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¿Cómo se hace un seguimiento eficiente de los clientes potenciales de una firma de consultoría? Ésta es una pregunta que muchos consultores se hacen hoy en día. Con tantas oportunidades de proyectos diferentes para elegir, puede ser un reto y allí es donde entran en juego los sistemas CRM.
En este post, analizaremos 9 funciones y automatizaciones para los sistemas de CRM creados en torno al sector de la consultoría.
¿Por qué los consultores necesitan un software CRM?
El software de gestión de la relación con el cliente (CRM, en sus siglas en inglés) es esencial cuando se trata de realizar un seguimiento tanto de nuevos clientes potenciales como de actualizaciones de los estados de los proyectos.
Con una solución de CRM de alta calidad, se puede obtener información valiosa sobre el proceso de ventas y el rendimiento de la consultoría, facilitando así la toma de decisiones estratégicas.
CRM para consultoras: 9 funciones y automatizaciones imprescindibles
1) Gestión de contactos
En lugar de tener que realizar un seguimiento manual de cada correo electrónico enviado a un posible cliente, las mejores soluciones de CRM deberían permitir administrar los datos de los usuarios con mayor facilidad.
Es posible que se requiera incluir información básica como el nombre, la empresa, el número de teléfono y la dirección. Cuando se usan correctamente, los sistemas de administración de contactos pueden mejorar la capacidad para hacer un seguimiento constante de los clientes.
No sólo eso, sino que también puede administrar las interacciones con los usuarios. De esta manera, si uno de los clientes decide convertirse en inversor en un negocio de consultoría o incluso recomendarle a otro cliente potencial, se podrá realizar un seguimiento de estas relaciones y priorizar el trabajo futuro.
2) Automatización y procesos
La automatización permite centrar la atención de las consultoras en aspectos que ayudarán al crecimiento del negocio, en lugar de invertir el tiempo en tareas menores como actualizar los estados de los proyectos o hacer un seguimiento de los clientes potenciales.
Algunas reglas básicas de automatización para sistemas CRM:
- Seguimiento por correo electrónico: si un cliente potencial no ha respondido a un correo electrónico dentro de las primeras 24 horas, se le envía un recordatorio.
- Clientes potenciales de alta prioridad: marcación de los clientes potenciales de alta prioridad y prioriza su seguimiento a largo plazo.
- Estados del proyecto: actualización del estado del proyecto de un cliente después de cada llamada telefónica o reunión. Esto garantiza que el usuario siempre esté en sintonía con sus consultores, lo que les permite mantenerse al día con sus planes de trabajo futuros.
- Encuestas de clientes: encuestas regulares a los clientes para obtener comentarios valiosos sobre su ejercicio como consultor.
- Formularios de contacto: si un cliente está interesado en contratar a una consultoría, completará el formulario de contacto. El seguimiento de cada cliente potencial facilitará la priorización de sus necesidades.
3) Gestión de clientes potenciales
El mejor CRM para consultores no sólo debe administrar los contactos en un nivel básico, sino que también debe poder capturar clientes potenciales y realizar un seguimiento de su progreso a medida que avanzan. Este proceso se extiende desde el cliente potencial en sí, hasta que se convierte en cliente.
Las funciones de gestión de clientes potenciales son importantes para las consultoras porque ayudan con la previsión de ventas.
También permite desarrollar un canal de ventas para planificar el trabajo y los objetivos futuros con el objetivo de ver qué clientes potenciales tienen más probabilidades de convertirse en clientes de la firma de consultoría.
4) Flujos de trabajo del proyecto
Para los consultores es esencial realizar un seguimiento de los estados de cada proyecto en el CRM. Esto les permitirá administrar las relaciones con los clientes de manera mucho más eficiente y garantizar que siempre estén satisfechos con el trabajo realizado.
Una manera fácil de lograr esto es mediante el uso de reglas de flujo de trabajo dentro del sistema CRM, lo que permite automatizar tareas específicas como las actualizaciones de estado del proyecto, el envío de notificaciones vía email a los clientes sobre ellas y de recordatorios para obtener la información necesaria.
Esto facilita la gestión porque los consultores siempre sabrán en qué están trabajando en cada momento.
5) Campañas de correo electrónico
Las campañas de correo electrónico son una parte vital de cualquier negocio. Desde emails de bienvenida hasta invitaciones a eventos, la lista de estos contactos debe estar actualizada y permanecer activa.
Un buen CRM para consultores incluirá todas las herramientas necesarias para realizar un seguimiento de los clientes potenciales a través de algoritmos automatizados.
Al usar estas funciones junto con un sistema CRM, se podrán administrar las campañas de email de manera más eficiente, ofreciendo un valor real a los clientes.
6) Informes y análisis
Una de las características esenciales que debe tener un CRM es la posibilidad de generar de informes y análisis.
Los informes y análisis ofrecen un panorama del estado general del flujo de ventas a lo largo del tiempo. A través de la utilización eficiente de estos datos, se pueden identificar las partes eficientes e ineficientes del sistema.
Es fácil crear informes personalizables dentro de cualquier buen CRM para consultores. Asimismo, con las herramientas adecuadas, se puede realizar un seguimiento del progreso y realizar mejoras sistemáticas bien planificadas.
También es importante realizar un seguimiento de la eficacia de las estrategias de marketing y qué canales están generando el mejor ROI.
7) Campañas de mensajes de texto
Un buen sistema CRM también incluirá una plataforma de mensajería de texto que permita la comunicación con los clientes a través de mensajes SMS.
La combinación de mensajes de texto con campañas de email marketing aumentará el rendimiento general.
Por lo general, se llega a las personas mucho más rápido con un mensaje de texto que con un correo electrónico, por lo que esta función ha de tenerse en alta consideración.
8) Soporte de teléfono móvil
Es esencial asegurarse de que el sistema CRM sea totalmente accesible desde cualquier dispositivo en todo momento.
De esta manera, sin importar dónde se encuentre o qué esté haciendo en un día determinado, seguirá siendo fácil administrar nuevos clientes potenciales y realizar un seguimiento de las relaciones con ellos.
9) Citas y tareas
Si se proporcionan consultas, el CRM debe realizar un seguimiento de todas las próximas citas y tareas. ¿Cómo? Utilizando campos personalizados para especificar detalles. Por ejemplo, cada cita contiene la información necesaria y es fácilmente visible desde un tablero de proyecto o registro de contacto.
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