Mejores prácticas en telefonía IP para trabajadores en remoto

Foto por Esther Vargas, https://www.flickr.com/photos/esthervargasc/

Cada vez más empresas, sobre todo en el entorno tecnológico, apuestan por el teletrabajo y ofrecen la posibilidad a sus empleados de trabajar de forma remota. Gracias a que gran parte del trabajo se realiza a través de Internet los empleados pueden ejercer sus tareas desde cualquier lugar. Y gracias a la telefonía IP y centralita virtual, los teletrabajadores pueden utilizar el teléfono de la empresa y su propia extensión allí donde se encuentren.

La telefonía IP funciona a través de Internet y los trabajadores pueden atender llamadas de la empresa desde su hogar o lugar desde el que trabajen. Para ello solo necesitan disponer de conexión a Internet y una app o teléfono IP. Y al mismo tiempo pueden llamar mostrando el número corporativo.

Sin embargo, algunas empresas encuentran problemas para la implantación de telefonía IP en trabajadores remotos que se pueden solucionar con estas simples prácticas:

1. Utilizar un solución VoIP en la nube

Por solución VoIP en al nube me refiero a centralita virtual o telefonía IP. Al estar en la nube el trabajador podrá acceder a ella siempre que tenga acceso a Internet y los credenciales. La configuración en estos casos es muy simple y la seguridad elevada sin complicaciones.

Algunas soluciones VoIP, como los SIP trunk con centralita IP, están alojados en la empresa y utilizan la red local para conectar a los usuarios. Estas soluciones también permiten la conexión desde fuera de su red mediante VPNs pero implica tener altos conocimientos de seguridad para establecer una conexión segura desde el exterior.

2. Contratar un operador VoIP con soporte a apps / softphones

Los teletrabajadores utilizaran apps y es muy probable que en algún momento requiera ayuda, sobre todo durante la configuración. La configuración de estas apps es muy sencillo pero por experiencia sabemos que no todos los usuarios leen el manual completo.

Configurar apps para telefonía IP no lleva más de 5 minutos ya que su configuración es muy similar a la del correo electrónico en un smartphone: introducir usuario, contraseña y servidor SIP. En ocasiones también hay que hacer un par de cambios en la configuración para su correcto funcionamiento, pero muchos usuarios no llegan a esa parte del manual…

Por ello es muy importante que el operador de telefonía IP ofrezca soporte para las apps. Además, en algunas conexiones a Internet / routers puede ser necesario modificar la configuración.

3. Ofrecer una pequeña formación al usuario en el uso de VoIP

Utilizar telefonía IP en remoto es muy sencillo pero como con todo pueden surgir problemas: ¿cómo transfiero una llamada? ¿por qué no tengo línea? ¿tengo que dejar la app funcionando en segundo plano?

Los conocimientos necesarios son triviales pero nadie nace aprendido. Un simple manual o una explicación de 5 minutos es más que suficiente para que los teletrabajadores entiendan cómo utilizar la telefonía IP en remoto.

4. Utilizar teléfonos móviles como Backup

Como todos los sistemas, la telefonía IP no es infalible ya que depende de Internet. Si se pierde la conexión a Internet no podría entrar llamadas. Y aquí es donde entran en juego los móviles.

Los operadores serios ofrecen desvíos inteligentes para que las llamadas se desvíen a otro número en caso de que se pierda la conexión. En el momento en el que la app / teléfono IP pierde conexión el desvío se activa de forma automática y las llamadas se envían al teléfono móvil.

Una vez se reactiva la conexión el desvío se desactiva y las llamadas se reciben con normalidad a través de la app / teléfono IP.

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