Si quieres que tu centralita virtual funcione como un reloj, sin perder llamadas ni la identidad corporativa, necesitas un plan de numeración bien configurado. Aquí tienes 5 consejos clave para que todo fluya como debe.

1. USA UN BLOQUE DE NÚMEROS POR DEPARTAMENTO

No asignes extensiones al azar. Un esquema ordenado y lógico hace que las llamadas se gestionen mejor y el crecimiento sea más sencillo.

Asigna un rango de números para cada departamento. Por ejemplo:

• 1XX → Administración
• 2XX → Ventas
• 3XX → Soporte
• 9XX → Dirección

De esta forma, te será más fácil recordar esta lógica cuando tengas que añadir más extensiones.

2. USA UN DDI PARA EMPLEADOS QUE RECIBAN MUCHAS LLAMADAS EXTERNAS

Un DDI (Direct Dial-In) es un número directo asignado a una extensión específica. Esto permite que las personas de fuera de la empresa llamen directamente a un empleado sin pasar por un menú IVR o la persona de recepción.

¿PARA QUÉ ROLES SE SUELE USAR?

• Para agentes de ventas, que necesitan recibir llamadas directas de clientes.
• Para directivos o responsables de cuentas, que requieren accesibilidad sin filtros.
• Para departamentos clave, como soporte premium o asistencia VIP.

3. CONFIGURA REGLAS ACORDES A TUS HORARIOS DE APERTURA

La centralita debe saber qué hacer cuando la empresa está operativa y cuando no. No es lo mismo que alguien llame un martes a las 10:00h que un domingo, ¿verdad? Lo más habitual es programar un esquema similar a este:

• • En horario laboral: La llamada va a la cola (IVR) o a un grupo de extensiones.
  • Fuera de horario: Redirigir la llamada al persona de guardia o, en caso de no tener, activar un buzón de voz que reenvíe la transcripción del mensaje por correo. Si llama un cliente VIP, podemos definir que la llamada llegue al teléfono del CEO, por ejemplo.
  • Festivos: Si es una fecha especial, personaliza el mensaje de bienvenida y activa reglas para desviar la llamada al equipo de guardia.

BONUS TIP: Las centralitas, como Enreach Contact, permiten vincular móviles y ordenadores para que suenen cuando un cliente o compañero llama directamente a la extensión de un empleado. Puedes conectarlos instalando una app, usando una tarjeta SIM en el móvil o directamente desde el navegador en el PC.

4. PROGRAMA QUÉ PASA SI UN USUARIO ESTÁ OCUPADO O NO RESPONDE

Dentro de un departamento, puede ser muy útil configurar un redireccionamiento condicional tanto cuando un miembro está en ‘Ocupado’ (por estar al teléfono o en una videollamada) como cuando no contesta. En ambos casos, cada usuario puede definir cómo gestionar esas llamadas:

• A otro compañero
• A un número de teléfono concreto
• Al buzón de voz

La misma lógica se aplica cuando el usuario no contesta pasados X segundos. Especifica cómo se va a comportar la centralita en estos escenarios para no dejar ni un cabo suelto.

5. PRUEBA Y SIMULA ESCENARIOS ANTES DE ACTIVARLO

Muchas empresas configuran su plan de numeración y lo activan sin probarlo bien. Luego aparecen problemas como extensiones que no suenan, bucles infinitos de redirección o clientes atrapados en un IVR sin salida.

Prueba de realizar estas pruebas:

• Llama desde un número externo y revisa el flujo de llamada.
• Simula qué pasa fuera de horario y en días festivos.
• Prueba qué ocurre si un usuario está ocupado o no responde.
• Comprueba que las redirecciones a móviles o fijos ajenos a la empresa reciben correctamente las llamadas.
• Revisa si los desvíos y buzones de voz funcionan correctamente.

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CONCLUSIONES FINALES

Un plan de numeración no es solo un tema técnico, sino una pieza fundamental en la comunicación interna y externa de la empresa. Un buen diseño no solo evita llamadas perdidas o tiempos de espera innecesarios, sino que también mejora la productividad del equipo y la experiencia del cliente.

Pensar en cómo fluye la comunicación dentro de la empresa es tan importante como definir los procesos de trabajo. Cuando cada llamada llega al lugar correcto en el momento adecuado, la empresa funciona mejor y sin fricciones.

Al final, una buena centralita no es la que solo recibe llamadas, sino la que conecta equipos, clientes y oportunidades de negocio de forma inteligente.

INFÓRMATE DE TODAS LAS FUNCIONALIDADES DE ENREACH CONTACT

La entrada 5 tips infalibles para configurar una centralita virtual a la perfección se publicó primero en Enreach ES.

Y lo mismo sucede con las centralitas virtuales: pueden limitarse a gestionar llamadas, proporcionar línea, extensiones y números de teléfono. O pueden ser el ecosistema completo de comunicaciones de la empresa, incluyendo chat y videoconferencias.

De este modo, ya no tendrás que tener herramientas diferenciadas para llamar por teléfono y hablar con compañeros por chat o videoconferencia, hacer reuniones o compartir archivos.

En este post hablamos de las 2 opciones por excelencia de centralita virtual con chat y videconferencias incluido: Enreach Contact y Microsoft Teams.

1. ENREACH CONTACT

Se trata de la centralita virtual del operador europeo Enreach, que proporciona telefonía con centralita avanzada e incorpora la aplicación móvil y de ordenador para llamar, chatear y realizar videconferencias.

Y además ofrece integración nativa de móviles con la centralita, lo que implica que cuando un trabajador se encuentre en una zona con mala cobertura de datos, podrá seguir atendiendo llamadas sin cortes.

Su gran ventaja, además del precio con respecto a la otra siguiente opción que recomendamos, es que no sólo es proveedor y fabricante del software, sino que también es operador. Y esto significa que te ofrece la solución completa sin necesidad de contratar servicios con otros proveedores:

• Centralita
• App para llamadas con chat y videconferencias
• Números de teléfono geográficos, líneas 900, móviles, internacionales
• Llamadas

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2. MICROSOFT TEAMS

La herramienta por excelencia de la comunicación interna en las empresas también puede incluir centralita virtual y llamadas externas para unificar todas las comunicaciones en un mismo programa.

Por defecto, no incluye la capacidad de realizar llamadas ni centralita, pero es posible incluir esas prestaciones contratando la licencia de telefonía con Microsoft y adquiriendo la telefonía con un operador compatible.

Al contratar esa licencia se activa un teléfono dentro del apartado llamadas desde el que se puede llamar al exterior.

Pero como Microsoft no es operador de telefonía, es necesario contratar los números de teléfono y las llamadas con un operador que, además, debe ser compatible con Microsoft, como Enreach.

Para dotar de telefonía a Teams existen 3 opciones:

• Emplear la centralita de Teams, en cuyo caso es la empresa quien deberá configurarla.
• Emplear la centralita de Enreach, y es Enreach quien se encarga de la configuración y cambios.
• Contratar la app de Enreach Contact para Teams, que proporciona un nuevo apartado en la herramienta para llamar y la centralita de Enreach.

¿Quieres ver cómo funcionan las distintas opciones y saber su precio? Rellena el siguiente formulario y te daremos toda la información:

La entrada 2 centralitas virtuales que incluyen chat y videoconferencias se publicó primero en Enreach ES.

Por defecto, Teams está diseñado para la colaboración interna: puedes chatear, llamar y hacer videollamadas con personas dentro de tu organización. Pero, ¿qué pasa si necesitas contactar a un proveedor o cliente? Existen soluciones que permiten, sin salir de Teams, llamar a cualquier contacto externo, incluso usando el número de cabecera de tu empresa. A continuación, te explicamos cómo:

1. NECESITAS CONTRATAR LA INTEGRACIÓN DE TELEFONÍA CON UN OPERADOR

Lo primero que tendrás que hacer es contratar el servicio de integración de telefonía en Teams con un operador de telefonía para empresas. De este modo, dentro del apartado de llamadas de Teams, tendrás la opción de llamar a números de teléfono y recibir llamadas con tus números de teléfono.

Existen pocos operadores que ofrezcan este servicio. En Enreach, por ejemplo, ofrecemos 3 opciones para que los usuarios de empresa puedan llamar desde Teams:

• MyTeamsConnect: además de llamar y recibir llamadas, funciona con la centralita virtual Enreach Contact. Requiere de la contratación adicional del servicio Phone System de Microsoft.
• Enreach Contact: permite llamar y recibir llamadas desde la app de Enreach Contact dentro de Teams, con la centralita virtual de Enreach.
• Operator Connect: permite llamar y recibir llamadas y utilizar la centralita virtual de Microsoft. Requiere conocimiento técnicos para su configuración. Requiere de la contratación adicionaldel servicio Phone System de Microsoft.

2. ACCEDER AL APARTADO DE LLAMADAS / ENREACH CONTACT

Si has contratado MyTeams Connect o Operator Connect, tendrás que acceder al apartado de Llamadas dentro de Teams. Como ves en la imagen, tendrás un dialpad como en cualquier teléfono y podrás marcar el número de teléfono al que quieras llamar.

Si has contratado Enreach Contact, tendrás una nueva aplicación dentro de Teams que se llama Enreach Contact. Para llamar, tendrás que acceder a ella y se mostrará también un dialpad desde el que llamar.

En ambos casos, cuando alguien llame al número de tu extensión o la centralita virtual te envíe una llamada, la recibirás también en ese apartado.

¿QUIERES SABER CUÁNTO TE COSTARÍA IMPLANTAR LAS LLAMADAS EN TEAMS?

La entrada Cómo llamar a un contacto externo por Teams se publicó primero en Enreach ES.

Las capacidades actuales de los smartphones ya superan a las de los teléfonos fijos y cada vez se asemejan más a las de un ordenador. Este hecho, sumado a la libertad de movimiento que proporcionan, hace que muchas empresas se planteen adoptarlos.

Al estar en la nube, las numeraciones virtuales se gestionan completamente a través de Internet, sin depender de conexiones físicas, por lo que podemos asignarlas a cualquier dispositivo que tenga altavoz, micrófono y acceso a la red o conexión de datos.

¿SE PUEDE USAR UN NÚMERO VIRTUAL DESDE EL MÓVIL?

¡Por supuesto! Los móviles ya están preparados para ser una extensión más del sistema telefónico de tu empresa. Para empezar a utilizarlos, solo necesitas una tarjeta SIM o una aplicación móvil.

Tener estos dispositivos conectados con la telefonía de la empresa es muy útil, ya que podemos realizar llamadas internas gratis (aunque sean de fijo a móvil), transferir llamadas al personal que está fuera de la oficina y viceversa, además de tener un registro de todas las conversaciones que se han mantenido.

¿CÓMO UTILIZAR EL NÚMERO VIRTUAL EN UN MÓVIL SIN UNA APP?

Esta opción solo está disponible con algunos proveedores que, además de ofrecer sistemas telefónicos para empresas, son operadores móviles especializados en empresas. Dichos proveedores ofrecen una integración fijo-móvil que permite, al conectar una tarjeta SIM, reconocer este dispositivo como una extensión más de la centralita telefónica.

Si no quieres depender de una buena conexión a internet, tienes poco espacio en el móvil para instalar aplicaciones, o prefieres evitar que los empleados aprendan a usar una nueva app, optar por una tarjeta SIM es la mejor opción.

Para empezar a utilizar un número virtual dentro de este dispositivo solo necesitaremos:

1. Un número virtual activo, es decir, un número móvil que esté alojado en la nube.
2. Una tarjeta SIM compatible.

El proceso de activar la numeración dentro del móvil es el mismo que seguiríamos con una tarjeta SIM particular, una vez la insertamos en el dispositivo ya podemos gestionar llamadas de la empresa.

¿CÓMO UTILIZAR EL NÚMERO VIRTUAL EN UN MÓVIL CON UNA APP?

La opción más común en el mercado, sin embargo, son las aplicaciones. Esto no es sorprendente, ya que la gran mayoría de los proveedores de centralitas no ofrecen numeración móvil, y aún menos cuentan con telefonía móvil integrada de forma nativa con sus sistemas de centralita.

No obstante, esta opción tiene algunas ventajas, como que puedes usar cualquier tarjeta SIM para gestionar llamadas de la empresa, permitiendo, por ejemplo, que los trabajadores utilicen cualquier smartphone para trabajar.

Si bien eso es bastante útil, debemos tener en cuenta que necesitaremos una buena conexión a Internet (dentro y fuera de la oficina) para poder llamar y mantener una conversación con una buena calidad de sonido.

Para empezar a utilizar un número virtual en este escenario necesitaremos:

1. Una conexión a Internet móvil (4G o 5G) y Wi-Fi.
2. Un número virtual activo (como en el caso anterior).
3. La app en cuestión instalada en el dispositivo.

Al igual que en el escenario anterior, la activación es súper sencilla, si escoges nuestra centralita virtual, solo deberás:

1. Descargar la app de Enreach Contact para Android o iOS.
2. Iniciar sesión con tus credenciales.
3. Empezar a llamar y recibir llamadas de empresa.

¿CUÁL ES LA MEJOR OPCIÓN PARA TU EMPRESA?

Ambos escenarios tienen sus ventajas y desventajas. La tarjeta SIM nos da la libertad de no tener que estar conectados a Internet para gestionar llamadas, pero la app, como Enreach Contact, nos permite chatear, hacer videollamadas y compartir archivos.

Lo mejor es que, con Enreach, no tendrás que escoger entre un método u otro, ya que es posible combinar ambas opciones en un mismo dispositivo.

SOLICITA INFORMACIÓN PARA CONTRATAR TU NÚMERO VIRTUAL PARA EL MÓVIL

La entrada Cómo usar un número virtual desde el móvil se publicó primero en Enreach ES.

Aunque algunos proveedores integren dentro de su centralita virtual un entorno propio de colaboración, muchas empresas ya están acostumbras a trabajar con Microsoft Teams.

Como Microsoft no es operador telefónico y no ofrece numeración para empresas, muchas telecos han desarrollado integraciones para que los usuarios puedan llamar, desde Teams, a cualquier contacto (interno o externo), con su teléfono empresarial.

TIPOS DE INTEGRACIONES DE TELEFONÍA PARA TEAMS

1. INTEGRACIÓN COMPLETA CON TEAMS

El proveedor en cuestión integra completamente su centralita dentro de Teams para que, cuando queramos llamar a un contacto externo, podamos hacerlo desde el icono de llamadas de la aplicación.

En este escenario, el proveedor de centralita es el que gestiona la voz, y por lo tanto, las funcionalidades de llamada como transferencias, grabaciones y locuciones, provienen de la centralita.

Esta solución es la más costosa porque se debe contratar el Phone System de Microsoft, la licencia de la centralita y el conector telefónico de Teams, pero no se requiere a un experto en programación para implementarla.

2. CENTRALITA EMBEBIDA EN TEAMS

Esta alternativa nos permite acceder a la centralita externa dentro de Teams y, por ello, para realizar y recibir llamadas deberemos acceder a la aplicación del proveedor de centralita en Teams.

En este escenario, el proveedor también gestiona la voz y todas las funcionalidades avanzadas de llamada, por lo tanto, no necesitaremos conocimientos técnicos para implementarla ni adquirir el Phone System ni el conector telefónico.

3. OPERATOR CONNECT

Y, por último, existen las soluciones llamadas “Operator Connect” dónde los proveedores de centralita solo proporcionan la numeración empresarial mientras que la centralita y las funcionalidades se contratan directamente con Microsoft.

Esta alternativa solo es viable para aquellos negocios que tengan un departamento de IT o un técnico experto en recursos de Microsoft debido a que se requiere un nivel de programación avanzado.

Para implementarla, las empresas deberán, por un lado, contratar la numeración empresarial con un proveedor de telefonía y, por el otro, adquirir el Phone System de Microsoft.

CENTRALITA VIRTUAL DE ENREACH PARA MS TEAMS

Como partners de Microsoft, Enreach ofrece los tres tipos de integraciones que hemos descrito anteriormente.

PRECIOS

¿POR QUÉ ESCOGER NUESTRA INTEGRACIÓN CON TEAMS?

• Proveedores únicos que ofrecen solución end-to-end: numeración para empresas, centralita virtual y conector de MS Teams.
• Operadores de telefonía fija para empresas con numeración nacional e internacional.
• Operadores móviles con capacidad de integrar líneas móviles en Teams.
• Todos los packs incluyen funcionalidades avanzadas de centralita virtual: enrutamiento inteligente, locuciones, colas de llamada, etc.
• Ningún otro proveedor de centralita virtual ofrece las tres alternativas de telefonía para Teams.
• Otras centralitas virtuales están disponibles desde 30€ por usuario al mes y las más económicas no incluyen telefonía.

DESCUBRE TODAS NUESTRAS INTEGRACIONES DE TELEFONÍA PARA MS TEAMS

La entrada Cómo funciona la integración de centralita virtual en Teams se publicó primero en Enreach ES.

Migrar la telefonía a la nube puede parecer un cambio drástico, pero en este post resolvemos todas tus dudas.

7 PREGUNTAS CLAVE PARA PREPARAR TU MIGRACIÓN A LA NUBE

1. ¿QUÉ HAGO CON MI CENTRALITA FÍSICA?

Al digitalizar tu telefonía, ya no necesitarás tu centralita on-premise ni el cableado. Se acabó buscar recambios, invertir en hardware y asumir costes de mantenimiento técnico.

Tu centralita estará en la nube, es decir, alojada en un servidor, lo que te permitirá, de buenas a primeras, ampliar servicios con una inversión mínima y realizar funciones que antes no podías, como grabar todas las llamadas, incluso las de los móviles.

2. ¿PUEDO SEGUIR UTILIZANDO MIS TELÉFONOS DE SOBREMESA?

Dependiendo del modelo de teléfono, es posible adaptarlo para que sea compatible con el nuevo sistema. Si no es así, puedes encontrar teléfonos nuevos por 53 €, o incluso alquilarlos desde 2 € al mes.

¡Pero recuerda! A partir de ahora, podrás utilizar cualquier dispositivo para atender llamadas: móviles, ordenadores o tablets. Para los dos últimos, solo necesitarás auriculares y conexión a Internet.

3. ¿PUEDO MANTENER MI NUMERACIÓN?

Sí, puedes mantener tu número de teléfono. Al ser operadores de telefonía, podemos portar tu número a Enreach o, si lo prefieres, puedes mantenerlo con tu proveedor actual mientras usas nuestra centralita virtual.

En caso de escogernos como proveedor telefónico, nos encargaremos de la portabilidad de tus líneas, y al finalizar el proceso, los servicios contratados con tu operador anterior se darán de baja automáticamente.

4. ¿QUÉ VELOCIDAD DE INTERNET NECESITO?

Dado que ahora tus comunicaciones dependen de tu conexión a Internet, te recomendamos contratar fibra óptica para empresas.

No olvides que la nube te aporta movilidad y que, en caso de trabajar desde casa, podrás seguir usando la centralita virtual con la red que tengas.

5. ¿VOY A PERDER CALIDAD DE LLAMADA?

Al contrario de lo que muchos piensan, la fibra óptica nos permite mantener llamadas de muchísima más calidad que la que nos ofrece una centralita física con Internet por cable.

¿Por qué? Porque tenemos más ancho de banda y podemos transmitir datos con más velocidad que por una línea telefónica tradicional.

6. ¿TENGO MÁS RIESGO DE TENER CAÍDAS DE SERVICIO?

Como operadores, contamos con una disponibilidad del servicio del 99,95%, por lo que la posibilidad de caídas es muy baja.

Si pierdes la conexión a Internet en tu empresa o en casa con un operador distinto a nosotros, disponemos de planes de contingencia que implementamos antes de ofrecer el servicio.

7. ¿POR QUÉ CONTRATAR UNA CENTRALITA VIRTUAL CON ENREACH?

A diferencia de otras opciones, Enreach Contact es mucho más que una centralita virtual. Además de las prestaciones telefónicas que esperas (priorización de colas, llamadas internas gratuitas e implementación de asistentes virtuales), ofrece chat, intercambio de archivos en tiempo real y videollamadas internas y externas.

También contamos con integración móvil nativa (con una tarjeta SIM), app móvil y de escritorio para usar cualquier dispositivo y cualquier tipo de conexión (Wi-Fi, 4G, 5G, etc.).

Además, de poder grabar llamadas desde cualquier dispositivo, incluso con móviles con tarjeta SIM Enreach, podrás integrar Enreach Contact con Microsoft, Google y tus herramientas de gestión de clientes (CRM o ERP).

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La entrada Preguntas que debes hacerte antes de migrar el sistema de telefonía de on-premise a una centralita virtual en la nube se publicó primero en Enreach ES.

Los smartphones van mucho más allá de la telefonía, en ellos tenemos instaladas aplicaciones de ocio, gestionamos nuestras cuentas bancarias e, incluso, los usamos para trabajar.

Según los últimos datos de Statista, España es el segundo país con más población que trabaja desde el móvil, llegando a casi el 60% de adultos que usa este dispositivo por temas de trabajo. Es por ello que es importante tener en cuenta qué prestaciones en los móviles para empresas suponen una ventaja para los profesionales que los emplean.

¿QUÉ PRESTACIONES APORTAN VALOR EN EL ÁMBITO PROFESIONAL?

1. RECIBIR Y EMITIR LLAMADAS DESDE LA CENTRALITA

Aunque estemos en un dispositivo móvil, podemos aprovechar todas las funcionalidades de llamada avanzadas que tendríamos desde un teléfono fijo: crear mensajes de bienvenida y menús IVR, poner una llamada en espera, silenciar el micrófono, etc.

Mediante la App de la centralita, accederemos a todas las prestaciones de forma muy intuitiva y si usamos una tarjeta SIM empresarial integrada con la centralita también podremos hacerlo mediante shortcuts para aquellas funcionalidades que no existen de forma nativa en el dispositivo.

2. TRANSFERIR LLAMADAS INTERNAS Y EXTERNAS

Otra funcionalidad de voz que merece la pena destacar es, precisamente, la de poder transferir cualquier llamada. No importa si nos llama un cliente o nos llama un compañero, podremos dirigirle a la persona indicada consultando primero su disponibilidad o transfiriendo la llamada directamente.

Los teléfonos móviles que no son realmente empresariales, al no estar conectados a la centralita de empresa, nos impiden hacer este tipo de transferencias.

3. CHATEAR Y HACER VIDEOLLAMADAS

Aunque estemos en movimiento, podemos comunicarnos tanto internamente como externamente desde un mismo dispositivo para llamar, videollamar, chatear (en grupo o individualmente) y compartir fotos o archivos.

Además, podremos importar cómodamente la agenda de contactos de nuestro dispositivo así como buscar a compañeros y añadir clientes, proveedores, etc.

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CONCLUSIONES FINALES

Este dispositivo asegura que, aunque no estemos en la oficina, mantengamos el vínculo con el resto de la empresa y no perdamos llamadas de clientes ni la imagen de marca.

Al permanecer conectados a la centralita, podremos disfrutar de todas las ventajas de la telefonía avanzada, guardando un historial de llamadas y conversaciones, intercambiando mensajes con nuestro equipo y, en definitiva, trabajando sin ninguna limitación.

La entrada 3 prestaciones clave de los móviles para las empresas se publicó primero en Enreach ES.

La telefonía de tu empresa debe estar al final de tu lista de preocupaciones. Si te has encontrado en alguno de estos escenarios: ha llegado la hora de migrar tu centralita física a la nube.

1. NO ENCUENTRAS REPUESTOS PARA TU CENTRALITA

Algunas centralitas de Panasonic o Alcatel han dejado de fabricar componentes y accesorios y, por lo tanto, no se podrán reparar cuando se estropeen.

Para dejar de invertir hardware que se va a quedar obsoleto y tener que esperar otros cinco años para amortizar una nueva centralita, puedes optar por escoger unsistema telefónico en la nube.

Por solo 4 € por usuario al mes puedes tener una centralita virtual, conectada a tus teléfonos fijos de oficina y con coste de mantenimiento cero. El proveedor de centralita que escojas será el responsable de alojarla en sus servidores y se encargará de actualizar el software sin cobrarte por ello.

2. HACES CAMBIOS EN TU PLANTILLA

Las empresas que están en expansión o experimentan fluctuaciones estacionales normalmente se ven limitadas por una centralita física. Hay que ser realistas: ampliar la capacidad de la centralita es un trámite largo y caro.

Los sistemas de telefonía cloud permiten añadir y eliminar usuarios con tan solo un clic. Desde un panel de control online, accesible en cualquier momento y desde cualquier dispositivo con internet, puedes realizar tantos cambios como quieras y pagar solo por los nuevos usuarios que añadas.

3. NO PUEDES INTEGRAR LA CENTRALITA EN TU CRM O ERP

Las centralitas físicas no suelen integrarse con sistemas de terceros, como un CRM o ERP, así que la actualización de la agenda de contactos y la toma de pedidos suele ser 100% manual.

Con la telefonía cloud, podrás automatizar estas tareas reduciendo el error humano y mutiplicando la productividad. Sin tener conocimientos técnicos podrás contectar tu sistema de comunicaciones a multitud de softwares de terceros usando una biblioteca de integraciones.

4. QUIERES EVITAR PROBLEMAS DE INTERCONEXIÓN ENTRE SEDES

Las centralitas físicas están vinculadas a un lugar y, por lo tanto, si tenemos más de una oficina, interconectarlas puede ser un quebradero de cabeza.

Las llamadas entre sedes no deberían suponer un coste extra, ni deberías preocuparte por sincronizar actualizaciones de software o hardware para evitar incompatibilidades entre oficinas.

Los sistemas telefónicos en la nube conectan automáticamente todas las sedes, se mantienen y actualizan solos, y permiten realizar llamadas internas de forma gratuita. Además, aseguran que todas las sedes tengan acceso a la misma información y que los datos estén sincronizados en tiempo real.

5. QUIERES ASEGURAR LA DISPONIBILIDAD DE TU SISTEMA TELEFÓNICO

La telefonía on-premise no es fácil de redundar debido al aumento de la complejidad tecnológica: más equipamiento, mayor inversión y la necesidad de conocimientos técnicos para su configuración.

Si optas por un proveedor de centralita virtual, este se encargará de tus copias de seguridad y garantizará un alto nivel de disponibilidad. Eso sí, te recomendamos elegir un proveedor con varios servidores distribuidos geográficamente y que ofrezca una plataforma redundante con al menos un 99,99% de disponibilidad.

6. NECESITAS CONECTAR OTROS DISPOSITIVOS A TU CENTRALITA

Si tienes personal en remoto, como comerciales o empleados que necesitan viajar por trabajo, la mejor forma de que permanezcan conectados a la oficina sin perder la imagen de marca es conectando sus dispositivos móviles o portátiles al sistema telefónico de la empresa.

De esta forma, podrán atender llamadas de la centralita sin necesidad de estar físicamente presentes. Los clientes o proveedores que les llamen escucharán el menú de locuciones que hemos programado, hablarán con el comercial sin reparar en su ubicación, y la llamada quedará registrada en la centralita.

CONCLUSIONES FINALES

Invertir en hardware y cableado que se deteriora y se queda obsoleto, tener contratado un servicio técnico especializado, pagar por las llamadas internas y renunciar a las integraciones, son algunas de las peores desventajas de tener una centralita física.

Además de todas las ventajas que hemos mencionado anteriormente, las centralitas virtuales más avanzadas también disponen de automatizaciones y redireccionamientos mediante inteligencia artificial.

Si no quieres dejar pasar la oportunidad de disfrutar de estas ventajas, ponte en contacto con nuestros expertos para conocer cómo aprovechar tu centralita física antes de migrar completamente a la nube.

CONTACTA CON NUESTROS EXPERTOS

La entrada Cuál es el mejor momento para migrar tu centralita on-premise a la nube se publicó primero en Enreach ES.

¿Sabías que el 90% de los líderes a nivel tecnológico han dejado de comprar equipos físicos para sus comunicaciones empresariales? La costumbre de “estar siempre disponibles” y el hábito del trabajo híbrido nos han cambiado los esquemas.

De ahí que cada vez veamos más proveedores de centralita virtual y que empresas de gran renombre del mundo informático estén diversificando sus propuestas hacia el mundo de las telecomunicaciones.

Cada organización tiene su propia lista de requisitos; sin embargo, hay funcionalidades que nos facilitan tanto la vida que no podemos pasarlas por alto y son estas tres:

1. LLAMAR POR TELÉFONO DESDE EL ORDENADOR

Una centralita virtual nos permite transformar cualquier dispositivo con conexión a Internet en un teléfono. Ya sea un Windows, Mac o Linux, a través de un programa en local o de una página web, podremos gestionar todas nuestras llamadas.

Si los usuarios, además del ordenador, disponen de otros dispositivos (un teléfono IP, un móvil o una tablet), podrán decidir en todo momento qué terminal usar para atender una llamada entrante.

2. CHATEAR Y HACER REUNIONES INTERNAS

Las centralitas ya no solo se basan en la voz, sino que también incluyen otros canales como el vídeo y el chat.

En lugar de asumir el coste de la licencia de un programa de colaboración y la suscripción de una centralita, las soluciones más avanzadas nos permiten unificar todos los servicios en un mismo software.

Además de la reducción de costes, podremos beneficiarnos de la sincronización de la actividad offline y online. Si, por ejemplo, un trabajador está atendiendo una llamada desde un teléfono fijo, aparecerá como “ocupado”.

3. INTEGRAR APLICACIONES DE TERCEROS

Los departamentos que tienen más contacto con proveedores y clientes (ventas, contabilidad, soporte técnico, entre otros) pueden beneficiarse de recibir un pop-up con información de la persona que llama, ver el historial previo de interacciones y dejar anotaciones de la llamada sin salir del CRM o ERP.

Para el resto de las áreas, también existen integraciones que nos permiten editar documentos en línea sin cambiar de aplicación y extraer datos para hacer informes sobre rendimiento de la centralita.

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¿QUÉ FUNCIONALIDADES NECESITA TU NEGOCIO?

La centralita tiene que adaptarse a la empresa y no al revés. Debemos intentar ser fieles a nuestra lista de funcionalidades y buscar aquel proveedor que las cumpla todas. Mientras tanto, la línea directa con nuestros expertos siempre está abierta.

La entrada 3 características de la centralita virtual que exprimen las empresas punteras se publicó primero en Enreach ES.

Una de las ventajas más potentes de contratar una centralita virtual es que podemos integrar cualquier dispositivo que tenga conexión a Internet, aunque los más comunes son: los teléfonos fijos, los smartphones y, evidentemente, los ordenadores.

Cuando hablamos de integrar, queremos decir que todas las llamadas que una oficina recibe o emite pueden realizarse a través de estos dispositivos sin perder ninguna funcionalidad (transferencia de llamadas, poner en espera, grabar, etc.) y que, además, toda la actividad queda registrada dentro del panel de control de la centralita para que podamos analizar nuestro rendimiento.

Tras este breve inciso, te preguntamos: ¿qué combinación es la que mejor funciona para tu modelo de negocio? Hoy hemos hecho una lista de pros y contras para poner a prueba estas tres combinaciones:

1. CENTRALITA VIRTUAL CON TELÉFONOS

Para conectar un terminal fijo o portátil a una centralita, necesitamos primero que sea un dispositivo capaz de conectarse a Internet, es decir, un teléfono IP.

Pros

• Son fáciles de usar para trabajadores no habituados a trabajar con el ordenador.
• No hay que preocuparse porque la batería se agote ya que están permanentemente conectados a la corriente.

Contras

• Requieren invertir y mantener un hardware. La gama estándar de teléfonos IP ronda los 45€ – 90€.
• Si queremos facilitar el trabajo híbrido, nos veremos limitados si no incluimos otros dispositivos.
• Suele ser complicado añadir contactos a la agenda telefónica.

2. CENTRALITA VIRTUAL CON MÓVILES

Al contrario que piensan muchos, sí podemos asegurarnos que las llamadas no pierden calidad durante los desplazamientos. Los líderes en telefonía empresarial ofrecen el servicio de centralita virtual móvil, que integra los móviles (sin usar apps) utilizando la línea móvil directamente, con cobertura normal. 

Pros

• Son dispositivos fáciles de llevar y podemos utilizarlos para gestionar llamadas de la centralita cuando estamos en remoto.
• Si tu equipo técnico o comercial está fuera de la oficina o tu plantilla viaja frecuentemente, son la solución ideal para que no pierdan ni una llamada.
• Durante o después de una llamada, el proceso de guardar un contacto es muy sencillo.

Contras

• Requieren invertir y mantener un hardware, como existen distintas gamas y modelos, la inversión depende de estos factores.
• Un uso intensivo puede provocar que la batería se agote rápidamente, aunque si usamos una tarjeta SIM no tendrá tanto consumo como si usamos una App.
• La calidad de la llamada puede debilitarse cuando no hay cobertura como cuando pasamos por un túnel o un parking subterráneo.

3. CENTRALITA VIRTUAL CON PC

Los ordenadores tanto fijos como portátiles pueden formar parte de tu centralita. En el mundillo se llaman softphones y nos permiten gestionar llamadas desde una página web o desde una aplicación en el escritorio.

Pros

• Facilitan el trabajo híbrido y remoto.
• Podemos ser mucho más ágiles al contestar y realizar llamadas ya que es un dispositivo que usamos para trabajar.
• Su tamaño de pantalla nos permite movernos entre llamadas facilitando la gestión de conversaciones simultáneas.
• Se pueden integrar en otros programas, normalmente CRMs, de modo que cuando llama un cliente se carga automáticamente la ficha del cliente en el ordenador agilizando los procesos administrativos.
• Podemos compartir nuestra agenda de contactos con otros compañeros de forma muy sencilla.
• Suelen mostrar el estado de los contactos internos de modo que de un simple vistazo puedes conocer si la persona con la que quieres hablar está libre, hablando por teléfono o desconectado.
• Algunos programas de telefonía para centralita virtual incluyen videollamadas y chat para comunicación entre empleados de forma gratuita.

Contras

• Requieren invertir y mantener un hardware, pero son herramientas esenciales para los trabajadores.
• Necesitaremos comprar un set de auriculares con micrófono para que las conversaciones sean privadas.
• Aunque los portátiles ofrecen un poco más de movilidad que los ordenadores fijos, es un poco difícil atender llamadas cuando estamos en movimiento.

VEREDICTO FINAL

Ya hemos visto que cada dispositivo tiene sus ventajas e inconvenientes, así que nuestra recomendación es que aproveches la combinación de ordenadores portátiles y smartphones.

Por un lado, los portátiles son una herramienta de trabajo esencial, por lo que, si podemos reaprovecharlos para atender llamadas, podemos prescindir de adquirir y mantener equipos adicionales innecesarios. Y, por otro lado, los smartphones cubren la necesidad de poder contestar llamadas en movimiento.

¿Qué pasa con la telefonía fija? La duplicidad de sistemas telefónicos debería ser cosa del pasado. La mejora de la velocidad 5G y la evolución de las prestaciones de los smartphones nos permiten usar cualquier dispositivo de la misma forma.

Si quieres tener la posibilidad de conectar diferentes dispositivos a tu centralita, contacta con nuestro equipo de expertos para descubrir nuestra centralita virtual. Además de tener todas las funcionalidades avanzadas que puedas desear, también dispone de una interfaz de colaboración integrada para hacer videollamadas, recibir chats y compartir archivos.

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La entrada ¿Centralita virtual con teléfonos, móviles o portátiles? se publicó primero en Enreach ES.