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En los últimos años, se han producido algunos cambios fundamentales en la oficina, y el modelo convencional de lugar de trabajo parece estar obsoleto. Tradicionalmente, se esperaba que cada empleado entrara en la oficina y se sentara en su escritorio, trabajando de 9 a 5 (o más). En el mundo actual, impulsado por la tecnología, los empleados tienen horarios de trabajo más flexibles y pueden teletrabajar desde cualquier lugar: desde un sofá en la oficina, desde la cocina de su casa, en una cafetería o incluso en la playa.
Y sorprendentemente (o tal vez no), la productividad nunca ha sido tan alta. Se trata menos de dónde se realiza el trabajo y más sobre cómo se hace el trabajo. Y en una era donde la cultura del lugar de trabajo es más importante que nunca, la funcionalidad y el diseño de la oficina pueden tener un gran impacto en la productividad, así como en la adquisición y retención de empleados.
Retos y tendencias para los espacios de oficinas modernos
Hay muchas nuevas tendencias y retos en juego en el lugar de trabajo moderno, lo que obliga a las empresas a adaptarse o quedarse atrás. ¿Qué características y cómo será el lugar de trabajo del futuro?
1) Un lugar de trabajo multigeneracional
Ahora hay hasta cinco generaciones en el lugar de trabajo. A medida que las personas viven más tiempo, su expectativa de vida laboral también se expande, lo que a su vez extiende la superposición entre generaciones. Si bien esta situación presenta la oportunidad para que las personas crezcan y aprendan unas de otras, también presenta un desafío, ya que cada una de estas generaciones utiliza diferentes estilos de trabajo, comunicación y colaboración.
2) Aumento del teletrabajo
Una encuesta de Gallup realizada en 2017 encontró que cada vez más empleados estadounidenses trabajan de forma remota y durante períodos de tiempo más prolongados, y más del 40% de los trabajadores pasan al menos parte del tiempo trabajando de forma remota. Ahora, un número cada vez mayor de personas que buscan trabajo toman en cuenta la programación flexible y las oportunidades de trabajo desde casa al decidir tomar o incluso dejar un trabajo. Y trabajar fuera del sitio convencional se ha convertido en una especie de amenidad y en una estrategia comercial clave.
3) Mayor colaboración
A medida que las empresas rompen los silos organizativos y se alinean más, los miembros de su equipo colaboran cada vez más con otras personas más allá de su propio departamento. Este nuevo modelo de trabajo requiere un espacio más flexible que permita tanto tiempo de equipo como tiempo individual.
¿Cuáles son los principales retos a los que se enfrentan las organizaciones en el diseño de espacios de oficinas modernos?
1) Oficinas abiertas, 3.0
Los diseños tradicionales incluían oficinas privadas para ejecutivos en el exterior de la oficina y cubículos para empleados de niveles inferiores atestados en el centro, generalmente promoviendo un flujo de trabajo jerárquico. Posteriormente, las oficinas presentaron grandes espacios abiertos y minimizaron la presencia de habitaciones pequeñas y cerradas, como oficinas privadas. Cuatro de cada cinco oficinas ahora tienen un plano abierto, con la esperanza de inyectar más creatividad, comunicación y colaboración e imitar la apariencia de las “nuevas empresas”. Actualmente, también se han creado espacios destinados a actividades específicas como asientos para reuniones de grupos pequeños, áreas abiertas para pasar el rato (como en la sala de descanso) y lugares cerrados para tareas tranquilas o privadas. Este formato se adapta a diferentes estilos de trabajo y diversas necesidades de los empleados.
2) Demanda de más comodidades
En la guerra por el talento, las empresas están ofreciendo más y más servicios para facilitar la vida de sus empleados, aumentar la productividad y disminuir el estrés. De acuerdo con un informe de 2018 de HqO, el estado físico y la alimentación son los dos servicios de oficina más solicitados. Las oficinas más modernas ofrecen comidas saludables y cafés. Además, disponen de gimnasios para que los empleados puedan hacer ejercicio antes o después del trabajo. De manera similar, los pupitres de pie levantan a los empleados de sus asientos. Además, las bibliotecas y salones ofrecen a los empleados un espacio donde pueden tomar un descanso o relajarse sin tener que salir de la oficina.
3) Aumento de la oficina inteligente
La tecnología está cambiando la forma en que las personas viven, trabajan y juegan, y en este momento afecta a casi todos los aspectos de nuestras vidas. Una oficina con tecnología habilitada permite a los empleados trabajar de forma más inteligente y rápida, impulsando la productividad y los resultados finales. Las necesidades tecnológicas incluyen actualizaciones de ordenadores y software, tarjetas inteligentes, puertos de carga inalámbrica, una buena señal de WiFi e incluso sistemas de realidad virtual. Incluso las características como la iluminación inteligente, la climatización y el control de la calidad del aire pueden tener un gran impacto en el alivio de problemas comunes de la oficina.
4) Las oficinas se vuelven verdes… literalmente
La mayoría de los empleados pasan más horas consecutivas de trabajo en la oficina que en cualquier otro lugar, incluida su propia casa. Y debido a muchos factores, desde la ubicación de la oficina hasta tener un horario completo, muchas personas tienen el reto de encontrar tiempo para salir. Entonces, ¿por qué no traer el exterior dentro? Los estudios han demostrado que tener luz natural y plantas dentro de la oficina, desde paredes verdes y árboles vivos hasta plantas en macetas y paredes de bambú, pueden aumentar la productividad hasta en un 15%.
En conclusión, el lugar de trabajo del futuro exige un cambio de las creencias arraigadas sobre cómo debería ser una oficina. Si bien puede ser un proceso fluido de cambio y mejora, el espacio de trabajo moderno desempeña y seguirá desempeñando un papel fundamental en la productividad de la organización, la cultura de la empresa y la adquisición y retención de empleados.
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