10 beneficis d’una Centraleta Virtual allotjada al núvol

Amb una centraleta virtual les empreses obtenen un sistema de telefonia avançat des del que poden controlar-ho tot: des d’afegir línies i número de telèfon a crear extensions pels treballadors, establir horaris i cues d’espera, reproduir música en espera, missatges de benvinguda i menú d’opcions, entre d’altres.

Cada treballador compta amb una extensió interna de la centraleta que li permet emetre i rebre trucades i marcació curta entre companys. I cada extensió ha d’estar connectada a Internet per tenir línia a través de la centraleta virtual allotjada al núvol. Així, les trucades es cursen a través de la connexió a Internet i es poden utilitzar mentre es teletreballa.

Existeixen excepcions quant a la connexió a Internet perquè també existeixen centraletes virtuals on els propis mòbils són les extensions i reben les trucades de la centraleta.

10 beneficis d’una Centraleta Virtual allotjada al núvol

1) Estalvi de costos

Una centraleta virtual allotjada al núvol implica no invertir diners en hardware sofisticat perquè tot el sistema telefònic està allotjat i administrat en un entorn cloud. Així, només es paga pels serveis que es necessiten, sense realitzar una inversió massiva en despeses de capital i coneixements tècnics necessaris per configurar el sistema.

Una centraleta virtual no es limita a una ubicació geogràfica, el que podria generar estalvis de trucades massius pels call center que gestionen un gran volum de trucades de llarga distància. Això vol dir que tota l’organització, independentment d’on es trobi al món, pot consolidar la seva infraestructura de comunicacions en un sol sistema, fent que les trucades d’una seu a una altra semblin trucades internes. La gran quantitat de plans de trucades que inclouen trucades il·limitades a números mòbils conduirà a una reducció significativa en el cost mig per trucada.

2) Estalvi de temps

Amb una centraleta al núvol, la configuració és ràpida i fàcil. La instal·lació sol ser instantània; implementada en una interfície gràfica d’usuari accessible a través de l’ordinador. Afegir línies telefòniques generalment només pren uns minuts (o clics) perquè tot està basat en software. També estalvia temps en el manteniment del servidor i les actualitzacions d’equips perquè el proveïdor de serveis té un equip d’experts dedicats que treballen 24/7/365 per garantir que no s’experimenti temps d’inactivitat.

3) Conservació del sistema telefònic existent

Per a les empreses que no desitgen interrompre la seva solució existent, però desitgen gaudir dels beneficis d’una centraleta virtual en una nova ciutat o seu, no significa cap problema perquè es pot integrar fàcilment amb qualsevol sistema heretat o dispositiu.

Si el sistema heretat es compatible amb SIP Trunks / VoIP, ni tan sols és necessari comprar cap hardware addicional. Una centraleta allotjada al núvol pot interactuar amb qualsevol infraestructura existent, el que li ofereix més flexibilitat sobre l’enrutament de trucades. Així mateix, es pot configurar per permetre que els usuaris d’ambdós sistemes es truquin entre si i per a què els usuaris de centraletes heretades realitzin trucades a través de rutes VoIP més econòmiques.

4) Flexibilitat

Una centraleta al núvol permet connectar-se des de qualsevol part del món utilitzant el seu telèfon VoIP, un telèfon intel·ligent amb software per VoIP o un ordinador. A més, els empleats poden escollir treballar des de casa o fins i tot a l’estranger en qualsevol moment amb el mateix número d’oficina emprant el seu dispositiu preferit. Es poden canviar les trucades de l’oficina des del telèfon d’escriptori al SoftPhone i contestar trucades en trànsit. El poder de la flexibilitat també pot millorar l’accessibilitat als clients, el que vol dir que pot connectar números virtuals o gratuïts fàcilment a la centraleta virtual i rebre la trucada des de qualsevol lloc.

5) Funcions avançades

Amb una centraleta al núvol és possible tenir accés a totes les funcions disponibles del proveïdor de serveis sense cost addicional. És a dir, característiques com control de trucades, menú de veu (IVR) o gravació de trucades, entre d’altres, que solen estar disponibles en un portal web, que s’actualitza constantment a mida que s’agreguen noves funcions i s’actualitzen les existents.

6) Trucades de veu d’alta qualitat

Amb esquemes millorats de qualitat de servei (QoS, en les seves sigles en anglès) la comunicació de veu a través d’Internet ha millorat enormement. Abans de l’inici del servei de VoIP, el proveïdor de serveis pot realitzar diverses proves per mesurar la qualitat de la seva connexió i recomanar la millor solució de VoIP en funció de la ubicació. Una centraleta virtual ofereix trucades d’alta qualitat a través d’Internet amb priorització de veu.

7) Escalabilitat

Els negocis creixen i es contrauen tot el temps. Durant els períodes de creixement o contracció, és necessari disposar d’un sistema que pugui escalar cap amunt o cap avall en proporció dels requisits i necessitats de les empreses. Amb una centraleta virtual es poden reservar recursos i pre-assignar espai per a futures expansions. Els sistemes allotjats al núvol poden escalar fàcilment per complir amb la seva capacitat d’ús a mida que la seva demanda augmenta o disminueix. A més, les empreses estacionals poden aprofitar l’escalabilitat d’una centraleta al núvol al posar en servei noves línies just abans d’un event important i anul·lar-les immediatament després que finalitzi.

8) Major redundància i recuperació de dades davant de situacions imprevistes

La confiabilitat és una preocupació important per a les organitzacions que busquen canviar a sistemes allotjats al núvol. La centraleta allotjada al núvol depèn d’Internet i generalment és administrada pel proveïdor de serveis. Aquests solen tenir una infraestructura altament redundant amb recursos i servidors dedicats a diferents ciutats que interactuen amb múltiples proveïdors de trànsit a tot el món. La commutació per error és automàtica i es basa en software, el que vol dir que, per exemple, en cas d’un desastre natural, els servidors es poden activar en segons.

9) Seguiment i anàlisi d’informes en temps real

Els sistemes VOIP allotjats al núvol ofereixen accés a estadístiques en temps real i monitoreig de totes les activitats a la centraleta virtual, incloses les trucades en curs o perdudes, agents actius o disponibles, tarifes de trucades, etc. Com a supervisor d’un call center, pot analitzar als empleats per rendiment, veure gravacions de trucades instantànies i prendre millors decisions a través de les diverses eines d’informes de centraleta. L’eina d’informes no només recopila dades, sinó que també organitza i presenta la informació mitjançant eines estadístiques com la mitjana, el gràfic circular, els gràfics de barres i d’altres gràfics que faciliten la comprensió de l’anàlisi d’ús.

10) Seguretat

Les solucions de centraletes virtuals allotjades al núvol són més segures que les internes. Als sistemes VoIP, la seguretat de la solució és responsabilitat del proveïdor de serveis, el que vol dir que aquest gestiona totes les actualitzacions de software, firewall i seguretat. A més, compta amb un equip dedicat de professionals altament especialitzats que treballen per assegurar-se que el servei de VoIP sigui completament segur i estigui protegit.