Telefonía IP VS Centralita Virtual

Las empresas están migrando sus servicios de telefonía a operadores VoIP y necesitan conocer qué necesitan, si un plan de telefonía IP o una centralita virtual.

En ambos casos están utilizando telefonía IP y la diferencia para las empresas radicará en las prestaciones de sus sistema telefónicos. Con la centralita virtual las prestaciones aumentan en gran medida y permiten a las empresas profesionalizar su atención telefónica con mensajes de bienvenida, horarios automatizados, música en espera, menú de opciones y muchas más características.

También hay que tener en cuenta que no todos los operadores ofrecen las mismas prestaciones en los planes de telefonía IP ni en los planes de centralita virtual. Algunos limitan mucho las prestaciones disponibles para los planes de telefonía IP y en planes de centralita virtual en ocasiones se pueden añadir más servicios bajo demanda, como grabación de llamadas, encriptación de llamadas, salas de conferencias, etc.

Planes de telefonía IP en la empresa

Las empresas que hacen un uso sencillo del teléfono y no necesitan más que uno o dos puestos de trabajo suelen contratar planes de telefonía IP.

Las empresas con 2 puestos de trabajo deberán buscar siempre planes de telefonía IP que incluyan transferencia de llamada. En caso contrario se darán situaciones en las que será necesario colgar a la persona al otro lado de la línea para comunicarle con el compañero. La transferencia de llamada debería ser una prestación incluida siempre en los planes de telefonía IP de todas las compañías.

Uso habitual de planes de telefonía IP en empresas:

• 1 o 2 usuarios con teléfono
• No suelen hablar por teléfono todos al mismo tiempo
• Cuando les llaman fuera del horario laboral desvían la llamada al buzón de voz
• No suelen recibir más llamadas simultáneas de las que pueden atender

Para las empresas que contratan planes de telefonía IP el teléfono no es una herramienta clave en el desarrollo de su negocio aunque sí que es necesaria para concertar citas, realizar pedidos, contactar con colaboradores, atención al cliente en pequeños ecommerce o con poco flujo de llamadas.

Centralita Virtuales

Las centralitas virtuales las utilizan empresas con varios trabajadores y empresas que cuidan al detalle todos los aspectos y quieren mostrarse profesionales en cada llamada. También empresas que quieren automatizar el sistema por comodidad y ahorro de tiempo.

También es habitual que empresas con un sólo trabajador utilice centralita virtual como una forma de potencia una imagen positiva y automatizar el sistema telefónico para más comodidad.

Estas empresas no quieren perder ni una llamada y de eso se encarga la centralita virtual: aunque todos los trabajadores estén al teléfono la centralita atenderá la llamada y la guardará hasta que un usuario esté libre para responder.

Cuidan mucho todos los aspectos de la empresa y denotan profesionalidad también a través del sistema telefónico mediante los mensajes de bienvenida, cerrado, así como con la música en espera, que se ajustará a su imagen de marca.

Muchas empresas con centralita virtual redireccionan las llamadas de forma automática hacia el usuario responsable de atender la llamada según temática o idioma. Para ello se establecen un menú con opciones para que los llamantes seleccionen el motivo de su llamada. En el caso de idiomas es habitual emplear números de otros países en la empresa o filtrar las llamadas en función del prefijo para enviarla al usuario adecuado.

Uso habitual de las centralitas virtuales:

• Mensaje de bienvenida, cerrado personalizado.
• Cola de espera: recoge las llamadas en el caso de que todos los trabajadores estén al teléfono y la redirecciona a la extensión o extensiones correspondientes.
• Menú de opciones o redireccionamientos personalizados. Permite redireccionar las llamadas hacia los departamentos o usuarios en función del motivo de la llamada.
• Puede implicar distintas reglas de redireccionamientos según horario.