Cómo seleccionar la mejor centralita virtual

Cada vez son más las pequeñas, medianas y grandes empresas que optan por una centralita virtual como la solución óptima para su telefonía corporativa, por la flexibilidad y el enorme ahorro de tiempo y costes que ofrecen. Sin embargo, no todos los modelos de centralita virtual ofrecen las mismas garantías ni se adaptan de igual manera a las necesidades particulares de cada empresa.

Estos son los 7 principales criterios que se deben tener en cuenta a la hora de comparar y seleccionar la mejor centralita virtual para una empresa:  

1. Funcionalidades avanzadas

Una centralita avanzada debe incluir funcionalidades de alto valor añadido, desde sistemas de enrutamiento inteligente que reconduzca cada llamada entrante al mejor destino posible en base a diferentes criterios (geográfico, fecha y hora, u origen de la llamada) hasta asistentes virtuales con reconocimiento de voz que hagan las veces de recepcionista. Ambas funcionalidades avanzadas suponen un muy elevado grado de optimización de recursos, tanto a nivel de tiempo como económicos, que pueden ser orientados hacia tareas que aportan un mayor valor a la empresa.  

2. Enfoque móvil o ‘siempre conectado’

Recientes estudios aseguran que la movilidad favorece la satisfacción, el compromiso y la productividad de los empleados. La mejor centralita virtual debe aportar soluciones enfocadas a facilitar esta movilidad laboral, tanto a través de soluciones BYOD –“(Bring Your Own Device”) facilitando a los empleados hacer uso de sus propios dispositivos (ordenador, smartphone o tablet) dentro de sus espacios de trabajo, como mediante la integración de tecnologías como WebRTC –“(Web Real-Time Communication”), que convierten el navegador de un ordenador portátil o tableta en un teléfono digital avanzado y totalmente integrado en el sistema. Ambas soluciones permiten al trabajador hacer uso de su extensión telefónica estén donde estén, con total seguridad y sin asumir costes adicionales.  

3. Herramientas de análisis

La mejor centralita virtual deberá integrar módulos que faciliten el rápido y completo análisis de toda su actividad (gasto y número de llamadas por línea, por ubicación, por extensión…), en cualquier momento y sin esperas, brindando una información de gran valor para el control presupuestario y para la optimización de recursos.  

4. Facilidad de uso

O lo que es lo mismo, que la centralita resulte sencilla de manejar a través de una interfaz intuitiva y adaptada a la infraestructura de la empresa. Esto, a su vez, permitirá que no resulte necesaria la intervención de terceros ni para su configuración inicial, ni tampoco para agregar nuevas funciones y/o capacidades, lo que redunda en un ahorro de tiempo y de dinero.  

5. Integración

El sistema de comunicaciones de la empresa debe ser capaz de “entenderse” a la perfección con el resto de soluciones tecnológicas implantadas en la empresa tales como Contact Centers, CRMs o ERPs, todo ello gracias a las APIs para integradores o mediante servicios personalizados ofrecidos por el propio proveedor.  

6. Calidad y seguridad de la telefonía IP

Las llamadas de Telefonía IP, al ir transportadas generalmente sobre Internet, requieren de mecanismos que aseguren la privacidad de las comunicaciones. Actualmente existen métodos de encriptado que ofrecen un elevado nivel de seguridad. Estos mecanismos, con origen en el mundo Web, tienen como objetivo hacer que, en caso de acceso no deseado a las comunicaciones no se pueda conocer su contenido: ni saber quién llama a quién ni escuchar el audio de las llamadas. Resulta fundamental seleccionar un proveedor capaz de ofrecer encriptado de llamadas como garantía de protección.  

7. Garantías del proveedor

Las garantías ofrecidas por el proveedor de la centralita son tan o más importantes que sus propias funcionalidades, ya que al tratarse de un sistema estructural, una empresa acaba “casándose” con un proveedor de telecomunicaciones. Si el proveedor de la centralita virtual es un operador de telecomunicaciones autorizado por la CNMC (Comisión Nacional de los Mercados y la Competencia) y no un revendedor de telefonía, podrá asegurar la mejor garantía de su servicio y soporte, y ofrecer por contrato un SLA –(Service Level Agreement”) igual o superior al 99,9%.