajan de forma remota al menos parte del tiempo dicen que dividirían su tiempo entre trabajar en casa y en la oficina. Y casi el 60% dice que ha trabajado en algún tipo de modelo híbrido desde la COVID-19, cifra que evidencia que las empresas aún pueden lograr sus objetivos con este modelo.

Centralizar y simplificar la tecnología mejora la forma en que sus equipos colaboran para que pueda seguir siendo competitivo en el futuro. Cuando todos los miembros del equipo usan el mismo flujo de trabajo, puede aumentar la eficiencia y entregar un excelente trabajo a escala.

4) La automatización acelera

Sin signos de desaceleración, la automatización está en la hoja de ruta de todas las empresas que buscan liberar el valioso tiempo de los empleados y reducir los errores. Los equipos a menudo se ven frenados por el volumen de tareas de bajo esfuerzo, como la gestión de facturas de proveedores, el seguimiento de información o la gestión de documentación. Con la automatización, las organizaciones pueden escalar sin problemas mientras reducen los gastos operativos.

Hay algunas formas accesibles y rentables de comenzar a introducir la automatización en un negocio:

• Automatización Robótica de Procesos (RPA). Utilizar robots de software para automatizar tareas repetitivas como la entrada de datos, la incorporación o el procesamiento de nóminas.
• Desarrollo low-code o sin código. Capacitar a los equipos con herramientas de desarrollo que automaticen la escritura de código a través de interfaces intuitivas de arrastrar y soltar y desplegables.

Cualquiera que sea el método que una empresa elija explorar, la mayoría de los esfuerzos de automatización complementan los esfuerzos de IA con facilidad.

5) Generación de confianza con la ciberseguridad

A medida que más y más empresas trasladan sus datos a la nube, proteger esos datos se vuelve más crucial. Y con el trabajo híbrido es más fácil que nunca que éstos se vuelvan inseguros a través de tácticas simples como el intercambio no autorizado o las estafas de phishing.

No hay duda de que los datos siempre deben estar seguros, pero los de los clientes son un área especialmente vulnerable porque hay mucho en juego. Cuando las direcciones personales, los números de tarjetas de crédito y los correos electrónicos de las personas están sobre la mesa, sólo se necesita una violación de datos para perder la confianza del cliente para siempre.

Incluso si la seguridad de los datos es sólida, es conveniente generar confianza con los clientes siendo transparente sobre cómo se utilizan sus datos. Para ello, hay que compartir claramente la política de privacidad y acceder sólo a los datos personales y financieros con permiso explícito. El manejo correcto de los datos de los clientes es un requisito previo para analizarlos y tomar decisiones comerciales basadas en conocimientos.

6) Plataforma de datos del cliente (CDP) como motor de personalización

Desde el primer clic de un cliente en los canales de redes sociales hasta el control de un pedido a través del sitio web, cada interacción es una valiosa fuente de información. Organizar y traducir miles de puntos de datos a lo largo del customer journey en información útil es una ardua tarea sin las herramientas adecuadas.

Una CDP unifica todos los datos del cliente en una sola vista, conectándolos con el ser humano a través de un perfil en tiempo real. Con los datos centralizados y seguros en una base de datos, los responsables de la toma de decisiones pueden analizar fácilmente los conocimientos y actuar rápidamente para generar conversiones. Las herramientas como las CDP son poderosas para obtener una comprensión completa del cliente, lo que hace posible que las experiencias del cliente sean excepcionales.

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Se espera que continúe su ascenso debido a que constantemente surgen nuevas capacidades y patrones de implementación que proporcionarán a las organizaciones, de todos los tamaños y sectores, más formas de consumir y beneficiarse de sus inversiones en la nube.

Así, se estima que el gasto mundial en servicios en la nube alcance los 482.155 mil millones de dólares en 2022, frente a los 313.853 mil millones de dólares en 2020 según Gartner. Si bien es imposible predecir el futuro con certeza, puede ser útil para las empresas considerar algunas de las tendencias que podrían causar cambios en la industria.

¿Cuáles serán las tendencias más destacadas del Cloud Computing en 2023?

1) Proveedores de nubes alternativas que admiten soluciones de nubes múltiples e híbridas

En un enfoque práctico del Cloud Computing, los líderes empresariales y de TI seleccionarán soluciones en la nube diseñadas para respaldar los objetivos específicos de sus organizaciones. Como resultado, muchas empresas se han encontrado en un entorno de múltiples nubes, utilizando diferentes productos de diferentes proveedores. Un enfoque de nube híbrida, en el que algunas aplicaciones se alojan localmente y otras en la nube, lo que puede ayudar a reducir la complejidad.

Los desarrolladores y las empresas buscan cada vez más alternativas de empleo. A medida que el mercado de la nube continúa en auge, más organizaciones buscan proveedores cloud que puedan satisfacer sus necesidades específicas, en lugar de las ofertas complejas y costosas. Esta tendencia seguirá ganando fuerza a medida que las nubes múltiples se conviertan en la estrategia cloud dominante para las empresas.

2) Inteligencia Artificial (IA) impulsada por Aprendizaje Automático (ML) basada en la nube

A medida que las empresas continúan adoptando la transformación digital, los equipos de operaciones de TI deben estar equipados con la combinación adecuada de personas, procesos y tecnología para respaldar de manera óptima los objetivos comerciales.

Esta metodología no sólo reduce los costes operativos a través de la automatización, sino que también ayudan a aumentar la eficiencia operativa al proporcionar información en tiempo real sobre las operaciones en curso. Los modelos IA/ML (cuando se entrenan y se implementan en un entorno de nube) pueden tener acceso a una gran cantidad de datos.

3) Cloud Computing, blockchain y seguridad

A medida que más empresas trasladan sus cargas de trabajo a la nube, los líderes de TI deberán proteger sus organizaciones de los ataques cibernéticos. Para finales de este año, es probable que los entornos de TI pasen de estrategias de ciberseguridad reactivas a proactivas, con el objetivo de anticipar y mitigar los problemas lo más cerca posible del tiempo real.

Blockchain tiene la capacidad de integrarse sin problemas en los sistemas de Cloud Computing, mejorando la protección de datos y asegurando servicios ininterrumpidos. Tiene un impacto significativo en el almacenamiento, las transacciones y los procesos comerciales al hacerlos más seguros, rápidos y confiables para trabajar con ellos. Por lo tanto, combinar blockchain y la nube para obtener más seguridad y descentralización, resulta en una mejor autorización, privacidad y eficiencia.

4) Avance en computación sin servidor y sustentabilidad

La nube y las tecnologías relacionadas pueden ayudar a los esfuerzos de conservación de energía en un modelo de infraestructura siempre activo y al mismo tiempo administrar los costes de manera eficiente. La nube sin servidor es una opción nueva y emocionante para el desarrollo de aplicaciones empresariales.

A diferencia de las plataformas en la nube basadas en servidores, que requieren que los usuarios paguen por el tiempo del servidor alquilado o por cantidades fijas de almacenamiento de datos, la nube sin servidor permite a las empresas pagar sólo por los recursos que utilizan, y escala de manera invisible según sea necesario. Un enfoque sin servidor, por otro lado, permite una implementación y escalabilidad de servicios más rápidos.

Se espera que el cambio al Cloud Computing se acelere a medida que más organizaciones reconozcan los beneficios y la eficiencia de ejecutar aplicaciones y servicios en la nube. De hecho, muchas empresas han expresado su voluntad de aumentar su uso de aplicaciones SaaS (Software como Servicio) en un 50% o más. En los próximos años, es probable que más organizaciones trasladen sus ofertas digitales a la nube y las pongan a disposición de un público más amplio. Esto probablemente se deba a una mayor demanda de un acceso más fácil y rápido al contenido, así como al deseo de un mayor control administrativo sobre el almacenamiento de datos y la privacidad.

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