Com escollir un partner de BPO que s’adapti a les necessitats del teu negoci

Avui en dia, molts serveis de BPO (Subcontractació de Processos Comercials), es centren en el back-end de les seves operacions i, de fet poden millorar la relació de les empreses tant amb clients com amb proveïdors.

Les companyies de BPO que s’especialitzen en la recepció, digitalització, processament, administració i emmagatzematge electrònic de documents comercials poden reduir significativament els costos, millorar el servei al client, minimitzar errors i augmentar el ROI, entre d’altres.

Com un partner de BPO pot ajudar a un negoci?

1) Subcontractant la sala de correu: tant documents digitals com impresos

Si una empresa depèn d’una quantitat significativa de documents entrants que han de processar-se ràpidament, incloses factures, reclamacions d’assegurances, canvis de beneficiaris o compliment de comandes, una sala de correu subcontractada pot ajudar a rebre, distribuir i processar aquests documents mentre augmenta l’eficiència amb la qual es processen.

2) Digitalitzant, emmagatzemant i gestionant de documents: accés a documents en qualsevol moment i des de qualsevol lloc

Fins i tot després de processar els documents, una empresa de BPO pot ajudar a una empresa a emmagatzemar-los, recuperar-los, rastrejar-los i distribuir-los de manera més segura, rendible i eficient. A l’escanejar, indexar i després emmagatzemar els documents processats en el software d’administració de documents al núvol, es pot accedir fàcilment, en segons, a qualsevol d’ells des de qualsevol dispositiu mòbil o laptop, el que l’ajuda a millorar el servei al client, respondre de manera menys disruptiva a les auditories, establir protocols de seguretat i millorar la productivitat en una organització.

3) Processador comptes per pagar: des del rebut fins al pagament

Segons un estudi de Hackett Group, les empreses amb millor rendiment van tenir un 62% menys de consultes de proveïdors que els seus competidors, el que destaca la importància de reduir-les i millorar el temps de resposta quan sorgeix un problema. Tenir un soci de BPO que treballi per automatitzar els processos de comptes per pagar des de la recepció de la factura fins el pagament, suposa un estalvi de temps i diners.

I després que s’hagin processat els documents corresponents, amb un servei de BPO, les factures digitals també es poden emmagatzemar, accedir i rastrejar des d’un software d’administració de documents allotjat internament o basat en el núvol integrat amb el software de comptes per pagar, el que permet la visualització amb un sol clic.

4) Buscant un partner de garantia de qualitat

Una empresa de BPO pot actuar com a soci de garantia de qualitat i comparar les dades ingressades manualment amb els arxius escanejats per assegurar-se que no hi hagi errors. Si se’n troba un, pot solucionar-se o, si és necessari, proporcionar informes d’error per a la seva revisió.

En conclusió, és necessari associar-se amb un partner flexible que s’adapti a les necessitats del negoci, ja que la Subcontractació de Processos Comercials pot eliminar molts mals de cap, reduir costos i optimitzar els processos interns. Per això, el més convenient és buscar un soci a llarg termini, que estigui disposat a treballar i créixer amb l’organització, ja sigui subcontractant tot el seu procés o creant solucions per a serveis específics que pugui necessitar.