¿Cómo están implementando la transformación digital los bufetes de abogados?

Los bufetes de abogados finalmente están comenzando a adoptar la tecnología como un medio no sólo para mejorar la eficiencia y el rendimiento, sino también para llegar a los clientes a través de diversos canales. Después de más de dos años de trabajo remoto impulsado por la pandemia, la transformación digital se está afianzando en los bufetes de abogados a medida que experimentan sus numerosos beneficios.

¿Qué es la transformación digital en los despachos de abogados?

Salvo por el uso de la firma de documentos en línea, las bases de datos de clientes y el correo electrónico, la transformación digital ha tardado en llegar a la profesión legal. Entonces, ¿cómo la están implementando?

La transformación digital es el proceso de adopción e incorporación de tecnología en toda la organización para crear más eficiencia, reducir errores, mejorar las capacidades, aumentar los conocimientos y mejorar las relaciones con los clientes.

Ha habido un rápido crecimiento en el espacio de la tecnología legal (LegalTech) en los últimos años. Se han desarrollado software y plataformas específicas para mejorar muchos elementos de la profesión jurídica. La pandemia incrementó la innovación en tecnología para el intercambio seguro de documentos, declaraciones juradas y notarización. También hay softwares que utilizan la Inteligencia Artificial (IA) para ofrecer a los abogados nuevos conocimientos que influyen positivamente en beneficio de los clientes.

4 formas en que la profesión jurídica se beneficia de la transformación digital

Cada bufete de abogados tiene una especialidad y clientes específicos que dictan qué tipo de transformación digital les importa más. Por ejemplo, los corporativos tendrán requisitos diferentes a los de las prácticas familiares.

Aquí hay cuatro aspectos importantes que pueden impactar positivamente en las firmas legales de cualquier tipo:

1) Automatización

El Mckinsey Global Institute señala que el 23% del trabajo realizado por los abogados podría automatizarse. Desde la presentación de documentos hasta la firma de contratos y la revisión de documentos en busca de errores o discrepancias, se ha creado tecnología para eliminar estas tareas cotidianas del día de un abogado.

2) Seguridad

Esto es tanto un beneficio como una necesidad. El aumento de la seguridad con la tecnología puede mantener la información segura y brindar tranquilidad a los clientes. También es importante que los bufetes de abogados den prioridad a la seguridad a lo largo de la transformación digital. En el Informe de la Encuesta de Tecnología Legal 2022 de la ABA, el 25% de éstos señalaron que habían experimentado algún tipo de violación de datos en el último año. Por ello, es importante que inviertan en tecnología de ciberseguridad que garantice el cumplimiento de la privacidad y que todos los datos estén seguros.

3) Experiencia del cliente (CX)

La tecnología ofrece a los bufetes de abogados una ventaja con los clientes. Éstos pueden preferir compartir documentos digitalmente o tener una videoconferencia en lugar de visitar un bufete de abogados en persona. En este sentido, es importante que los despachos legales descubran qué elementos brindan el mayor beneficio a los clientes e implementen primero esas áreas de transformación digital.

4) Inteligencia

La tecnología puede proporcionar a los abogados información más allá de lo que pueden obtener de documentos extensos. Hay soluciones disponibles que utilizan el Procesamiento del Lenguaje Natural (PNL) para “leer” documentos, detectando problemas, discrepancias e incluso emociones o falsificaciones. El software puede analizar los datos para detectar patrones que pueden revelar información y conocimientos importantes.

‍Cómo los bufetes de abogados pueden avanzar en la transformación digital‍

Históricamente, los socios se han resistido a adoptar algunas tecnologías por temor a que éstos cambiaran la forma en que siempre han hecho negocios. Una preocupación común es que la tecnología (especialmente el software de automatización) podría reducir el tiempo que la empresa dedica a ciertos clientes, lo que podría disminuir la facturación por horas.

Sin embargo, los beneficios generales para la firma finalmente ganan, ya que el uso de la tecnología liberará el tiempo de los abogados para aceptar nuevos clientes en lugar de centrarse en tareas administrativas o manuales.

¿Cuáles son los pasos más importantes para avanzar con la transformación digital?

1) Comenzar poco a poco

Cualquier parte interesada que desee hacer la transición a una tecnología digital debe tener la oportunidad de probar a pequeña escala. Quizás cierto tipo de documento se pueda digitalizar fácilmente para la certificación notarial en línea, o un determinado caso sea un candidato perfecto para el procesamiento de lenguaje natural. Con sólo unas pocas pruebas, el equipo se acostumbrará al nuevo proceso y comenzará a ver por sí mismo cómo podría mejorar su enfoque a mayor escala.

2) Medir y compartir los resultados

Cada vez que se utiliza una nueva tecnología u opción en línea, es importante medir el valor para la empresa. ¿Cuánto tiempo se ahorró? ¿Cuántas ideas nuevas se obtuvieron? ¿Qué nivel de reducción de errores ocurrió? Compartir estas métricas con los socios facilita su aceptación.‍

3) Crecer de manera inteligente

A medida que las personas se vuelvan más conscientes de los beneficios de la transformación digital, será fundamental priorizar nuevos esfuerzos y hacer que todos participen antes de implementar otra tecnología. Introducir demasiados procesos nuevos muy rápido puede ser abrumador y, en última instancia, tener efectos adversos en esta transformación.

¿Cuáles son los retos de la transformación digital en las firmas de abogados?

Como con cualquier cambio, es probable que haya resistencia por parte de aquellos que no quieren cambiar la forma en que trabajan. También se pueden experimentar dificultades para obtener un presupuesto para un software, e inevitablemente habrá preocupaciones sobre la privacidad, la seguridad y la protección de la información importante a medida que se pase del papel a la versión en línea o a una nueva plataforma.

Sin embargo, aquellos que lideran la implementación de nuevas tecnologías, han de superar estos obstáculos y ser proactivos. Por ejemplo, intensificar el aprendizaje, mostrar a los colegas los aspectos positivos para mantenerlos motivados y compartir esos éxitos con todo el equipo garantizará que todos se sientan bien con el trabajo realizado para adoptar la transformación digital.