¿Por qué las empresas deberían implementar una política BYOD?

Los avances tecnológicos y la aparición de una fuerza laboral joven y experta en tecnología, allanaron el camino para el surgimiento de nuevas tendencias en el lugar de trabajo. Entre las tendencias más populares en los últimos años se encuentra BYOD o Bring Your Own Device. BYOD es una política que las organizaciones están adoptando cada vez más y que alienta a los empleados a traer y usar sus propios dispositivos en el trabajo.

Esta tendencia ganó prestigio recientemente con el uso generalizado de dispositivos móviles, la familiaridad de los empleados con las últimas tecnologías y su disposición a trabajar de forma remota (teletrabajo). Según un estudio, el 61% de la generación Y y el 50% de los empleados mayores de 30 años creen que las herramientas tecnológicas que utilizan en su vida cotidiana son más efectivas que las proporcionadas por sus departamentos de TI.

La definición de BYOD cambia constantemente a medida que las organizaciones se adaptan progresivamente a las nuevas dinámicas en el lugar de trabajo. Por ejemplo, BYOT (Bring Your Own Technology), BYOA (Bring Your Own Application) y BYOS (Bring Your Own Software). Lo que estas políticas tienen en común es la disposición de las empresas a ser más flexibles al permitir que sus empleados trabajen con sus propias herramientas, ya sea hardware o software.

En un entorno de trabajo moderno, un empleado espera usar su propio ordenador, portátil, dispositivo móvil o tableta para realizar sus actividades diarias. Por otra parte, aplicaciones de chat también son utilizadas progresivamente por los departamentos para comunicarse y colaborar diariamente.

¿Cuáles son los beneficios de implementar una política BYOD?

1) Ahorro de costes

El coste de comprar hardware y software de TI representa una gran parte del presupuesto de una empresa. Según Gartner, se espera que el gasto global en TI crezca un 3,2%, es decir, de 3,7 trillones de dólares en 2018 a 3,8 trillones de dólares en 2019. No se espera que este crecimiento se desacelere, ya que a medida que las nuevas tecnologías están llegando a la oficina, más presión hay en las empresas para su implementación.

La adopción de una política BYOD, por tanto, permitirá a las empresas reducir el gasto en tecnologías empresariales y capacitación. Según un informe de Cisco, el ahorro de costes puede llegar a 350 dólares por empleado/año, con programas reactivos que reducen el gasto hasta 1.300 dólares por empleado/año. Esto puede tener un efecto positivo, especialmente en las PYMES, que cuentan con presupuestos más limitados.

2) Una fuerza laboral más comprometida

La nueva generación de trabajadores (Millennials y Generación Z) espera horarios de trabajo flexibles y poder trabajar desde diferentes lugares. Esto requiere herramientas de alto rendimiento similares a las que usan en su vida personal. La incapacidad de proporcionar tales herramientas o imponer nuevas, puede tener un impacto negativo en su nivel de compromiso y bienestar.

Una política BYOD ayuda a mantener comprometida a su fuerza laboral y les permite mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal, ya que trabajarán con dispositivos y soluciones con los que están familiarizados. De hecho, según un estudio de investigación realizado por IDG, el 78% de los empleados cree que usar un solo dispositivo les ayuda a equilibrar su vida personal y profesional.

3) Más control

La ausencia de políticas flexibles y una estrategia y visión clara de TI pueden conducir a prácticas no deseadas en el lugar de trabajo. Si los empleados no ven un valor real en los sistemas y herramientas que tienen, tienden a usar los suyos pero sin el conocimiento del departamento de TI. Esto puede derivar en complicaciones en las empresas, desde la incapacidad del departamento de TI para controlar el software en uso hasta los problemas de cumplimiento y los costes asociados con la pérdida de datos.

Adoptar una política BYOD puede reducir estas complicaciones. Al final del día, los empleados seguirán utilizando sus propios dispositivos, independientemente de sus políticas de TI. De hecho, según un estudio de Microsoft, el 67% de las personas usan sus dispositivos personales en el trabajo, independientemente de la política oficial de BYOD de la organización. El estudio también encontró que los empleados (especialmente los Millennials) tienen la tendencia de usar sus dispositivos incluso dentro de compañías con estrictas políticas de TI.

Esto significa que la mejor opción para las empresas es escuchar a su fuerza laboral y ser flexibles en su enfoque. De esta manera, pueden controlar adecuadamente tanto el hardware como el software en uso y estar en condiciones de planificar apropiadamente las estrategias de TI a largo plazo.

4) Más productividad

Dar a los empleados la libertad de usar sus propios dispositivos y trabajar desde cualquier lugar puede aumentar su productividad. Según un estudio de BT Global Services, el 42% de los empleados que usan sus dispositivos personales dicen que su productividad ha mejorado.

Otro estudio realizado por BMC afirma que los empleados de BYOD son más productivos con 2 horas adicionales diarias y 20 correos electrónicos más.

5) No es necesaria una formación específica

Al presentar una nueva tecnología a su fuerza laboral, los departamentos de TI a menudo se enfrentan a los mismos retos. Una parte de los empleados tiene más dificultades para aprender la tecnología y la otra probablemente tenga mejor tecnología propia. Ambas partes necesitan capacitación intensiva para aprender a usarla y, a menudo, confían en el departamento de TI para responder a sus preguntas. Una política BYOD puede minimizar la capacitación, ya que los empleados están familiarizados con sus propios dispositivos y esto permite a los equipos de TI concentrarse en tareas más estratégicas.

El software y la aplicación son políticas que van en aumento con el paso de los años. Aunque aportan innumerables beneficios a una organización, pueden plantear ciertos problemas, especialmente en términos de seguridad y cumplimiento. Una política BYOD bien pensada e implementada que tenga en cuenta la naturaleza de la empresa, los dispositivos permitidos y las aplicaciones disponibles mitigarían estos riesgos y ayudarían a comprometerse y retener a su fuerza laboral.