Per què les PIMES necessiten una solució de col·laboració i UC de “nivell empresarial” a llarg termini?

S’ha de felicitar a les empreses de tot el món per la rapidesa amb què han aconseguit que els seus empleats treballin de forma remota, en un període de temps increïblement curt. Les solucions UC i de col·laboració han facilitat el teletreball i han ajudat a les organitzacions a adaptar-se ràpidament a aquesta nova situació.

Tanmateix, sembla que el tancament en la majoria dels països continuarà en major o menor mesura durant alguns mesos. A més, organitzacions de tot tipus s’estan adonant que el treball remot no només és possible per a un gran nombre de persones, sinó que també pot reduir la necessitat d’espai d’oficina, aplanar el camí cap a mètodes de treball més flexibles i, per tant, canviar la naturalesa del lloc de treball per sempre.

Llavors, després de dur a terme una “solució ràpida” inicial, les empreses han d’analitzar si el que tenen en el seu lloc serà adequat pel seu propòsit en els propers mesos i anys. L’adopció d’aplicacions que són excel·lents pels consumidors pot haver resolt un problema immediat, però no proporciona la integració completa amb les aplicacions comercials necessàries per garantir una replicació eficient dels processos de treball, les comunicacions i la col·laboració. A més a més, les empreses han de tenir solucions que ofereixin els nivells necessaris de seguretat i privacitat. Això és més important que mai, donat que molts empleats treballen des de casa.

Les organitzacions necessiten solucions de col·laboració i comunicacions unificades de “nivell empresarial”. Existeix una gran oportunitat per a què la comunitat de canals a Europa les ajudi a navegar a través de totes les opcions que s’ofereixen i a trobar les respostes que millor s’adaptin a cada situació. Aquests són alguns problemes a tenir en compte al buscar una solució de col·laboració i UC sòlida, segura i flexible:

1) Emmagatzematge de dades i privacitat

El processament de dades personals de ciutadans i residents de la UE sempre ha de complir amb el GDPR (Reglament General de Protecció de Dades). Quan es tracta d’empreses ubicades dins de la UE, el compliment del GDPR es fa cada cop més evident i és el que hauria d’esperar-se d’una organització. A més, amb les autoritats locals de protecció de dades a tots els països de la UE utilitzant els seus poders per fer complir el GDPR a les empreses, posant multes massives per violacions, això és ara quelcom que una empresa a la UE simplement no pot ignorar.

Quan el processament es realitza fora de l’Espai Econòmic Europeu (EEE), no sempre es pot esperar el compliment del GDPR. Pel contrari, als mitjans veiem tot tipus d’erros amb respecte a la protecció de dades, drets i llibertats dels usuaris per part de companyies tecnològiques fora de la UE.

A més, el GDPR té algunes regles molt específiques que prohibeixen el processament de dades fora de l’EEE, a no ser que es compleixin certes condicions.

Aquesta és la raó per la qual moltes companyies estan optant per solucions de UC i de col·laboració que només emmagatzemen dades dins de l’EEE, per a què es sentin més segures que les seves dades estan en bones mans. Dit això, fins i tot amb proveïdors europeus de solucions de UC i col·laboració, és necessari preguntar-los sobre les seves polítiques de compliment de GDPR, només per estar segurs. Han de buscar-se aspectes com el xifratge de dades, altament recomanat pel GDPR, que és una de les mesures que es poden usar per mitigar el risc d’exposició a pirates informàtics i la venda de dades a tercers.

2) L’ajustament adequat

Una solució de UC i col·laboració no hauria d’imposar una nova forma de treballar en les persones, particularment ara quan la continuïtat del lloc de treball en un entorn virtual és tan important per a la productivitat i la moral dels empleats. Les API obertes haurien de permetre a les empreses integrar una varietat de videoconferències i altres eines, ja que les necessitats variaran segons el tipus i la mida de l’organització. D’altres factors a considerar poden incloure: facilitat d’ús, com solucions que no requereixen que els participants descarreguin software per participar en una reunió, o l’elecció de diferents models d’implementació (a les instal·lacions, al núvol públic i privat).

3) Integració

Els usuaris també haurien de poder connectar-se fàcilment a les seves aplicacions corporatives existents, per proporcionar una experiència perfecta als clients. Això ajudarà a evitar el risc de tenir aplicacions aïllades, el que generalment passa quan les empreses han pres decisions ràpides emprant eines de qualitat pel consumidor, que afectaran a la productivitat empresarial. Han de buscar-se solucions de UC i eines de col·laboració que s’integrin a la perfecció amb directoris de contactes i accés a la informació de l’empresa mitjançant les quals els col·legues de feina puguin veure quan n’hi ha d’altres disponibles, ja sigui per iniciar una trucada d’àudio o vídeo en temps real, o per sol·licitar una devolució de trucada. Algunes organitzacions també es beneficiaran de la integració amb solucions més específiques, com call centers i paquets de CRM.

4) No perdre de vista la FMC (convergència mòbil fixa)

Amb tanta gent treballant des de casa, seria fàcil pensar que dependran menys de la mobilitat, però segons les nostres pròpies dades, està passant el contrari. Nens que interrompen una trucada de videoconferència important? És molt més fàcil traslladar-se a una altra habitació amb un telèfon mòbil que amb un laptop. La convergència mòbil fixa (mobile first) també pot tenir una integració completa amb les aplicacions empresarials.

5) Coneixement local

Importa en un món virtual que les solucions de UC i col·laboració es puguin implementar des de qualsevol lloc? Comprendre les necessitats d’un país en particular, per exemple, les regulacions, amb comunitats de canals que poden donar suport als seus clients comercials de manera remota, podria dir-se que és més important que mai. A més, si hi ha algun equip físic que hagi d’enviar-se a un client, llavors és molt més fàcil i ràpid en aquests temps actuals si es duu a terme dins del mateix continent. En aquest sentit, veurem un creixement continu dels MSP (proveïdors de serveis gestionats) que ofereixen una àmplia gamma de serveis remots als seus clients.

6) Flexibilitat

El nou joc està donant als usuaris control sobre el que compren i per quant de temps. Enrere van quedar els dies de tancar als clients en contractes rígids: les solucions tecnològiques d’avui han de mantenir-se o caure en funció de la seva qualitat. Els clients satisfets són iguals als clients lleials, pel que oferir un servei flexible basat en subscripció és el futur.

7) Llibertat

A més, en aquest moment, el canal i els seus clients tenen l’oportunitat de provar les solucions de UC i col·laboració de grau empresarial sense cap cost amb molts proveïdors, alliberant alguns dels seus productes per un temps. Per exemple, Enreach Meetings és gratuït fins al setembre i l’ofereixen les nostres empreses i socis locals en diferents mercats.

Aquests són temps de canvis ràpids i turbulents per a tots, però una cosa sembla segura: les solucions de UC i col·laboració tindran un paper més important en el lloc de treball. Europa és l’origen d’algunes de les millors tecnologies, comunitats de canals i experiència de l’usuari final de la indústria: aprofite-m’ho al màxim, per a benefici de tots.

Stijn Nijhuis, CEO de Enreach