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Ante una situación de excepcionalidad como la que estamos viviendo actualmente debido a la pandemia ocasionada por el coronavirus y la consecuente crisis sanitaria originada, cada vez más organizaciones ofrecen a los empleados la opción de teletrabajar.
Para que el teletrabajo se implemente con éxito en una empresa, es necesario elaborar un plan que tenga en cuenta a todos los departamentos de la compañía. Hoy en día, gracias al avance de la tecnología, trabajar en modo remoto es mucho más fácil de administrar debido a las numerosas herramientas que permiten a los empleados desarrollar sus tareas habituales fuera de la oficina, desde cualquier ubicación y teniendo conexión a Internet.
Pero no hay que olvidar que, para que un plan de teletrabajo tenga éxito, debe haber cierta estructura, expectativas de productividad y buena comunicación tanto a nivel interno como con los clientes.
7 consejos para implementar un plan de teletrabajo con éxito
1) Asegurarse de que cada empleado realice el trabajo que le corresponde
No todos los trabajadores están habituados a trabajar de forma remota. Y, para que funcione, debe haber un alto nivel de confianza entre la organización y el empleado.
Es importante crear criterios para las tareas que pueden realizarse mediante el teletrabajo. Esto implica definir qué trabajos permiten a los empleados trabajar de forma independiente y tener la flexibilidad de trabajar en una ubicación remota.
2) Crear políticas y pautas para teletrabajar
Un error que cometen muchas organizaciones es no redactar una política la primera vez que alguien pide trabajar desde casa, aunque, a veces, en situaciones como la actual, puede coger a las empresas desprevenidas, puesto que muchos empleados se han visto obligados a trabajar de forma remota de un día para otro.
Teniendo esto en cuenta, redactar políticas y procedimientos siempre debe ser el primer paso al cambiar o añadir una práctica a la organización.
La ventaja de disponer de este tipo de políticas es que ayudan a las empresas a tener una guía para el tratamiento equitativo de los empleados.
En el caso del teletrabajo, esto significa definir qué trabajos cumplen con los criterios de trabajar de forma remota, las expectativas de productividad de los empleados, las perspectivas de comunicación laboral y los procesos de aprobación para las solicitudes de teletrabajo.
Esta política también debe incluir aspectos como determinar el tiempo de permanencia mínima que debe tener un empleado en la empresa, antes de trabajar de forma remota, la responsabilidad que deben tener para el cuidado del equipo de oficina suministrado por la organización, salvaguardar la información confidencial, los hábitos de trabajo que respaldan un acuerdo positivo de teletrabajo, etc.
3) Desarrollar un acuerdo de trabajador remoto
En la crisis sanitaria causada por el coronavirus, que a la mayoría de las empresas las ha cogido de imprevisto, tener ya escrito un acuerdo previo de teletrabajo no ha sido posible.
Habiendo vivido ya esta situación y enfocándose en el futuro, es decir, contando con un plan de teletrabajo, las organizaciones han de determinar que el empleado cumple con los criterios establecidos, el empleado y la organización deben firmar un acuerdo de teletrabajo.
Este debe establecer específicamente un período de prueba y el requisito de una evaluación para garantizar el rendimiento del empleado. El acuerdo debe tener una limitación de tiempo y establecer claramente que la organización puede cancelarlo en cualquier momento.
4) Evaluar un período de prueba
Después de que los empleados hayan estado teletrabajando por un período de tiempo (como se puede describir en el acuerdo), debe haber un proceso para evaluar su desempeño durante ese tiempo.
El gerente debe sentarse con el empleado y discutir sus objetivos, responsabilidades laborales y cómo el trabajo a distancia mejora o dificulta su capacidad para hacer sus tareas. De este modo, tras la evaluación, pueden establecerse cambios para optimizar el trabajo a distancia.
5) Comunicar, comunicar, comunicar
La buena comunicación es la clave del éxito de cualquier proceso, por lo que debe haber expectativas claras sobre la frecuencia con la que se espera que el empleado se comunique con la oficina, qué tipos de comunicaciones se esperan y los informes de estado de los proyectos.
Esto incluye al supervisor que gestiona el proceso del flujo de trabajo para garantizar que se cumplan los objetivos de los empleados y de la organización.
Los teletrabajadores también necesitan comentarios de su supervisor. Ya sea que estén haciendo un buen trabajo o no, los empleados se sienten aislados cuando trabajan desde casa y quieren saber si su trabajo es satisfactorio y cumple con las expectativas de la compañía.
6) Garantizar el soporte del equipo de TI
El empleado debe contar con el soporte técnico adecuado para su equipo informático, así como el acceso a los archivos de la empresa.
Este tipo de soporte técnico es importante porque si el equipo del empleado deja de funcionar y se detiene su productividad, se debe poder resolver el problema rápidamente.
Hoy en día, la mayoría de organizaciones disponen de las herramientas adecuadas para que sus empleados puedan trabajar de forma remota, hacer vídeoconferencias, ofrecer un servicio de atención a los clientes de calidad, estar conectados con el resto de compañeros de su departamento, etc.
7) Hacerlo social
Es necesario planificar eventos de capacitación o sesiones de trabajo en equipo para permitir a todos los empleados el beneficio de pasar tiempo “virtual” con sus compañeros.
La mayoría de los empleados adorarían la oportunidad de trabajar desde casa. Sin embargo, no todos tienen las responsabilidades laborales, la disciplina y la ética laboral para teletrabajar con éxito.
Pero, redactar políticas, crear un proceso estructurado y tener buenos sistemas de comunicación es una excelente manera de facilitar a los empleados el teletrabajo, a través de un plan que respalde tanto la productividad de los trabajadores como un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal.
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