Tot el que necessites sabes abans de contractar una centraleta virtual

La centraleta virtual és un sistema de comunicació avançat que fa ús de la tecnologia IP facilitant així que un variat nombre de llocs telefònics puguin emetre i rebre trucades.

Una centraleta és virtual quan, en lloc de ser un equipament físic que es compri i instal·li en una oficina, aquesta és un software digital que es troba ubicat en servidors al núvol (cloud) i es gestiona des de interfícies web. Aquesta virtualització obre la porta a models de contractació de pagament per ús, donat que la centraleta ja no és un equip que es compra, sinó un servei que s’usa.   

Avantatges de la centraleta virtual

Cada dia són més les empreses de diferent mida i volum de negoci que canvien les seves antigues centraletes físiques per centraletes virtuals, ja que aporta múltiples avantatges:

1. Ràpida instal·lació i configuració, doncs no precisa de cablejat, ni contractació de les tradicionals línies de telefonia ni tampoc costosos equipaments.
2. Triple reducció de costos: d’instal·lació, per l’esmentat en el punt anterior, de manteniment, perquè del bon funcionament de les comunicacions en el núvol s’encarrega l’empresa proveïdora, i de consum, perquè la factura telefònica es veurà reduïda fins un 80% i, a més, les trucades internes són gratuïtes, fins i tot si les seus es troben en diferents ubicacions geogràfiques.
3. Escalabilitat i flexibilitat. Amb una centraleta virtual, es pot ampliar i reduir el nombre d’extensions fàcilment, adaptant-se d’aquesta manera a les necessitats específiques de cada moment.
4. Sempre actualitzada: els sistemes en el núvol estan sempre actualitzats a l’última versió o incorporen noves funcionalitats desenvolupades pel proveïdor, sense necessitat de realitzar aturades en el servei ni necessitar un instal·lador especialista per actualitzar el software.

Característiques clau d’una centraleta virtual

El mercat actual ofereix una àmplia varietat de centraletes virtuals de tal manera que l’elecció d’una o d’altra ha de passar necessàriament per un exhaustiu procés comparatiu en el qual s’han d’examinar els següents elements:

1. Presenta una interfície intuïtiva i de fàcil ús que agilitzi els processos i minimitzi els errors?
2. Inclou funcionalitats avançades com enrutament intel·ligent o recepcionistes virtuals? 
3. Facilita la mobilitat laboral a través de solucions BYOD (“Bring Your Own Device”)?
4. Integra eines que facilitin una anàlisi completa, ràpida i en qualsevol moment de tota la seva activitat?
5. S’integra i entén a la perfecció amb la resta de solucions tecnològiques ja implementades a l’empresa com CRMs, Contact Centers o ERPs?
6. Ofereix encriptat de trucades que asseguri la privacitat de les comunicacions?

I quan la comparativa de diferents centraletes virtuals resulti semblant en tots els aspectes anteriors, llavors les garanties del proveïdor resultaran decisives, i per això s’hauran de comprovar dos condicions addicionals:

• Està el proveïdor autoritzat com operador de telecomunicacions per la Comissió Nacional dels Mercats i la Competència (CNMC) o no és més que un revenedor de telefonia?
• Ofereix per contracte un SLA –(“Service Level Agreement”) igual o superior al 99,9%?

En conclusió, els avantatges oferits per la centraleta virtual en matèria d’optimització de recursos, reducció de costos, increment de la productivitat o augment de la qualitat en les relacions amb el client, entre d’altres, també exigeix un rigorós procés de selecció que asseguri la millor elecció, és a dir, aquella centraleta que millor s’adapti a les necessitats de l’empresa amb les màximes garanties.