Com seleccionar la millor centraleta virtual

Cada vegada són més les petites, mitjanes i grans empreses que opten per una centraleta virtual com la solució òptima per a la seva telefonia corporativa, per la flexibilitat i l’enorme estalvi de temps i costos que ofereixen. No obstant, no tots els models de centraleta virtual ofereixen les mateixes garanties ni s’adapten de la mateixa manera a les necessitats particulars de cada empresa.

Aquests són els 7 principals criteris que s’han de tenir en compte a l’hora de comparar i seleccionar la millor centraleta virtual per a una empresa:

1. Funcionalitats avançades

Una centraleta avançada ha d’incloure funcionalitats d’alt valor afegit, des de sistemes d’enrutament intel·ligent que recondueixi cada trucada entrant al millor destí possible en base a diferents criteris (geogràfic, data i hora, i origen de la trucada) fins a assistents virtuals amb reconeixement de veu que puguin fer de recepcionistes. Ambdues funcionalitats avançades suposen un molt elevat grau d’optimització de recursos, tant a nivell de temps com econòmics, que puguin ser orientats cap a tasques que aportin un major valor a l’empresa. 

2. Enfocament mòbil o ‘sempre connectat’

Recents estudis asseguren que la mobilitat afavoreix la satisfacció, el compromís i la productivitat dels empleats. La millor centraleta virtual ha d’aportar solucions enfocades a facilitar aquesta mobilitat laboral, tant a través de solucions BYOD (Bring Your Own Device), facilitant als empleats fer ús dels seus propis dispositius (ordinador, smartphone o tauleta) dins dels seus espais de treball, com mitjançant la integració de tecnologies com WebRTC (Web Real-Time Communication), que converteixen el navegador d’un ordinador portàtil o tauleta en un telèfon digital avançat i totalment integrat en el sistema. Ambdues solucions permeten al treballador fer ús de la seva extensió telefònica estiguin on estiguin, amb total seguretat i sense assumir costos addicional.

3. Eines d’anàlisi

La millor centraleta virtual haurà d’integrar mòduls que facilitin el ràpid i complet anàlisi de tota la seva activitat (despesa i nombre de trucades per línia, per ubicació, per extensió), en qualsevol moment i sense esperes, proporcionant una informació de gran valor per al control pressupostari i per a l’optimització de recursos.

4. Facilitat d’ús

O el que és el mateix, que la centraleta resulti senzilla d’utilitzar a través d’una interfície intuïtiva i adaptada a la infraestructura de l’empresa. Això, al mateix temps, permetrà que no sigui necessària la intervenció de tercers ni per a la seva configuració inicial, ni tampoc per agregar noves funciones i/o capacitats, fet que redunda en un estalvi de temps i de diners.

5. Integració

El sistema de comunicacions de l’empresa ha de ser capaç d’entendre’s a la perfecció amb la resta de solucions tecnològiques implantades a l’empresa tals com Contact Centers, CRMs o ERPs, tot això gràcies a les APIs per a integradors o mitjançant serveis personalitzats oferits pel propi proveïdor.

6. Qualitat i seguretat de la telefonia IP

Les trucades de telefonia IP, al anar transportades generalment sobre Internet, requereixen de mecanismes que assegurin la privacitat de les comunicacions. Actualment existeixen mètodes d’encriptat que ofereixen un elevat nivell de seguretat. Aquests mecanismes, amb origen en el món web, tenen com a objectiu fer que, en cas d’accés no desitjat a les comunicaciones no es pugui conèixer el seu contingut: ni saber qui truca a qui ni escoltar l’àudio de les trucades. Resulta fonamental seleccionat un proveïdor capaç d’oferir encriptació de trucades com a garantia de protecció.

7. Garanties del proveïdor

Les garanties oferides pel proveïdor de la centraleta són tan o més importants que les seves pròpies funcionalitats, ja que al tractar-se d’un sistema estructural, una empresa acaba casant-se amb un proveïdor de telecomunicacions. Si el proveïdor de la centraleta virtual és un operador de telecomunicacions autoritzat per la CNMC (Comissió Nacional dels Mercats i la Competència) i no un revenedor de telefonia, podrà assegurar la millor garantia del seu servei i suport, i oferir per contracte un SLA (Service Legal Agreement) igual o superior al 99.9%.