Cuatro formas en que la oficina evoluciona hacia el futuro

La oficina tal y como la conocemos ahora está evolucionando constantemente. Los cubículos de los años 80 han dado paso a espacios más informales y de planta abierta. Todos los cambios se han combinado con el desarrollo de la tecnología: el lápiz y el papel dieron paso a la máquina de escribir y la máquina de escribir a dispositivos electrónicos como ordenadores personales, teléfonos inteligentes y tabletas.

Pero la oficina del futuro es algo más que el espacio físico y la tecnología dentro de él. Abarca toda la transformación del lugar de trabajo, desde cambios en la forma en que los empleados trabajan con innovaciones como IA e IoT, hasta nuevas prácticas de gestión. Entonces, ¿cómo está cambiando la oficina hoy, y hacia dónde se dirige?

Cuatro formas en que la oficina evoluciona hacia el futuro

1) Cambios en el espacio de la oficina

Los líderes empresariales y arquitectos han rediseñado las oficinas durante los últimos 150 años, cambiando de escritorios largos y ordenados a espacios de trabajo divididos y filas interminables de cubículos. Afortunadamente, hemos superado eso y las oficinas de hoy han vuelto a los espacios abiertos, alentando la colaboración dentro de los equipos y entre ellos.

Muchas empresas también han comenzado a realizar hotdesking, que es un sistema organizativo donde los escritorios y los lugares de trabajo son ocupados por los empleados sin lugares asignados. Incluso los propios escritorios están cambiando para adaptarse a los nuevos modos de trabajo, ya que las empresas adoptan escritorios de estilo de barra, escritorios móviles o escritorios de pie.

El diseño de la oficina del futuro parece expandirse en estos arreglos flexibles, con muebles diseñados para reflejar las nuevas tendencias de trabajo ágil y espacios aún más versátiles. También se incorporará más tecnología en los muebles y las paredes, incluidas pantallas y pizarras digitales que se conectarán a los dispositivos de los trabajadores cuando sea necesario, así como puertos de carga inalámbricos.

Además, en los próximos años veremos el crecimiento de la oficina inteligente, donde los sensores integrados de IoT proporcionan datos a sistemas automatizados que optimizan la forma en que se utilizan los recursos de la oficina, como la calefacción o la iluminación. Esto podría generar un gran ahorro de energía para las empresas y ayudarlas en sus programas de RSE.

Las empresas con visión de futuro también se centrarán más en el bienestar de los empleados. El futbolín y las salas de juego no se adaptan a todas las culturas corporativas, pero más plantas, luz natural y espacios verdes son beneficiosos tanto para la productividad como para la felicidad.

2) Combinación de las salas de reuniones y los espacios sociales

Las oficinas tienen dos tipos de áreas donde los trabajadores se reúnen: espacios informales como la cocina o la cafetería donde tienen lugar conversaciones, y espacios formales, como salas de reuniones y salas de juntas.

Las oficinas de hoy están borrando la línea entre las dos, designando algunas áreas como trabajo informal en equipo o espacios para reuniones. En el futuro, habrá más espacios sociales diseñados específicamente para fomentar la interacción entre los empleados. Las compañías también buscarán más formas de reunir a los trabajadores remotos con sus colegas de oficina.

3) Implementación de nuevas tecnologías

Se están produciendo cambios a medida que las empresas se alejan de los PC de escritorio a los portátiles, ofreciendo a los empleados opciones de comunicación, información y herramientas de productividad dondequiera que estén.

También se esperan más desarrollos en la informática de oficina, con más poder de procesamiento integrado en el entorno de la oficina y más servicios que dependen del habla, la voz y el reconocimiento facial. Asimismo, veremos trabajadores en cada industria utilizando más sistemas cognitivos o inteligentes, obteniendo información relevante de los datos de la empresa y aprendiendo lo que necesitamos y queremos para realizar el trabajo. Ese es un cambio que requerirá más reconfiguraciones en la oficina, o nuevas formas para que los trabajadores humanos y sus nuevos compañeros de trabajo de IA interactúen.

Por otra parte, es probable que las líneas entre lo virtual y lo físico comiencen a fusionarse en el lugar de trabajo. Las tecnologías de realidad virtual (RV) y realidad aumentada (RA) ya están cambiando la forma en que se llevan a cabo la visualización, el marketing, la capacitación, el diseño y otras funciones. Un estudio estima que para 2020, la realidad virtual reducirá los costes a la mitad en términos de capacitación corporativa, y el 15% de todos los técnicos usarán la tecnología de realidad aumentada de alguna forma.

4) Evolución en la infraestructura y los servicios

El desarrollo de la oficina trajo consigo un crecimiento masivo en el papeleo y la burocracia, y la necesidad de infraestructura para apoyarlo. El cambio a las tecnologías digitales y PC durante los años 80 y 90 transformó la forma en que las empresas manejaban los datos, con las arquitecturas cliente/servidor y la red que permite a las empresas almacenar y compartir información de manera más efectiva.

En los últimos años, esto ha vuelto a cambiar, ya que los servicios basados en la nube eliminan las restricciones que vinculan la información a una ubicación o dispositivo específico. La información ahora fluye de un dispositivo a otro y de un lugar a otro, limitada únicamente por los derechos de acceso y las disposiciones de seguridad.

El crecimiento de la nube y los servicios de nube híbrida no están disminuyendo a corto plazo, con más herramientas de Business Intelligence y asistentes personales inteligentes que no sólo encuentran datos cuando los solicitamos, sino que adoptan un enfoque más proactivo e impulsan información relevante que puede ayudar a las organizaciones. Mientras tanto, los servicios de colaboración y las aplicaciones cambiarán la forma en que trabajamos juntos, de modo que los flujos de trabajo se realicen sin problemas, ya sea en la oficina, trabajando desde casa o en desplazamientos.