Quatre passos per reinventar el treball i les oficines amb la COVID-19

La pandèmia causada per la COVID-19 ha forçat l’adopció de noves formes de treball. Les organitzacions han de reimaginar el seu treball i el paper de les oficines en la creació de llocs de feina i vides segures, productives i agradables pels empleats.

El coronavirus ha portat molts reptes en l’àmbit empresarial. Moltes organitzacions de tot el món han aprofitat l’ocasió, actuant ràpidament per protegir als empleats i migrar a una nova forma de treball: el teletreball.

Les empreses líders estan pensant sobre com s’ha de fer la feina i quin és el paper de l’oficina a partir d’ara. No existeix una solució única per a tots. La resposta, diferent per a cada organització, es basarà en quin talent es necessita, quins rols són els més importants, quanta col·laboració és necessària per a l’excel·lència i on es troben les oficines avui en dia, entre d’altres factors.

Fins i tot dins d’una organització, la resposta podria ser diferent depenent de la ubicació, negoci i funcions, pel que l’exercici de determinar què es necessitarà en el futur ha de ser un treball en equip. Poden sorgir decisions difícils i un líder ha d’estar capacitat per impulsar l’esforç a través de les funcions individuals i les empreses. El canvi també requerirà habilitats excepcionals de gestió del canvi i pilars basats en com evoluciona el treball remot al llarg del temps.

Quatre passos per reinventar el treball i les oficines amb la COVID-19

1) Reconstruir com es fa la feina

Les empreses s’han adaptat a la nova situació per seguir col·laborant i garantir que els processos més importants puguin dur-se a terme de forma remota. Per això, les organitzacions han d’identificar els processos més importants per a cada negoci, ubicació i funció principals, i tornar a visualitzar-los, amb la participació dels empleats. Aquest esforç ha d’analitzar el desenvolupament professional (per exemple, estar físicament present a l’oficina al principi i treballar remotament després) i les diferents etapes dels projectes (com estar present a l’oficina per a la planificació inicial i treballar remotament per a l’execució).

Les empreses també han de reflexionar sobre els seus valors i cultura i sobre les interaccions i pràctiques que promouen aquesta cultura corporativa. Una organització que s’enfoca en desenvolupar talent, per exemple, hauria de continuar amb les formacions del personal en l’àmbit online.

Reimaginar i reconstruir processos i pràctiques servirà com a base d’un model operatiu millorat que aprofiti el millor del treball tant en persona com remot.

2) Decidir “persones per treballar” o “treballar per a persones”

En els últims anys, la competència pel talent ha estat més feroç que mai. A mesura que les organitzacions reconstrueixen com funcionen i identifiquen el que es pot fer de forma remota, poden prendre decisions sobre quins rols han d’exercir-se en persona i en quina mesura.

Aquests rols es poden reclassificar en segments d’empleats considerant el valor que el treball remot pot oferir:

• Treball totalment remot.
• Treball remot híbrid.
• Treball remot híbrid per excepció (si és necessari).
• Treball a l’oficina.

Pels rols en les dues primeres categories, la capacitació addicional és clau, però la cerca de talent pot ser més fàcil, ja que té menys restriccions geogràfiques. Aquest enfocament podria ser una bona proposta tant per a empreses com per a empleats.

3) Redissenyar l’oficina per donar suport a les prioritats de l’organització

Poques oficines han estat dissenyades intencionalment per donar suport a prioritats organitzacionals específiques. Encara que els espais de treball han canviat d’alguna manera durant l’última dècada, és possible que necessitin ser transformats per complet per a un món posterior a la COVID-19.

Per exemple, hauria el 80% de l’oficina estar dedicada a sales de col·laboració? Haurien les organitzacions demanar a tots els empleats que treballen en cubiculums, i rara vegada han d’assistir a reunions grupals, que teletreballin? Si es necessita espai d’oficina només per aquells que no poden teletreballar, estan els espais de treball a prop d’on els empleats viuen una millor solució?

A l’oficina del futur, la tecnologia exercirà un paper central al permetre que els empleats tornin als seus llocs de feina i exerceixin les seves funcions de manera segura abans que una vacuna estigui disponible. Les organitzacions hauran d’administrar quins empleats poden anar a l’oficina, quan poden ocupar els seus llocs, amb quina freqüència es neteja l’espai de treball, si el flux d’aire és suficient i si es mantenen el suficientment separats a mesura que es mouen per l’espai.

Per mantenir la productivitat, la col·laboració, l’aprenentatge i preservar la cultura corporativa, els límits entre estar físicament a l’oficina i fora de l’oficina han d’eliminar-se. La videoconferència sempre activa, els espais de col·laboració remots i en persona (com pissarres virtuals) i els models de treball canviaran ràpidament d’idees futuristes a pràctiques estàndard.

4) Canviar els llocs de treball de forma creativa

Serà necessari un enfocament transformador per reinventar les oficines. Les empreses hauran d’analitzar de nou quan i on es requereix espai i com fomentar els resultats desitjats per a la col·laboració, la productivitat, la cultura i l’experiència laboral. Aquest tipus d’enfocament també implicarà qüestionar on han d’ubicar-se les oficines. Algunes companyies les continuaran tenint a les grans ciutats, el que molts consideren essencial per atreure joves talents i crear un sentit de connexió i energia. D’altres poden abandonar la seu de la gran ciutat per campus suburbans.

En qualsevol cas, la propera transformació utilitzarà una cartera de solucions espacials: espai propi, arrendaments estàndard, arrendaments flexibles, espai flexible, espai de treball compartit i treball remot.

Aquests canvis poden no només millorar la forma en què es fa la feina, sinó també generar estalvi. En un món amb i posterior a la COVID-19, el potencial per reduir els costos immobiliaris podria ser significatiu. Amb el temps, algunes organitzacions podrien reduir aquests costos en un 30%. Aquells que canviïn a un modelo completament virtual gairebé podrien eliminar-los.

Ara és el moment

A mesura que empreses de tot el món experimenten amb la tornada dels empleats a les oficines, el lideratge ha d’actuar ara per garantir que quan tornin, els llocs de treball siguin productius i segurs.

Les organitzacions també han d’aprofitar aquest moment per trencar amb la inèrcia del passat prescindint d’antics hàbits i sistemes subòptims. Una tornada a les oficines ben planificada pot reinventar el seu rol i crear una millor experiència pel talent, millorar la col·laboració i la productivitat, i reduir els costos. En última instància, l’objectiu d’aquesta reinvenció serà el que les bones empreses sempre han volgut: un entorn segur on les persones puguin gaudir de la seva feina, col·laborar amb els seus col·legues i assolir els objectius de les seves organitzacions.