Cómo sobrevivir a un mundo plagado de herramientas colaborativas

Nivel: Principiante

Cuenta el número de programas que usas para colaborar cada día. Que si la aplicación para chatear con tus compañeros, la de compartir archivos, la de realizar videoconferencias, la de gestionar proyectos, la de administrar calendarios, etc.

No se han realizado muchos estudios sobre este tema, pero a finales de los 2022 tres analistas de Harvard Business Review se pasaron veintiún días conviviendo en tres empresas del Fortune 500. Tras la inmersión, redactaron un informe que incluye datos tan escalofriantes como que los trabajadores cambiamos de una aplicación a otra 1200 veces al día.

“Los trabajadores cambiamos de una aplicación a otra 1200 veces al día.”

Harvard Business Review

Por muy alarmante que sea esta cifra, sabemos muy bien a qué se debe. De forma natural, las empresas van evolucionando y adoptando nuevas herramientas que se adaptan mejor a sus necesidades, sin embargo, resulta muy difícil dejar de usar las antiguas.

¿El resultado? Los trabajadores de grandes corporaciones disponen de millones de aplicaciones activas, y en las PYMEs el escenario se repite, aunque a menor escala. Así que no importa el tamaño de empresa en la que estemos, todos los empleados que se encuentran en este escenario pierden parte de su tiempo.

A pesar de que las herramientas y tecnologías estén diseñadas para facilitarnos el trabajo, la carencia de una conexión efectiva entre ellas genera el efecto contrario.

Aunque, hoy por hoy, no existe ninguna aplicación milagrosa que integre todos los programas que existen en el mundo, el simple hecho de reducir de nueve a tres programas con los que trabajar ya es un cambio sustancial.

Hasta ahora, las empresas que desarrollaban aplicaciones, no tenían en cuenta la compatibilidad con sistemas de terceros. Hoy, por suerte, esta situación ha cambiado, y a través de integraciones, las aplicaciones pueden trabajar entre sí.

Con este cambio de escenario, en vez de contratar una solución a cada proveedor, es mucho más eficiente contar con un partner tecnológico que desarrolle sus soluciones bajo la filosofía integrativa. Que ofrezca un portfolio de productos que trabajen entre sí y que disponga de integraciones con los sistemas que más utilices.

UNIFICAR PLATAFORMAS ES ESENCIAL

Bajo la premisa de “simplificar la vida” a los trabajadores, los líderes en UCaaS (comunicaciones unificadas como servicio) están desarrollando entornos de trabajo conectados con las principales herramientas que un trabajador necesita en su día a día.

Estas soluciones tan potentes se llaman workspaces y han venido para reunir, bajo un mismo techo, funcionalidades como:

• Herramientas de chat interno para enviar mensajes instantáneos.
• Integraciones con Microsoft y Google para compartir y colaborar en documentos online.
• Herramientas de videollamada para reunirte con tus compañeros e incluso con tus clientes.
• Funcionalidades telefónicas, para emitir y recibir llamadas internas y externas.
• Integraciones con CRMs para controlar tus chats y llamadas sin perder de vista la ficha de tus clientes.

Estas plataformas dónde converge todo lo necesario para comunicarse y colaborar desde cualquier dispositivo son la clave para:

AHORRAR TIEMPO

La expresión de “el tiempo es oro” es la más adecuada para ponernos en contexto. Si estás familiarizado con técnicas de optimización del tiempo y productividad, probablemente hayas escuchado el término toggle tax, en español sería algo así como el “impuesto de alternar entre aplicaciones”.

Este impuesto es el precio que cuesta tener a toda la plantilla cambiando de una aplicación a otra. Si tenemos en cuenta la cifra del estudio de Harvard Business Review y calculamos que, aproximadamente, tardamos unos cinco segundos en alternar entre aplicaciones, significa que perdemos un total de una hora y cuarenta minutos cada jornada.

Puede parecer una nimiedad, pero si multiplicamos este tiempo por el número de empleados la cifra asciende vertiginosamente. Cuantos más programas se utilicen para hacer una simple tarea y más trabajadores se vean en esta situación: más gasto supondrá para la empresa.

Por eso es importante que los directivos pongan foco en las tecnologías que se adoptan y que sean conscientes del precio de tener demasiadas aplicaciones para comunicarse y colaborar.

INCREMENTAR LA PRODUCTIVIDAD

Sin duda va de la mano: ahorrar tiempo nos hace ser más productivos. Si contamos con un workspace desde dónde poder gestionar cuatro aplicaciones a la vez podremos estar más concentrados en las tareas que desempeñamos.

A través de integraciones, estos entornos de trabajo no solo nos permiten eliminar el tiempo de cambiar entre aplicaciones, sino también centralizar los documentos, los mensajes y los datos de los clientes.

Imagina, desde tu portátil o teléfono móvil, poder chatear, hacer videollamadas, llamar a proveedores, editar documentos y enviar emails sin cambiar ni una vez de entorno.

IMPULSAR LA EXPERIENCIA DEL EMPLEADO

A todos nos gusta sentirnos motivados y valorados en todos los ámbitos, y el lugar de trabajo no es una excepción. A priori, la tecnología no parece que influya en estos aspectos, pero tiene una relación directa.

Si día tras día, encendemos nuestro ordenador y nos encontramos con las mismas limitaciones para hacer nuestro trabajo, nuestra motivación va decayendo y con ella nuestra productividad.

La tecnología con la que desempeñamos nuestras tareas, por lo tanto, puede cambiar completamente nuestra actitud, nuestro estado de ánimo y, en última instancia, afectar nuestra salud.

La experiencia del empleado es un factor que no se debe dejar a un lado y es que la productividad de la fuerza laboral también radica en la felicidad. Como indica el último informe de Gitnux sobre productividad: los trabajadores son un +13% más productivos cuando son felices.

“Los trabajadores son un +13% más productivos cuando son felices.”

Gitnux

Si quieres llevar la productividad de tu equipo al siguiente nivel, la tecnología es lo primero que debes revisar. Conseguir que los equipos reduzcan el número de aplicaciones por las que navegar pasa por contratar una solución unificada de un proveedor que integre el mayor número de programas bajo un mismo entorno.

Nosotros como proveedores de soluciones all-in-one, tenemos el propósito de aunar todas las herramientas necesarias para que las empresas se comuniquen y colaboren desde un mismo aplicativo.

Si quieres comprobar el poder de nuestro workspace, ponte en contacto con nuestro equipo de expertos llamando al 900 670 750 o escribiendo en el chat que se encuentra más abajo.