7 aspectes a tenir en compte per escollir una centraleta virtual

Les centraletes virtuals s’han convertit en la millor alternativa per gestionar les trucades telefòniques de les empreses de forma professional, ja que no només suposen un estalvi, sinó que també permeten oferir als clients un servei personalitzat 24/7/365, millorar l’eficiència dels empleats i la comunicació entre les diverses seus d’una companyia.

La fórmula més senzilla per dotar al nostre negoci d’una centraleta de trucades és apostar per una modalitat com a servei, també conegudes com a centraletes virtuals. Una centraleta virtual és un software digital que es troba ubicat en servidors en el núvol i es gestiona des d’interfícies web. Aquesta ‘virtualització’ obre la porta a models de contractació de pagament per ús, donat que la centraleta ja no és un equipament que es compra, sinó un servei que s’usa.

No cal ser una gran corporació per necessitar una centraleta virtual, sinó que és una solució idònia per a qualsevol empresa que vulgui personalitzar l’atenció que presta als seus clients: incorporant missatges de benvinguda i de disculpa per no poder atendre’l, un fil musical mentre els clients esperen, gravació de trucades, bústies de veu perquè deixin un missatge i desviar les trucades del fix al mòbil quan els empleats estiguin fora de l’oficina.

Quins aspectes s’han de valorar per escollir una centraleta virtual?

Les empreses han de tenir en compte 7 aspectes principals a l’hora de comparar i seleccionar la millor centraleta virtual per a una empresa:

1.- Funcionalitats avançades: Una centraleta virtual ha d’incloure funcionalitat d’alt valor afegit, des de sistemes d’enrutament intel·ligent per reconduir les trucades entrants al millor destí possible segons el criteri geogràfic, data i hora o origen de la trucada, fins assistents virtuals amb reconeixement de veu que actuïn com a ‘recepcionistes’.

2.- Enfoc mòbil: La millor centraleta virtual ha d’aportar solucions enfocades a facilitar la mobilitat laboral, tant mitjançant solucions BYOD (Bring Your Own Device) com a través de la integració de tecnologies com WebRTC (Web Real-Time Communication). Ambdues solucions permeten als empleats fer ús de la seva extensió telefònica estiguin on estiguin, amb total seguretat i sense costos addicionals.

3.- Eines d’anàlisi: Una centraleta virtual haurà d’integrar mòduls per facilitar l’anàlisi de tota la seva activitat (despesa i nombre de trucades per línia, ubicació, per extensió, etc.), en qualsevol moment i sense esperes, oferint una informació valuosa en termes d’estalvi i optimització de recursos.

4.- Facilitat d’ús: Una centraleta virtual ha de ser senzilla de gestionar gràcies a una interfície intuïtiva i adaptada a la infraestructura de l’empresa. D’aquesta manera, no serà necessària la intervenció de tercers ni per a la seva configuració inicial ni per afegir noves funcions i/o capacitats.

5.- Capacitat d’integració: El sistema de comunicacions de l’empresa ha de ser capaç d’integrar-se amb altres solucions tecnològiques com Contact Centers, CRMs o ERPs gràcies a les APIs per integradors o mitjançant serveis personalitzats oferts pel propi proveïdor. 

6- Qualitat i seguretat de la telefonia IP: Les trucades de telefonia IP, basades en Internet, requereixen de mecanismes que assegurin la privacitat de les comunicacions. Avui en dia existeixen mètodes d’encriptat que ofereixin un elevat nivell de seguretat. Per això, resulta fonamental seleccionar un proveïdor capaç d’oferir encriptat de trucades com a garantia de protecció de les trucades i les dades.

7.- Garanties del proveïdor: Les garanties ofertes pel proveïdor d’una centraleta virtual són tan importants com les seves funcionalitats. Si el proveïdor de la centraleta és un operador de telecomunicacions autoritzat per la CNMC i no un revenedor de telefonia, podrà assegurar millor la garantia del seu servei i suport, i oferir per contracte un SLA (Service Level Agreement) igual o superior al 99,9%.

En definitiva, els avantatges oferts per una centraleta virtual per a la gestió de trucades de forma professional a les empreses inclouen l’optimització de recursos, la reducció de costos, l’increment de la productivitat o l’augment de la qualitat en les relacions amb el client. Per això, és convenient realitzar un rigorós procés de selecció per escollir la centraleta virtual que millor s’adeqüi a les necessitats d’una empresa.