La telefonia de les oficines del futur: més serveis, menys costos

Com seran les oficines del futur és una qüestió que moltes empreses es plantegen, sobretot degut a les innumerables tendències que vénen de la mà de la transformació digital com són la mobilitat (BYOD i CYOD) i el teletreball, la intel·ligència artificial, les comunicacions al núvol, les eines de treball col·laboratiu o el Big Data.

Actualment, estem acostumats a arribar al nostre lloc de feina i trobar-nos telèfons de sobretaula que ens acompanyen al llarg de tota la nostra jornada laboral. Però, és possible un futur en què les oficines no tinguin telèfons tal i com els coneixem avui dia? Aquesta imatge tan quotidiana pot canviar molt abans del que pensen gràcies a sistemes de telefonia en el núvol com les centraletes virtuals.

De fet, les centraletes virtuals ja estan canviant l’arquitectura de moltes oficines a països de tot el món. A Espanya, per exemple, el 91% de les empreses opten per implantar aquest tipus de solucions, tal i com indica l’informe “La Situació Actual del Software de Centraletes” elaborat per SoftDoit. Gràcies a aquestes, en un futur proper, s’imposarà la virtualització i els equips de comunicacions a les empreses es reduiran a aplicacions web (un tauler de control) des de les quals es podran gestionar les centraletes, i a terminals webphone o softphone integrats als smartphones o navegadors dels dispositius que estiguin usant els professionals en cada moment.

És l’evolució de les comunicacions tradicionals basades en equips cars i models comercials rígids, cap a un model de comunicacions com a servei, basat en la simplicitat, flexibilitat i eficiència del núvol.

Serveis, eficiència i reducció de costos

Els serveis de telefonia al núvol com les centraletes virtuals generen importants estalvis de costos per múltiples vies.

En primer lloc, les aplicacions ‘cloud’ no requereixen d’inversions en equips o terminals telefònics, ni en llicències de software. Simplement es contracten, s’activen i es configuren còmodament des d’una interfície online. A més, només es paguen les extensions que s’usen en cada moment, puguent afegir o treure noves extensions en temps real i amb total llibertat.

En segon lloc, no és necessari assumir costos de manteniment tècnic ni de reparacions ja que les aplicacions en el núvol mai queden obsoletes ni s’espatllen. És un servei disponible 24/7 sempre actualitzat a l’última versió.

Finalment, la simplicitat en la gestió online de totes les funcionalitats permet estalviar temps de gestió, i alliberar-se de la necessitat de contractar tècnics especialitzats.

Optimització de recursos amb recepcionistes virtuals

La implantació d’una centraleta virtual també permet optimitzar els recursos, donat que una de les seves múltiples funcionalitats avançades és el servei d’IVR (Interactive Voice Response), o el que és el mateix, un recepcionista virtual per a l’empresa.

L’IVR agilitza la recepció i gestió de les trucades, evitant els colls d’ampolla a l’entrada de trucades. Per a les organitzacions, poder distribuir de forma lògica les trucades en els diferents departaments sense necessitat de tenir una persona dedicada a això i que pugui encarregar-se de tasques de valor afegit té un gran valor, no només a nivell d’eficiència, sinó també d’estalvi de costos.

Estalvis en mobilitat, terminals i trucades internacionals

La mobilitat dels treballadors en l’àmbit empresarial és actualment una realitat imparable i inevitable. Per això és important que puguin estar sempre connectats a la seva extensió allà on estiguin, en qualsevol moment i sense costos afegits. Ja sigui des del seu ordinador, portàtil, tauleta o dispositiu mòbil.

Aplicacions com BizPhone o Webphone permeten als empleats connectar-se a la seva extensió de la centraleta virtual de l’empresa des del dispositiu que tinguin més a mà en cada moment. Aquestes eines suposen un gran estalvi de costos en trucades, segons el tipus de connexió de dades contractada, utilitzant telefonia tradicional o telefonia IP.

En el cas dels smartphones, els treballadors poden instal·lar un softphone com BizPhone per portar la seva extensió corporativa al seu mòbil. En el cas dels ordinadors, portàtils o tauletes, els empleats poden rebre i emetre trucades des d’un navegador gràcies a la tecnologia WebRTC, a través de Webphone. Ambdues solucions permeten trucar a qualsevol punt del planeta usant l’extensió de la centraleta des de qualsevol dispositiu, des de qualsevol lloc, i aprofitant la connexió a Internet. Sense preocupacions de roaming ni tarifes internacionals.

Les oficines sense telèfons de sobretaula, amb centraletes virtuals i sistemes de comunicacions al núvol, amb les extensions integrades als navegadors de cada dispositiu mòbil, i amb models comercials flexibles de pagament per ús, no són ciència ficció. El futur de les comunicacions ‘cloud’ és avui, i milers d’empreses de tot el món ja han migrat a l’estalvi, la simplicitat i flexibilitat de les comunicacions com a servei.