Com serà l’oficina del futur?

Enrere estan quedant la rigidesa i immobilitat de l’escriptori, la cadira i l’ordinador de sobretaula; l’oficina del futur ja està aquí, és una oficina mòbil, flexible, que està allà on estàs tu. El 2020, la meitat de la força de treball mundial serà remota, fet que serà possible gràcies a la integració de les noves tecnologies a les empreses.

La proliferació de dispositius mòbils o les solucions de comunicació en el núvol permeten als empleats estar always on, i accedir en qualsevol lloc i en qualsevol moment a les aplicacions que precisen per treballar. L’oficina del futur ja és una realitat creixent, i avui veurem com la tecnologia està facilitant aquesta gran transformació digital tant per a treballadors com per a organitzacions.

Mobilitat i teletreball

L’oficina s’està adaptant a les noves maneres de treballar tan naturals per als millenials, aquesta generació de persones que prop dels trenta anys i que han crescut al mateix ritme de les noves tecnologies i la mobilitat, integrant-les de ple en el seu dia a dia. Tot s’ha transformat en l’oficina del futur que ja és una realitat. Els antics despatxos plens de llocs de treball fixes i rígids horaris han deixat pas a conceptes com la mobilitat, el teletreball, la flexibilitat d’horaris o el treball col·laboratiu. I tot això ha donat lloc a l’Oficina 3.0. Ara el treballador no va a l’oficina, és l’oficina la que l’acompanya, cosa possible gràcies a la introducció de les noves tecnologies a les organitzacions: un smartphone o una tauleta, unes quantes apps i un proveïdor de serveis de comunicació en el núvol són suficients perquè els empleats puguin accedir a la informació de l’empresa, realitzar i rebre trucades de feina, mantenir videoconferències, participar en projectes col·laboratius en temps real i, en definitva, portar a terme totes i cadascuna de les seves tasques sense importar el lloc on es trobin, sense carregar amb diversos dispositius, i respectant les seves jornades laborals.

A l’Oficina 3.0 el treballador no va a l’oficina, és l’oficina la que va al treballador gràcies a les noves tecnologies als serveis de comunicació en el núvol“.

Però també els propis espais físics de l’oficina s’han vist alterats, predominant ara els lloc de menys tamany, amb espais més informals i oberts, especialment pensats per afavorir la creativitat i el contacte personal, i tot això sense oblidar els racons de relax. L’Oficina 3.0 és un lloc agradable, que afavoreix la comunicació, la interacció, que resulta molt més productiva i on el treballador desitja quedar-se.

Flexiworking

Si parlem de l’oficina del futur, de l’Oficina 3.0, i de com la tecnologia l’afavoreix i fa possible, no podem obviar un concepte clau: flexiworking. Tal i com es dedueix d’aquest anglicisme, flexiworking no és un altra cosa que horaris de feina flexibles que, combinats amb el teletreball, permeten i afavoreixen no només conciliar la vida personal i laboral del treballadors, sinó també incrementar la seva productivitat. El flexiworking és una tendència a l’alça, íntimament vinculada a BYOD.

Al Regne Unit, el 95% de les empreses ja han implantat aquesta filosofia mentre que a Alemanya ascendeix al 30%; a Espanya ha arribat més tard però ja està present en el 13% de les empreses. L’objectiu final no és un altre que incrementar la satisfacció del treballador i amb això, el seu compromís amb l’empresa i, en conseqüència, el seu rendiment, de tal forma que la flexibilitat laboral s’ha confirmat com un factor d’enorme importància i incidència en l’increment de la productivitat.

Tecnologies i eines per a la mobilitat i la flexibilitat laboral

El treballador ara és més mòbil que mai i els sistemes informàtics i de comunicacions de les empreses necessiten adaptar-se a aquesta nova realitat amb estratègies flexibles com la implantació de solucions cloud, programes BYOD, el desplegament de tecnologies de comunicacions per Internet, o l’aposta per les eines de col·laboració remota.

Portar els sistemes i les comunicacions al núvol

El Cloud Computing és doncs el gran impulsor de la mobilitat empresarial, la clau que permet als treballadors d’una empresa portar a terme les seves tasques sense necessitat d’estar presents a l’oficina física, gràcies a solucions i aplicacions accessibles des de qualsevol lloc i des de qualsevol dispositiu, perquè la informació i els serveis necessaris per això ja no es troben en un racó del despatx, sinó en el núvol.

El Cloud Computing és el gran impulsor de la mobilitat empresarial gràcies a solucions com el BYOD o el BizPhone, ja que la informació i els serveis necessaris per això ja no es troben en un racó del despatx, sinó en el núvol”.

Així, donats els seus importants beneficis, la digitalització cloud és ja una realitat imperant en més de la meitat dels negocis actuals, estimant-se que pel 2019, el 89% de les empreses hauran migrat algun dels seus sistemes al núvol, i una de cada quatre haurà mogut les seves centraletes o sistemes de telefonia al núvol.

Implantació de programes BYOD

Literalment BYOD significa “”Bring Your Own Device””, és a dir, porta el teu propi dispositiu, permetent al treballador usar el seu propi telèfon mòbil per a tasques de feina de manera eficaç i segura. Un bon exemple són els serveis de telefonia al núvol com BizPhone que, a través d’una aplicació, facilita que el treballador pugui disposar de la seva extensió telefònica de la centraleta corporativa en el seu dispositiu mòbil, mantenint la privacitat del seu número personal, i sense assumir el cost de les trucades professionals. D’aquesta forma, les trucades professionals mai es perden, i el treballador no necessita portar dos dispositius a la butxaca.

Noves tecnologies de comunicació per Internet

Una altra opció és l’ús de tecnologies o protocols de comunicació per Internet com WebRTC o “Web Real-Time Communication”, capaç de transformar el navegador d’una tauleta o ordinador d’un treballador en un complet telèfon perfectament integrat amb el sistema. L’extensió de la centraleta corporativa està integrada, en aquest cas, en el propi navegador del dispositiu portàtil, portant la mobilitat i l’eficiència a la seva màxima expressió.

Eines de col·laboració remota

Si l’Oficina 3.0, tal i com mencionàvem abans, està orientada a fomentar la interacció i el treball col·laboratiu entre els treballadors, quan la distància els separa, la tecnologia els aproxima. És el cas de la teleconferència, una eina que permet la comunicació d’àudio i/o vídeo entre dos o més persones geogràficament separades, i que a la seva vegada té altres serveis de gran utilitat per al treball col·laboratiu remot com la possibilitat de compartir pantalla.

Avantatges per a empreses i empleats

Les solucions que afavoreixen la mobilitat a l’empresa ofereixen avantatges en estalvi de costos i inversions per a les organitzacions. A més, des de la perspectiva del treballador, està demostrat que aquest es sent més satisfet a l’empresa, s’incrementa el seu compromís i rendiment i, finalment, eleva notablement la seva productivitat. Un recent informe elaborat per The Economist, conclou que aquelles empreses vistes pels seus treballadors com a pioneres en la implantació de tecnologia mòbil, han vist un augment dels seus empleats en un 16%.