5 motivos por los que las pymes están eligiendo centralitas virtuales

Cada vez son más las PYMES que apuestan por la transformación digital y se apoyan en la tecnología para mejorar procesos en su empresa y ahorrar tiempo y dinero. Y una de estas tecnologías es la centralita virtual.

La centralita virtual es la sustituta de las centralitas convencionales porque cumple la misma función, aporta más prestaciones y cuesta menos dinero. 

A continuación explicamos los 5 motivos principales por los que las pymes están eligiendo centralitas virtuales:

Reducción de costes en telefonía

Las empresas con telefonía convencional que tienen más de 10 usuarios con teléfono están pagando, como mínimo, un par de cientos de euros más al mes en comparación con los que utilizan telefonía con centralita virtual.

Al año, el sobrecoste por el uso de telefonía convencional se convierte en una cifra de más de 1000€. Y si tenemos en cuenta que están en desventaja de prestaciones frente a las empresas que utilizan centralitas virtuales, aún sale más caro.

Una empresa que utiliza telefonía convencional ya ha tenido que comprar hardware de centralita – nada barato – y además está pagando un sobrecoste enorme en sus conexiones RDSI y primarios (proporcionan varias  líneas a la empresa para que todos puedan hablar al mismo tiempo). Después de la cuota fija de conexión, también debe pagar por las llamadas que hacen todos los meses.

En cambio, una empresa que utiliza centralita virtual con 10 usuarios puede partir de los 55€ de cuota base, incluyendo las líneas. Por ese precio la empresa tiene las líneas telefónicas y la centralita virtual, y sólo habría que añadirle las llamadas, que siempre son más baratas que con telefonía convencional.

Como contra en cuanto a precio de la migración a centralita en la nube es la necesidad de reemplazar los terminales telefónicos por unos actuales que se adaptan a la tecnología IP.

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Control sobre el teléfono y centralita

Tener el control sobre la centralita ahorra mucho tiempo a las empresas y les permite tener los cambios aplicados al momento.

Al ser un servicio en la nube, la propia empresa puede aplicar cambios al instante sobre la centralita: ajustar horarios, activar festivos y locuciones, reordenar quién debe atender qué llamadas, desviar llamadas, cambiar estrategias de timbrado en colas de espera… Todo se gestiona desde el panel de control web. 

Aún teniendo el control web sobre la centralita, la mayoría de proveedores incluyen configuración y soporte de modo que es la empresa quien decide.  

Flexibilidad 

Flexibilidad para ampliaciones y reducciones del servicio de telefonía, flexibilidad para elegir los equipos que se emplean para las llamadas, flexibilidad para el funcionamiento de la centralita.

Las centralitas virtuales son 100% escalables y además de forma muy sencilla y veloz. Esto significa que si una empresa necesita incorporar 5 nuevas líneas porque entran 5 nuevos trabajadores sólo tiene que contratarlo y puede tener todo funcionando el mismo día.

Lo mismo sucede si necesita abrir una nueva sede, migrar a otras oficinas o si te quedas un día a trabajar desde casa y quiere utilizar tu línea . Todo se puede hacer de forma muy sencilla utiliza la nube.

Con la centralitas virtual las empresas dejan de estar atadas al empleo de la telefonía con teléfonos – hardware – porque optan también al uso de otras alternativas, como programas en el ordenador – similar a Skype -, smartphones con apps o directamente utilizar un móvil igual que si fuera el teléfono de sobremesa.

Y flexibilidad para el funcionamiento de la centralita. Con algunas centralitas tradicionales el funcionamiento podía llegar a ser un poco de «sota, caballo y rey».

La mayoría de las centralitas virtuales incorporan infinidad de prestaciones que permiten que las empresas puedan configurar el sistema de telefonía al detalle. Depende de la capacidad de personalización que ofrezca la centralita, pero suele ser muy elevada y se mejoran con el tiempo en la mayoría de proveedores.

Mejorar el soporte telefónico

No es que la atención al cliente de los grandes proveedores de telefonía nacionales sea mala, pero sí que es mejorable.

La atención al cliente de las grandes empresas suele tener dos problemas: suele estar muy compartimentada y hay mucha rotación de plantilla.

A veces es complicado dar con el departamento que puede hacer la gestión que se necesita. Otra veces, el problema viene del agente que te atiende y su grado de implicación y conocimientos.

Los proveedores de centralita virtual más especializados suelen llevar años en el sector de las telecomunicaciones y, aún así, siguen siendo empresas pequeñas donde la atención al cliente no está externalizada y donde los agentes tienen más poder de actuación.

Esto genera que quien atiende las llamadas de atención al cliente o soporte está más formado y más comprometido y soluciona los problemas mucho más rápido. 

Mejorar prestaciones y mejorar procesos 

Las empresas siempre buscan crecer y mejorar y la telefonía puede ayudar en ambos casos, desde mejorando la atención al cliente a la venta telefónica, automatizando procesos, herramientas de análisis

Como ya hemos dicho antes, la capacidades de una centralita convencional son limitadas y lo que se puede hacer o no con ella dependerá del hardware. Las centralitas virtuales, en cambio, van mejorando e incorporando nuevas prestaciones y se le pueden añadir fácilmente «apps».

Un ejemplo de apps para mejorar la atención telefónica y la venta son herramientas tipo Whisper, que ayudan en la formación, evaluación y supervisión de los agentes. 

Esta herramienta que algunos operadores ofrecen permiten a los supervisores de un equipo escuchar llamadas en curso, dar indicaciones al agente e incluso intervenir en la conversación para conseguir los resultados deseados. 

Otro modo de automatismo son las encuestas automáticas de satisfacción: la centralita emite una llamada a los clientes tras ser atendidos para que hagan una valoración numérica sin necesidad de que intervenga ningún trabajdor. El feedback que proporciona se recoge en una tabla y es vital para empresas con atención al cliente y call centers. 

Otra forma de automatizar en las empresas con venta telefónica es el marcador predictivo, que emite llamadas de forma automática empleando un listado proporcionado por la empresa. Una vez responden la llamada pasa a un agente. Esta herramienta, que puede parecer destinada únicamente a contact centers, ahorra muchísimo tiempo y dinero a las pequeñas empresas que tienen un pequeño departamento de ventas y es mucho más barata de lo que puede parecer. 

Existen muchas más herramientas extra, incluidas herramientas de análisis, que permiten a las empresas optimizar procesos para conseguir el máximo rendimiento.