¿Por qué las PYMES necesitan una solución de colaboración y UC de “nivel empresarial” a largo plazo?

Se debe felicitar a las empresas de todo el mundo por la rapidez con la que han logrado que sus empleados trabajen de forma remota, en un período de tiempo increíblemente corto. Las soluciones UC y de colaboración han facilitado el teletrabajo y han ayudado a las organizaciones a adaptarse rápidamente a esta nueva situación.

Sin embargo, parece que el cierre en la mayoría de los países continuará en mayor o menor medida durante algunos meses. Además, organizaciones de todo tipo se están dando cuenta de que el trabajo remoto no sólo es posible para un gran número de personas, sino que también puede reducir la necesidad de espacio de oficina, allanar el camino hacia métodos de trabajo más flexibles y, por lo tanto, cambiar la naturaleza del lugar de trabajo para siempre.

Entonces, después de llevar a cabo una “solución rápida” inicial, las empresas deben analizar si lo que tienen en su lugar va a ser adecuado para su propósito en los próximos meses y años. La adopción de aplicaciones que son excelentes para los consumidores puede haber resuelto un problema inmediato, pero no proporciona la integración completa con las aplicaciones comerciales necesarias para garantizar una replicación eficiente de los procesos de trabajo, las comunicaciones y la colaboración. Además, las empresas deben tener soluciones que ofrezcan los niveles necesarios de seguridad y privacidad. Esto es más importante que nunca, dado que muchos empleados trabajan desde casa.

Las organizaciones necesitan soluciones de colaboración y comunicaciones unificadas de “nivel empresarial”. Existe una gran oportunidad para que la comunidad de canales en Europa las ayude a navegar a través de todas las opciones que se ofrecen y a encontrar las respuestas que mejor se adapten a cada situación. Éstos son algunos problemas a tener en cuenta al buscar una solución de colaboración y UC sólida, segura y flexible:

1) Almacenamiento de datos y privacidad

El procesamiento de datos personales de ciudadanos y residentes de la UE siempre debe cumplir con el GDPR (Reglamento General de Protección de Datos). Cuando se trata de empresas ubicadas dentro de la UE, el cumplimiento del GDPR se hace cada vez más evidente y es lo que debería esperarse de una organización. Además, con las autoridades locales de protección de datos en todos los países de la UE utilizando sus poderes para hacer cumplir el GDPR en las empresas, poniendo multas masivas por violaciones, esto es ahora algo que una empresa en la UE simplemente no puede ignorar.

Cuando el procesamiento se realiza fuera del Espacio Económico Europeo (EEE), no siempre se puede esperar el cumplimiento del GDPR. Por el contrario, en los medios vemos todo tipo de errores con respecto a la protección de datos, derechos y libertades de los usuarios por parte de compañías tecnológicas fuera de la UE.

Además, el GDPR tiene algunas reglas muy específicas que prohíben el procesamiento de datos fuera del EEE, a menos que se cumplan ciertas condiciones.

Ésta es la razón por la que muchas compañías están optando por soluciones de UC y de colaboración que sólo almacenan datos dentro del EEE, para que se sientan más seguras de que sus datos están en buenas manos. Dicho esto, incluso con proveedores europeos de soluciones de UC y colaboración, es necesario preguntarles sobre sus políticas de cumplimiento del GDPR, sólo para estar seguros. Han de buscarse aspectos como el cifrado de datos, altamente recomendado por el GDPR, que es una de las medidas que se pueden usar para mitigar el riesgo de exposición a piratas informáticos y la venta de datos a terceros.

2) El ajuste adecuado

Una solución de UC y colaboración no debería imponer una nueva forma de trabajar en las personas, particularmente ahora cuando la continuidad del lugar de trabajo en un entorno virtual es tan importante para la productividad y la moral de los empleados. Las API abiertas deberían permitir a las empresas integrar una variedad de vídeoconferencias y otras herramientas, ya que las necesidades variarán según el tipo y el tamaño de la organización. Otros factores a considerar pueden incluir: facilidad de uso, como soluciones que no requieren que los participantes descarguen software para participar en una reunión, o la elección de diferentes modelos de implementación (en las instalaciones, en la nube pública y privada).

3) Integración

Los usuarios también deberían poder conectarse fácilmente a sus aplicaciones corporativas existentes, para proporcionar una experiencia perfecta a los clientes. Esto ayudará a evitar el riesgo de tener aplicaciones aisladas, lo que generalmente ocurre cuando las empresas han tomado decisiones rápidas utilizando herramientas de calidad para el consumidor, que afectarán a la productividad empresarial. Han de buscarse soluciones de UC y herramientas de colaboración que se integren a la perfección con directorios de contactos y acceso a la información de la empresa mediante las que los colegas de trabajo puedan ver cuándo hay otros disponibles, ya sea para iniciar una llamada de audio o vídeo en tiempo real, o para solicitar una devolución de llamada. Algunas organizaciones también se beneficiarán de la integración con soluciones más específicas, como call centers y paquetes de CRM.

4) No perder de vista la FMC (convergencia móvil fija)

Con tanta gente trabajando desde casa, sería fácil pensar que dependerán menos de la movilidad, pero según nuestros propios datos, está sucediendo lo contrario. ¿Niños que interrumpen una llamada de vídeoconferencia importante? Es mucho más fácil trasladarse a otra habitación con un teléfono móvil que con un laptop. La convergencia móvil fija (mobile first) también puede tener una integración completa con las aplicaciones empresariales.

5) Conocimiento local

¿Importa en un mundo virtual que las soluciones de UC y colaboración se puedan implementar desde cualquier lugar? Comprender las necesidades de un país en particular, por ejemplo, las regulaciones, con comunidades de canales que pueden dar soporte a sus clientes comerciales de manera remota, podría decirse que es más importante que nunca. Además, si hay algún equipo físico que deba enviarse a un cliente, entonces es mucho más fácil y rápido en estos tiempos actuales si se lleva a cabo dentro del mismo continente. En este sentido, veremos un crecimiento continuo de los MSP (proveedores de servicios gestionados) que ofrecen una amplia gama de servicios remotos a sus clientes.

6) Flexibilidad

El nuevo juego está dando a los usuarios control sobre lo que compran y por cuánto tiempo. Atrás quedaron los días de encerrar a los clientes en contratos rígidos: las soluciones tecnológicas de hoy deben mantenerse o caer en función de su calidad. Los clientes satisfechos son iguales a los clientes leales, por lo que ofrecer un servicio flexible basado en suscripción es el futuro.

7) Libertad

Además, en este momento, el canal y sus clientes tienen la oportunidad de probar las soluciones de UC y colaboración de grado empresarial sin coste alguno con muchos proveedores, liberando algunos de sus productos por un tiempo. Por ejemplo, Enreach Meetings es gratuito hasta septiembre y lo ofrecen nuestras empresas y socios locales en diferentes mercados.

Éstos son tiempos de cambios rápidos y turbulentos para todos, pero una cosa parece segura: las soluciones de UC y colaboración tendrán un papel más importante en el lugar de trabajo. Europa es la cuna de algunas de las mejores tecnologías, comunidades de canales y experiencia del usuario final de la industria: aprovechémoslo al máximo, para beneficio de todos.

Stijn Nijhuis, CEO de Enreach