Todo lo que necesitas saber antes de contratar una centralita virtual

La centralita virtual es un sistema de comunicación avanzado que hace uso de la tecnología IP facilitando así que un variado número de puestos telefónicos puedan emitir y recibir llamadas.  

Una centralita es virtual cuando, en vez de ser un equipamiento físico que se compra e instala en una oficina, ésta es un software digital que se encuentra ubicado en servidores en la nube (en el ‘cloud’) y se gestiona desde interfaces web. Esta virtualización abre la puerta a modelos de contratación de pago por uso, puesto que la centralita ya no es un equipo que se compra, sino un servicio que se usa.  

Ventajas de la centralita virtual

Cada día son más las empresas de diferente tamaño y volumen de negocio que cambian sus antiguas centralitas físicas por centralitas virtuales, puesto que aporta múltiples ventajas:

1. Rápida instalación y configuración, pues no precisa de cableado, ni contratación de las tradicionales líneas de telefonía ni tampoco costosos equipos.
2. Triple reducción de costes: de instalación, por lo citado en el punto anterior, de mantenimiento, porque del buen funcionamiento de las comunicaciones en la nube se encarga la empresa proveedora, y de consumo, porque la factura telefónica se verá reducida hasta en un 80% y además, las llamadas internas son gratuitas, aun cuando las sedes se encuentran en diferentes localizaciones geográficas.
3. Escalabilidad y flexibilidad. Con una centralita virtual, se puede ampliar y reducir el número de extensiones fácilmente, adaptándose de este modo a las necesidades específicas de cada momento.
4. Siempre actualizada: los sistemas en la nube están siempre actualizados a la última versión o incorporan nuevas funcionalidades desarrolladas por el proveedor, sin necesidad de realizar paros en el servicio ni necesitar a un instalador especialista para actualizar el software.

Características clave de una centralita virtual

El mercado actual ofrece una amplia variedad de centralitas virtuales de tal manera que la elección de una u otra debe pasar necesariamente por un exhaustivo proceso comparativo en el que se han de examinar los siguientes elementos:  

1. ¿Presenta una interfaz intuitiva y de fácil manejo que agilice los procesos y minimice los errores?
2. ¿Incluye funcionalidades avanzadas tales como enrutamiento inteligente o recepcionistas virtuales?
3. ¿Facilita la movilidad laboral a través de soluciones BYOD (“Bring Your Own Device”)?
4. ¿Integra herramientas que faciliten un análisis completo, rápido y en cualquier momento de toda su actividad?
5. ¿Se integra y “entiende” a la perfección con el resto de soluciones tecnológicas ya implementadas en la empresa como CRMs, Contact Centers o ERPs?
6. ¿Ofrece encriptado de llamadas que asegure la privacidad de las comunicaciones?

Y cuando la comparativa de diferentes centralitas virtuales resulte semejante en todos los aspectos anteriores, entonces las garantías del proveedor resultarán decisivas, y para ello se deberán comprobar dos condiciones adicionales:  

• ¿Está el proveedor autorizado como operador de telecomunicaciones por la Comisión Nacional de los Mercados y la Competencia (CNMC) o no es más que un revendedor de telefonía?
• ¿Ofrece por contrato un SLA – “Service Level Agreement”- igual o superior al 99,9%?

En conclusión, las ventajas ofrecidas por la centralita virtual en materia de optimización de recursos, reducción de costes, incremento de la productividad o aumento de la calidad en las relaciones con el cliente, entre otros, también exige un riguroso proceso de selección que asegure la mejor elección, es decir, aquella centralita que mejor se adecua a las necesidades de la empresa con las máximas garantías.