Operadora automática – IVR

La operadora automática, también llamada IVR, reemplaza el puesto de recepción y pregunta al cliente con quién quiere hablar. Así, el IVR enviará la llamada del cliente al trabajador adecuado en base a la opción que haya seleccionado.

La gran ventaja de utilizar una operadora automática es que consigues la satisfacción del cliente, que hablará directamente con la persona correcta dentro de tu empresa.

Además, evitarás interrupciones innecesarias en trabajadores a los que les llegan llamadas que no pueden gestionar y en las que deberán invertir un tiempo que podrían estar dedicando a su trabajo.

Ahorra tiempo y recursos con la operadora automática y consigue que cada llamada se envíe a la persona indicada sin necesidad de pasar por la secretaria.

¿Cómo funciona la operadora automática/IVR?

Cuando un cliente llama a tu empresa escuchará un grabación indicándole con qué departamentos puede hablar y la tecla que deben pulsar para ello. Así, cuando pulsen el 1, por ejemplo, la llamada pasará a ventas. Y sin pulsan el 2, la llamada pasará a administración.

Las opciones a presentar en el IVR son totalmente seleccionables por la empresa.

• Grabación personalizable
• Hasta 12 opciones por nivel: 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9,*,#
• IVR multinivel: puedes añadir más opciones en un nivel siguiente
• Las llamadas se pueden enviar a grupos de espera
• Las llamadas se pueden enviar a extensiones
• Las llamadas se pueden enviar a números de teléfono
• Las llamadas se pueden enviar al contestador
• Su configuración está incluida con la contratación de la centralita virtual

Ejemplo de operadora automática

Imagínate una empresa a la que llama gente porque está interesada en contratar su servicios, y tienen que hablar con un comercial. Pero también llaman clientes que quieren hablar con alguien de la empresa por un problema que tiene con el servicio, así que tienen que hablar con soporte. Y otras veces es un por duda con respecto a la factura, y deben hablarlo con administración.

Cuando no hay una operadora automática hay dos opciones: que una persona se encargue de responder todas estas llamadas y transferirlas, o que las llamadas suenen en todos los teléfonos y alguien responda, y después transfiera la llamada. Y en ambas situaciones se podría haber automatizado y evitado interrupciones con la operadora automática.

Con la operadora automática cuando una persona llame porque está interesada en contratar sus servicios hablará directamente con un comercial. Y cuando llame un cliente, hablará con soporte. Y si el cliente quiere hablar de una factura, hablará con administración sin esperas innecesarias y sin tener que explicar todo 2 veces. ¿Cómo?

Al llamar escuchará una grabación en la que le indicará qué opciones tiene y así podrá elegir con qué trabajador quiere hablar, como se muestra en el siguiente ejemplo de locución de IVR:

• Si quiere información acerca de nuestros servicios, pulse 1: se envía al departamento comercial
• Si necesita soporte o ayuda con los servicios contratados, pulse 2: se envía al equipo de soporte
• Si quiere hablar con facturación, pulse 3: se envía la llamada a facturación.

Los clientes ya no tienen que explicar todo 2 veces, ni estar esperando entre transferencia y transferencia, y los trabajadores ahora disponen de más tiempo para otras gestiones.