3 min
Quan les empreses s’enfronten a una situació inesperada, com la que estem vivint actualment a nivell global a causa de la pandèmia del COVID-19, han d’estar preparades. Per això és important que totes comptin amb un bon pla de contingència.
La planificació és crucial per a una companyia perquè pot ser un mecanisme per prevenir riscos. En paraules simples, els plans de contingència són plans de suport que les empreses activen només quan una situació imprevista interromp les operacions de l’organització o posa en risc als seus empleats.
L’objectiu d’aquests plans és minimitzar les pèrdues com a conseqüència de la interrupció de l’activitat empresarial, salvaguardar les dades i garantir la seguretat de tots els involucrats.
Per què és necessari que les empreses comptin amb un pla de contingència?
1) Per a una millor preparació
Les organitzacions han de preparar-se per a la seva pròpia protecció davant d’una sèrie d’escenaris de risc a través d’una planificació eficient i preventiva. Per exemple, una còpia de seguretat de les dades d’una empresa en el núvol pot salvaguardar els fitxers o arxius que els empleats guarden als seus ordinadors o a qualsevol lloc.
2) Per a una millor flexibilitat
Els plans de contingència permeten que les empreses es tornin més flexibles davant dels reptes previsibles que puguin sorgir en el futur. Per exemple, una nova política o un canvi en l’economia podrien tenir un impacte en el seu negoci.
Independentment de la situació, amb un pla de contingència en què confiar, les companyies podran fer front a aquestes dificultats.
3) Per a una reacció més ràpida
Una empresa amb una pla de contingència implementat té més probabilitats de reaccionar ràpidament a events no planificats. Quan sorgeixen els reptes reals, les companyies poden superar el problema sense causar un dany addicional a les seves operacions. A més a més, tenir aquests plans en marxa també motiva als empleats, perquè poden trobar millor i més eficients solucions.
4) Per a prevenir el pànic
No és el perill el que fa que la gent entri en pànic. Entren en pànic perquè saben que no hi ha solucions i res pot ser més desastrós que això. Tanmateix, amb els plans de contingència, tots saben que existeix un pla d’acció ràpid, que es pot implementar una solució quan sigui necessari. Això permet una recuperació ràpida fins i tot en les pitjors situacions i redueix els nivells de pànic en gran mesura.
És possible mantenir l’ordre i evitar que el pànic i el caos ho posin tot al inrevés. Els plans de contingència efectius contenen instruccions i ordres per a tots els involucrats.
5) Per a eliminar la presa de decisions precipitada
Mai han de prendre’s decisions quan s’està en una situació d’estrès, ja que les decisions preses en aquestes circumstàncies poden ser les pitjors. Això també pot aplicar-se a una empresa quan s’enfronta a una situació inesperada i sense precedents. Si passa quelcom no planificat, pot ser difícil avaluar o trobar una solució detallada al moment.
D’altra banda, els experts en negocis dissenyen plans de contingència després d’una exhaustiva investigació i observació. Avaluen bé tots els factors, eliminant la necessitat de la presa de decisions precipitades i, per tant, reduint considerablement el risc.
6) Per a minimitzar pèrdues
Quan una empresa fa front a una interrupció en la seva activitat, tenir un pla de contingència pot ajudar a minimitzar les pèrdues en la producció i, per tant, en les vendes. Els plans per tornar a iniciar la producció, malgrat de circumstàncies imprevistes, poden ser la diferència entre un negoci que sobreviu al desastre i un que s’ensorra.
Aquestes són algunes raons per les quals cada empresa hauria de dissenyar plans de contingència per a les seves operacions. És millor ser proactiu i tenir un pla establert, fins i tot si hi ha poques possibilitats que algun cop sigui necessari utilitzar-los. Es pot crear un equip de contingència i assignar-li la responsabilitat d’activar el pla quan sigui convenient. Així mateix, s’ha de proporcionar capacitació regular sobre el pla de contingència per garantir que l’equip es mantingui actualitzat.
¡Subcriu-te!
Demana una demo