Optimització de costos: el repte dels negocis digitals

En l’era dels negocis digitals, l’optimització de costos no ha de ser sinònim de “reducció de costos”, ni actuar a posteriori a una situació econòmica complicada com l’actual, si no servir com a mesura preventiva que, a més, inclou la creació d’oportunitats digitals capaços de generar ingressos.

Optimitzar costos, una estratègia de valor

La retallada en despeses o la reducció de costos en tecnologies de la informació és la primera idea que ve a la ment quan es planteja una “optimització de costos”. No obstant això, això és degut al fet que, sovint, només es planteja quan la situació exigeix retallar el pressupost, limitant així la capacitat per crear oportunitats de generació d’ingressos just quan és probable que més es necessiten. En contraposició, quan una estratègia d’aquest tipus és dissenyada i implementada a priori de situacions adverses, l’activitat del negoci en qüestió es presenta més eficaç des del punt de vista operatiu, i l’empresa es troba en condicions més favorables per fer front a un panorama inestable.  

Quan la situació econòmica mostra símptomes d’estancament o recessió, “simplement retallar el pressupost de TI i esperar que l’entorn econòmic sigui més favorable per a realitzar inversions digitals”, no és una opció vàlida per a les organitzacions que volen seguir sent competitives, afirma l’ vicepresidenta administrativa de Gartner, Barbara Gomolski.

Per sort, l’última crisi econòmica i financera, que encara persisteix, ha permès aprendre d’això a molts líders de TI de grans companyies, però no a tots.  

El repte del 4%

Curiosament, i encara que sol ser una de les primeres àrees a les quals s’intervé en època de retallades, “els costos de TI representen només una petita fracció, el 4%, dels costos de les empreses”.

L’optimització de costos ha d’anar més enllà dels mers retallades, incloent estratègies que augmentin la iniciativa de l’empresa. Segons Kurt Potter, vicepresident i un dels principals analistes de Gartner, l’estratègia d’optimització de costos ha de ser integral i incloure tres tipus d’activitats:

1. Reduir els costos en TI augmentant al màxim el valor de negoci.
2. Optimitzar els costos d’activitat, és a dir, digitalitzar i optimitzar els processos per incrementar la productivitat.
3. Augmentar i consolidar la presència a l’era digital mitjançant la digitalització de dades, informacions, processos, actius físics.

Des dels inicis de l’actual recessió, molts líders de TI no han estat aliens a la necessitat d’optimització de costos i han “espremut” en excés la capacitat de les tecnologies de la informació i reduït els seus pressupostos sota mínims. Però el repte que ara es planteja és que aquests líders de TI necessiten ser proactius per ajudar a la resta de l’organització a optimitzar i reduir els costos, per exemple, estenent les solucions tecnològiques a altres àrees de la companyia per tal d’operar de manera més eficient.

En conclusió, el major ús de les tecnologies de la informació, ha de centrar-se en facilitar que els negocis funcionin de la forma més eficient possible, en lloc de centrar-se simplement en com ajustar el pressupost.