4 min
Nivel: Principiante
Está claro que los automarcadores nos hacen más productivos al eliminar la marcación manual, pero eso es algo común en todos. Entonces, ¿qué funcionalidades realmente marcan la diferencia entre un buen software de telemarketing y uno convencional? Te las mencionamos a continuación.
1. ELIMINACIÓN AUTOMÁTICA DE DATOS PERSONALES
Para cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), es necesario establecer reglas para eliminar datos personales identificativos que no tengan un propósito de ser almacenados, como los datos de clientes potenciales registrados como «no interesados». Tener la capacidad de automatizar este proceso nos asegurará que cumplimos con la ley.
2. PERSONALIZACIÓN DE PLANTILLAS DE CAMPAÑA
En el 80% de los casos, siempre recogemos los mismos datos de los leads, pero a veces realizamos campañas en las que necesitamos extraer información muy concreta. Es muy importante tener la posibilidad de crear plantillas desde cero para no estar limitados. Por ejemplo, si contactamos a prospectos, pero también realizamos encuestas telefónicas, necesitamos disponer de dos plantillas muy diferentes.
3. CONFIGURACIÓN DEL AUTOMARCADOR
Como hemos mencionado anteriormente, cada campaña es un mundo; no es lo mismo tener que contactar a más de 1.000 prospectos que a 30, ni es lo mismo contar con un equipo de 4 agentes que uno de 40. Por lo tanto, debemos echarle el guante a un programa que se adapte a la calidad y cantidad de los leads y al volumen de agentes. Además de permitirnos seleccionar entre los marcadores más populares del mercado, también es primordial poder configurar pequeños detalles como los segundos de vista previa del contacto o el número de intentos de rellamada.
4. PROGRAMACIÓN DE RELLAMADAS
Si los leads no contestan a la primera, debemos seguir intentándolo. Para aumentar nuestra tasa de conversión, debemos contar con un software que automáticamente vuelva a llamar al cliente potencial en el plazo de tiempo determinado. Y no solo de forma automática; si el agente ha podido hablar con esa persona, pero ahora mismo no tiene tiempo para atenderle, es imprescindible que pueda agendar una rellamada en una fecha y hora concretas.
5. PRIORIZACIÓN DE LEADS
Para evitar que los leads se enfríen o se queden sin contactar, los mejores automarcadores del mercado organizan el listado de leads a llamar priorizando aquellos que no han contestado la primera llamada, los que tienen más posibilidades de convertir y los que se han creado hace más tiempo. Si queremos instaurar un procedimiento específico de contacto, esta funcionalidad nos lo pondrá muy fácil.
6. SINCRONIZACIÓN DE CALENDARIOS
No es un secreto que cuantas más integraciones disponga el programa, menos tiempo perderemos realizando tareas administrativas. Una de las integraciones más útiles para los agentes es, sin duda, la sincronización de calendarios. Mientras los operadores programan citas con los prospectos, si el automarcador está sincronizado con su correo (iCloud, Outlook o Gmail), podrán mantener sus agendas actualizadas e incluso mandar correos automáticos para confirmar la llamada con el cliente potencial.
7. SUPERVISIÓN EN TIEMPO REAL
El supervisor necesita poder ver el rendimiento de las campañas en tiempo real, por lo tanto, esta funcionalidad es fundamental. Poder ver los KPIs principales en formato de valor total, visualizar gráficas del porcentaje de tasa de contacto, saber qué agentes están inactivos o cuál es el agente que ha iniciado más intentos de llamada, son algunas de las métricas más relevantes que debemos conocer si queremos evaluar el éxito de una campaña y tomar medidas para mejorar los resultados.
8. GRÁFICAS DEL TIEMPO DE USO
Otra funcionalidad trascendental para los supervisores es tener un apartado dedicado a monitorizar el tiempo de uso de los agentes: saber cuánto tiempo dedican a hacer pausas, a prepararse para la llamada, a estar en conversación, etc. Esta información nos puede ser muy útil a la hora de evaluar a los miembros del equipo y también para ajustar la configuración del automarcador.
9. CREACIÓN DE INFORMES A MEDIDA
A menudo utilizamos herramientas de terceros para el reporting. Descargamos los datos y los analizamos a través de herramientas como Power Bi o similar. Aunque eso no esté necesariamente mal, es mucho más productivo contar con una herramienta capaz de crear informes potentes desde la que puedas filtrar por campaña, por segmento y por agente, y que, además, puedas añadir tantas métricas como necesites e incluso crear tus propios KPIs.
10. GESTIÓN DEL HORARIO LABORAL
Otra funcionalidad con la que solemos emplear otros programas es la gestión del horario de los agentes. Para maximizar la productividad y reducir costes, creemos necesario contar con un automarcador que te permita saber cuántas horas trabaja cada agente al día, agendar sus vacaciones, planificar reuniones de equipo o, incluso, calcular el precio por hora cuando realizamos campañas pagadas.
CÓMO ELEGIR EL MEJOR AUTOMARCADOR
No nos vamos a engañar, cada empresa tiene sus propias necesidades, por lo tanto, te recomendamos que para encontrar el mejor automarcador para ti, hagas un listado con los resultados que quieres conseguir.
Al final del día, nuestro consejo es que, además de todas esas funcionalidades que te harán conseguir tus objetivos, priorices trabajar con una interfaz intuitiva que te facilite las tareas y que, sobre todo, tengas a un proveedor que se comprometa a ayudarte a configurarlo a tu medida.
Si quieres ver el funcionamiento de un automarcador o simplemente necesitas una segunda opinión, no dudes en ponerte en contacto con nuestros expertos.
¡Suscríbete!
Pide una demo