Los call center que buscan cumplir con los nuevos requisitos de una oficina digital combinada cada vez más flexible, están adoptando un nuevo enfoque sobre la gestión de la fuerza laboral.

5 principios clave de WFM en el mundo digital actual

1) Todo ha cambiado para los entornos omnicanal

El lugar de trabajo de hoy se parece poco al de hace unos años. La pandemia cambió los comportamientos de los empleados y los consumidores a lo largo de las generaciones, lo que hizo que las nuevas generaciones X y Boomers, expertos en tecnología, tuvieran la misma probabilidad que sus contrapartes más jóvenes de usar canales asincrónicos como chat o mensajes de texto.

Esto afecta no sólo a la forma en que las personas se comunican en el trabajo (casi la mitad de los líderes de servicio al cliente encuestados recientemente por Salesforce indicaron que la cantidad de canales de soporte que usan los agentes ha aumentado en los últimos dos años), sino también la manera en que se comunican en su tiempo libre. Al mismo tiempo, un aumento en el trabajo remoto ha transformado la forma en que los contact center administran la fuerza laboral y los contactos con los clientes por igual.

2) Los bots son cada vez más populares

Las empresas utilizan cada vez más bots para gestionar consultas simples de los clientes, lo que significa que las consultas más complejas recaen en los agentes. Esto a menudo se traduce en tiempos de llamada más prolongados, y por consiguiente nuevas complejidades en los procesos de WFM: esto supone un reto para los equipos que utilizan soluciones tradicionales de gestión de la fuerza laboral, que funcionan mejor cuando el tiempo promedio de manejo (AHT, por sus siglas en inglés) es más corto que el intervalo de planificación.

3) Los agentes han de informar de la actividad antes de finalizar la interacción con el cliente

La planificación y la previsión en un entorno en que las interacciones son cada vez más digitales requieren que los equipos de WFM dejen de esperar hasta que finalice el contacto y comiencen a informar cuando se produce la actividad (por ejemplo, cuando un agente responde a una publicación en las redes sociales) y también cuando un contacto vuelve a estar activo (por ejemplo, cuando el cliente hace un seguimiento de su publicación en las redes con un mensaje directo a la empresa). Esto permitirá a los equipos de WFM planificar y pronosticar en función de patrones de actividad específica de intervalo, no sólo la cantidad de contactos y el intervalo en el que finaliza un contacto.

4) Planificación y programación del trabajo

Existe un reconocimiento cada vez mayor de que si realmente se quieren combinar diferentes elementos de trabajo, ya sea de la oficina digital en el call center o del back office en el centro de atención al cliente, es necesaria una planificación para comprender qué trabajo debe realizarse, independientemente del lugar donde se realice. Si bien la planificación y el pronóstico a menudo se pueden realizar por día, los call center son más sensibles al intervalo de 15 o 30 minutos porque necesitan ofrecer un buen servicio, de manera consistente, en cada intervalo de cada día.

5) Los horarios han de cubrir los requisitos de personal basados en elementos de trabajo y en actividades

La gestión de la fuerza laboral se encuentra en medio de una transición de estar basada en llamadas o elementos de trabajo a estar basada en actividades. Al observar no sólo cuántos elementos de trabajo se reciben, sino también cuántos se activan en cada intervalo, cada elemento se puede convertir en la actividad requerida para completarlo. Esto otorga a las empresas la capacidad de generar requisitos de personal basados en actividades.

La entrada ¿Qué nuevos paradigmas están cambiando la gestión de la fuerza laboral? se publicó primero en Enreach ES.

Por primera vez en la historia, cuatro generaciones trabajan codo con codo en el lugar de trabajo: Baby Boomers, Gen X, Millennials y Gen Z. Entre otras diferencias, cada generación tiene distintas preferencias a la hora de comunicarse:

• Las generaciones anteriores generalmente se han basado en la voz y las comunicaciones sincrónicas, lo que significa interacciones que tienen lugar en tiempo real (y también requieren una respuesta inmediata).
• Las generaciones más jóvenes, por su parte, son cada vez más propensas a utilizar modos de comunicación asincrónicos sin voz, como aplicaciones móviles (por ejemplo, redes sociales, mensajería, monitoreo social, etc.). Estas interacciones se caracterizan por comunicaciones de ida y vuelta que permiten un tiempo entre las respuestas.

El uso de nuevas vías de comunicación se ha vuelto intergeneracional

Sin embargo, la pandemia sirvió como catalizador para la transformación digital, aumentando la adopción de canales digitales y el conocimiento tecnológico de la fuerza laboral en general. Como resultado, el uso de nuevos modos de comunicación se ha vuelto intergeneracional. Independientemente de la edad, los empleados ahora están familiarizados con el uso de herramientas colaborativas como parte de sus interacciones diarias en el trabajo.

Y, a medida que las personas de todas las edades se acostumbraron más a usar nuevos métodos de comunicación en el trabajo, esta familiaridad también se extendió a su vida personal. Eso significa que tanto la Generación Z como los Boomers confían en interacciones asincrónicas sin voz cuando se comunican con las empresas a las que les compran. Los Baby Boomers son ahora el grupo demográfico de más rápido crecimiento en las redes sociales, y lo utilizan cada vez más para el servicio al cliente.

Por qué está cambiando la naturaleza del trabajo

La pandemia también hizo que muchas personas reevaluaran sus hábitos y preferencias, incluso con quién y a qué ritmo hacían negocios. Esta reevaluación de las prioridades, junto con los nuevos canales digitales, significa que es el cliente, no la empresa, quien tiene poder sobre cuándo y dónde (en qué canal) ocurren las interacciones.

Al mismo tiempo, la pandemia obligó tanto a las organizaciones como a los empleados a descubrir cómo trabajar en un entorno totalmente remoto, y esto cambió todo lo que pensábamos sobre la gestión de la fuerza laboral, la gestión de contactos y la conexión con los demás. En lugar de tener que completar una parte del trabajo (por ejemplo, responder la llamada de un cliente) mientras el agente estaba en la oficina, éste se convirtió en participante de un flujo de trabajo con muchas actividades en curso (como responder por correo electrónico a un cliente cuya interacción había comenzado con otro agente a través del chat el día anterior).

Cómo está cambiando la naturaleza del trabajo

Las empresas comenzaron entonces a repensar cómo diseñar espacios de trabajo más dinámicos y adaptables a las necesidades de los empleados, muy parecido al entorno del hogar. Éste tiene que ver con la creación de un ambiente en el que los empleados, independientemente del nivel, la función o la asignación de trabajo, tengan fácil acceso a las personas y los recursos necesarios para resolver los problemas del cliente.

Estos cambios están ocurriendo en un momento en que las organizaciones enfrentan una creciente necesidad de resiliencia. Con el potencial de una recesión que se avecina, agregando un elemento de incertidumbre al lugar de trabajo, las empresas están reconociendo la necesidad de ofrecer a los empleados la capacidad y la flexibilidad para mantenerse comprometidos en un panorama comercial fluido. Hacer que las horas y los roles sean más flexibles es una forma clave de habilitar la resiliencia operativa.

La flexibilidad de programación permite que las empresas con trabajadores por turnos amplíen y contraten los niveles de personal teniendo en cuenta la demanda. Y dado que los empleados exigen cada vez más control sobre cómo y cuándo trabajan, la flexibilidad de horarios se ha convertido en una forma importante de mantener contentos a los empleados, una consideración crítica dado que los empleados son uno de los aspectos cruciales que mantienen un negocio a flote durante los tiempos difíciles.

Esto ha dado como resultado un espacio de trabajo mucho más flexible, que va de la mano con una planificación, programación y previsión mucho más acomodaticia. Las empresas están repensando cada vez más el propio entorno laboral y las actividades que asignan a los agentes del contact center.

¿Cuál es el resultado final?

El entorno de trabajo actual es muy diferente al de hace unos años. Con cuatro generaciones en la fuerza laboral, se espera que las organizaciones cumplan con unas expectativas y preferencias de comunicación muy diferentes de una fuerza laboral cada vez más experta en tecnología.

El módulo agentes del Omnichannel Contact Center de Enreach permite conectar con los clientes a través de sus canales favoritos: WhatsApp, WebChat, SMS, email, llamadas telefónicas, vía web…

Asimismo, la productividad de los empleados mejora gracias a una interfaz web única donde se gestionan todas las conversaciones, se pueden personalizar los mensajes con iconos y textos enriquecidos, crear respuestas predefinidas, tipificar las interacciones, añadir notas, reprogramar las llamadas, transferir las conversaciones y mostrar su disponibilidad con estados personalizables.

Además, para optimizar el trabajo de los agentes y mejorar la experiencia de los clientes (CX), el Omnichannel Contact Center dispone de la opción de integración con los principales CRMs del mercado para gestionar las llamadas, personalizar los flujos, automatizar la creación de tickets, registrar información o crear informes.

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