¿Cómo será la oficina del futuro?

Atrás están quedando la rigidez e inmovilidad del escritorio, la silla y el ordenador de sobremesa; la oficina del futuro ya está aquí, es una oficina móvil, flexible, que está donde estás tú. En 2020, la mitad de la fuerza de trabajo mundial será remota, lo que será posible gracias a la integración de las nuevas tecnologías en las empresas.

La proliferación de dispositivos móviles o las soluciones de comunicación en la nube permiten a los empleados permanecer “always on”, y acceder en cualquier lugar y en cualquier momento a las aplicaciones que precisan para trabajar. La oficina del futuro ya es una realidad creciente, y hoy veremos cómo la tecnología está facilitando esta gigantesca transformación digital tanto para trabajadores como para organizaciones.

Movilidad y teletrabajo

La oficina se está adaptando a los nuevos modos de trabajar tan naturales para los millenials, esa generación de personas que ronda los treinta años y que han crecido al mismo ritmo de las nuevas tecnologías y la movilidad, integrándolas de pleno en su día a día. Todo se ha transformado en la oficina del futuro que ya es una realidad. Los arcaicos despachos repletos de puestos de trabajo fijos y rígidos horarios han dejado paso a conceptos como la movilidad, el teletrabajo, la flexibilidad de horarios o el trabajo colaborativo. Y todo ello ha dado lugar a la Oficina 3.0. Ahora el trabajador no va a la oficina, es la oficina la que le acompaña, algo posible gracias a la introducción de las nuevas tecnologías en las organizaciones: un smartphone o una tablet, unas cuantas apps y un proveedor de servicios de comunicación en la nube bastan para que los empleados puedan acceder a la información de la empresa, realizar y recibir llamadas de trabajo, mantener vídeo conferencias, participar en proyectos colaborativos a tiempo real y en definitiva, llevar a cabo todas y cada una de sus tareas sin importar el lugar en el que se encuentren, sin cargar con varios dispositivos, y respetando sus jornadas laborales.

En la Oficina 3.0 el trabajador no va a la oficina, es la oficina la que va al trabajador gracias a las nuevas tecnologías y a los servicios de comunicación en la nube«.

Pero también los propios espacios físicos de la oficina se han visto alterados, predominando ahora los lugares de menor tamaño, con espacios más informales y abiertos,  especialmente pensados para favorecer la creatividad y el contacto personal, y todo ello sin olvidar los rincones de relax. La Oficina 3.0 es un lugar agradable, que favorece la comunicación, la interacción, que resulta mucho más productivo y en el que el trabajador desea permanecer.     

Flexiworking

Si hablamos de la oficina del futuro, de la Oficina 3.0, y de cómo la tecnología la favorece y hace posible, no podemos obviar un concepto clave: flexiworking. Tal y como se deduce de este anglicismo, flexiworking no es otra cosa que “horarios de trabajo flexibles” que, combinados con el teletrabajo, permiten y favorecen no sólo conciliar la vida personal y laboral del trabajador, si no también incrementar su productividad. El flexiworking es una tendencia al alza, íntimamente vinculada a BYOD.

En el Reino Unido, el 95% de las empresas ya han implantado esta “filosofía” mientras que en Alemania asciende al 30%; a España ha llegado más tarde pero ya está presente en el 13% de las empresas. El objetivo final no es otro que incrementar la satisfacción del trabajador y con ello, su compromiso con la empresa, y en consecuencia, su rendimiento, de tal forma que la flexibilidad laboral se ha confirmado como un factor de enorme importancia e incidencia en el incremento de la productividad.

Tecnologías y herramientas para la movilidad y la flexibilidad laboral

El trabajador ahora es más móvil que nunca y los sistemas informáticos y de comunicaciones de las empresas necesitan adaptarse a esta nueva realidad con estrategias flexibles como la implantación de soluciones cloud, programas BYOD, el despliegue de tecnologías de comunicaciones por Internet, o la apuesta por las herramientas de colaboración remota.

Llevar los sistemas y las comunicaciones a la nube

El Cloud Computing es pues el gran impulsor de la movilidad empresarial, la clave que permite a los trabajadores de una empresa llevar a cabo sus tareas sin necesidad de estar presentes en la oficina física, gracias a soluciones y aplicaciones accesibles desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, porque la información y los servicios necesarios para ello ya no se encuentran en un rincón del despacho, si no en la nube.

El Cloud Computing es el gran impulsor de la movilidad empresarial gracias a soluciones como el BYOD o el BizPhone, ya que la información y los servicios necesarios para ello ya no se encuentran en un rincón del despacho, si no en la nube».

Así, dados sus importantes beneficios, la digitalización cloud es ya una realidad imperante en más de la mitad de los negocios actuales, estimándose que para 2019, el 89% de las empresas habrán migrado alguno de sus sistemas a la nube, y una de cada cuatro habrá movido sus centralitas o sistemas de telefonía a la nube.

Implantación de programas BYOD

Literalmente BYOD significa “Bring Your Own Device”, es decir, “trae tu propio dispositivo”, permitiendo al trabajador usar su propio teléfono móvil para tareas de trabajo de manera eficaz y segura. Un buen ejemplo son los servicios de telefonía en la nube como BizPhone que, a través de una aplicación, facilita que el trabajador pueda disponer de su extensión telefónica de la centralita corporativa en su dispositivo móvil, manteniendo la privacidad de su número personal a salvo, y sin asumir el coste de las llamadas profesionales. De esta forma, las llamadas profesionales nunca se pierden, y el empleado no necesita llevar dos dispositivos en el bolsillo.

Nuevas tecnologías de comunicación por Internet

Otra opción es el uso de tecnologías o protocolos de comunicación por Internet como WebRTC o “Web Real-Time Communication”, capaz de transformar el navegador de una tablet u ordenador de un trabajador en un completo teléfono perfectamente integrado con el sistema. La extensión de la centralita corporativa está integrada, en este caso, en el propio navegador del dispositivo portátil, llevando la movilidad y la eficiencia a su máxima expresión.

Herramientas de colaboración remota

Si la Oficina 3.0, tal y como antes mencionábamos, está orientada a fomentar la interacción y el trabajo colaborativo entre los trabajadores, cuando la distancia les separa, la tecnología les aproxima. Es el caso de la teleconferencia, una herramienta que permite la comunicación de audio y/o vídeo entre dos o más personas geográficamente separadas, y que a su vez lleva aparejados otros servicios de gran utilidad para el trabajo colaborativo remoto como la posibilidad de compartir pantalla.

Ventajas para empresas y empleados

Las soluciones que favorecen la movilidad en la empresa ofrecen ventajas en ahorro de costes e inversiones para las organizaciones. Además, desde la perspectiva del trabajador, está demostrado que este se siente más satisfecho en la empresa, se incrementa su compromiso y rendimiento y finalmente, eleva notablemente su productividad. Un reciente informe elaborado por The Economist, concluye que aquellas empresas vistas por sus trabajadores como “pioneras” en la implantación de tecnología móvil, han visto un aumento de sus empleados en un 16%.