Telefonía para empresas inmobiliarias

Los agentes inmobiliarios pasan mucho tiempo fuera de la inmobiliaria enseñando propiedades a compradores potenciales . Esto se traduce en muchas llamadas al móvil, en posponer llamadas hasta tener un ordenador delante y en no poder atender llamadas de la oficina cuando están fuera. 

En este artículo explicamos cómo hemos ayudado a agencias inmobiliarias a sacarle el máximo partido a su servicio de telefonía para tener más contentos a los compradores y ahorrarles tiempo al teléfono. 

Uso habitual de telefonía en agencias

Las agencias habitualmente tienen telefonía fija con centralita en la oficina y cada trabajador tiene un teléfono fijo. Este teléfono lo combinan con móviles, que dependiendo de la agencia pertenecen al trabajador o los proporciona la agencia inmobiliaria. 

La mayoría de las llamadas de nuevos compradores potenciales provienen de sitios web en los que se muestran las propiedades y el número de teléfono. En otras ocasiones el número lo han conseguido de un anuncio en la misma propiedad. 

En ambos casos el número suele ser el principal de la inmobiliaria y cuando llaman les atiende el agente que está libre, y las llamadas entran en un orden preestablecido para que vayan primero a los agentes estrella. O, en algunos casos, la llamada la atenderá un agente u otro en función de la propiedad a consultar. 

Cuando llama un comprador que ya ha contactado previamente suceden dos cosas: el comprador ya ha estado hablando con un agente y está en la oficina, así que vuelven a hablar (si recuerda su nombre) o que no está en la oficina y habla con otro compañero o deja recado. 

Beneficios del uso mejorado de telefonía

Al mejorar el sistema de telefonía de una inmobiliaria se busca, al final, vender más. Y para ello al mejorar la telefonía consigues lo siguiente: 

• Evitas que los compradores se queden sin atender.

Aunque parezca sorprendente todavía quedan inmobiliarias en las que sólo es posible gestionar una llamada de vez. Si ya están atendiendo a un cliente la siguiente llamada se queda sin atender. Esto se soluciona con una centralita virtual porque proporciona línea a la empresa a través de Internet y permite a varias personas estar al teléfono de forma simultánea. 

En otras ocasiones el problema se debe a no tener un sistema que recoja la llamada cuando todos están ya al teléfono. Las colas de espera son las encargadas de guardar las llamadas si todos los trabajadores están al teléfono y enviarla al primer agente que se queda libre.  

• El comprador habla siempre con el mismo agente.

Si un comprador habla cada vez con un agente el proceso de venta se vuelve más complicado, se repite información, se invierte más tiempo y se dificulta el poder llegar a establecer una relación entre comprador-agente que ayude a finalizar la venta. 

Para solucionarlo existen distintas opciones: 

• • Smart IVR. Es una prestación disponible en algunas centralitas que analiza los números de teléfono y quién fue el último agente que habló con ese número. Cuando el comprador vuelve a llamar el Smart IVR envía la llamada a su agente y comprador y agente hablan directamente. 
  • Marcar la extensión del agente. El agente también puede indicar al comprador su número de extensión y cuando llama marcarla para que la llamada conecte con su agente.  
  • Utilizar un número personal por agente. Una vez el cliente ha sido atendido puede dar su número «personal» al cliente para que pueda contactar de forma directa. En este caso podría ser tanto un móvil como un fijo. Con una centralita el agente puede tener un número fijo propio y además recibir llamadas del fijo principal. 
  • Te transfieren la llamada tus compañeros. Si te llaman y coge la llamada un compañero te la podrá pasar a tu extensión fija o móvil con una transferencia. Es más, los móviles profesionales también suelen permitir transferir llamadas para que el cliente no se vea forzado a llamar de nuevo. 

• Puedes utilizar distintos números para distintas plataformas inmobiliarias/anuncios/agentes.

En marketing es muy habitual utilizar números de teléfono distintos para los distintos medios o anuncios y se está extrapolando al mundo de las inmobiliarias. ¿Por qué? Porque les permite saber desde qué plataformas consiguen un mayor rendimiento para saber en cuáles invertir más tiempo y dinero. 

Otro motivo para utilizar distintos números es que cada agente gestione sus propiedades y que las publique con su propio número. Es más interesante que el número sea un fijo porque denota más profesionalidad que un móvil. 

• Puedes pasar una llamada a la oficina cuando estás fuera.

Otro habitual es que te llamen cuando estás fuera de la oficina y la información que necesita el cliente está en la oficina. Un compañero podría proporcionarle la información concreta que necesita, así que basta con transferir la llamada. Para estas situaciones lo habitual es hacer transferencia a dos pasos, que te permite hablar con tu compañero, explicarle la situación y a continuación pasarle la llamada. 

• Si llaman fuera del horario laboral el cliente potencial deja un mensaje en el buzón de voz y lo recibes en el email.

El buzón de voz puede convertirse en un infierno cuando hay muchos mensajes. Recibirlos por email simplifica el proceso de gestión de los mensajes: lo escuchas directamente en el móvil/ordenador, vas anotando la información importante y organizas los emails con el mensaje de buzón de voz según los vas mirando. 

Si alguna de estas mejoras te interesa para mejorar el día a día de tu agencia llámanos al 900 908 999 o visita nuestra web. 

A qué problemas se enfrentan las inmobiliarias en telefonía

Cuando tratamos con agencias inmobiliarias siempre coinciden en una serie de problemas que sufren con sus proveedores y que solucionan con la integración de telefonía fija + móvil + centralita:

1. Llama un cliente potencial a la oficina y su agente inmobiliario no está allí

Es muy probable que algunos clientes interesados en la compra de un inmueble llamen a la oficina confiando en hablar con el agente que le atendió para avanzar en el proceso de venta. El problema se presenta cuando el agente ha salido a hacer una visita porque la venta, si esto se repite, puede enfriarse.

En muchas agencias inmobiliarias cuando esto sucede no queda más remedio que coger los datos del cliente y contactar con el comercial para que le llame.

La solución a este problema se soluciona con una simple transferencia de llamada. Cuando llama este cliente a la oficina y el agente ha salido bastará con llamarle para pasarle la llamada con una transferencia.

Además, desde la oficina puedes hablar con tu compañero para decirle quién le llama y así, según la importancia de la llamada, decidirá si cogerla o no.

Porque si está enseñando un piso a un nuevo cliente potencial y quien le está llamando está ya muy avanzado en el proceso de venta del inmueble  le interesará más atender la llamada al momento para cerrar la venta. 

2. Devuelven la llamada a un comercial sin saber el nombre y nadie sabe quién la gestionó

En muchas ocasiones el comercial tiene una oportunidad comercial y llama pero no obtiene respuesta. El interesado en comprar la propiedad devuelve la llamada más tarde pero no sabe el nombre del comercial. Y la recepcionista tampoco sabe quién habló con él.

Las centralitas antiguas planteaban como única solución para este dilema que cada comercial tuviera un número de teléfono propio. De este modo, cuando alguien devuelve la llamada le va directamente a él. Pero esto, además de un sobrecoste, genera otra serie de problemas: ¿qué pasa con esa llamada cuando no está en la oficina? ¿Y cuando esta de vacaciones y le llaman para cerrar una oportunidad que lleva persiguiendo meses?

La centralita virtual soluciona estos problemas en las agencias inmobiliarias con el enrutado inteligente, que reenvía estas llamada al comercial que le llamo aún cuando llaman al número de cabecera de la inmobiliaria. Y si estuviera fuera de la oficina se la enviaría al móvil. Y si está de vacaciones, a la recepcionista. Así se consigue no perder ni una llamada ni una oportunidad de cerrar la venta de una propiedad.

Telefonía profesional en empresas inmobiliarias

Las inmobiliarias que utilizan telefonía IP y centralita telefónica mejoran la labor comercial al teléfono.Y esto, al final, se convierte en un aumento en las ventas de propiedades. La imagen es muy importante en la gestión comercial, y ser capaces de gestionar de forma profesional las llamadas, sin hacer perder el tiempo al cliente, son siempre un plus a la hora de vender.

• La recepcionista puede transferir las llamadas al comercial que gestiona la propiedad
• El comercial puede llamar con el número de cabecera. Genera más confianza, permite a la inmobiliaria tener un mayor control y no se pierden llamadas aún si el comercial está de baja o vacaciones.
• Las llamadas devueltas al número de cabecera se envían al comercial que hizo la llamada, evitando así perder el tiempo de la recepcionista y del cliente. O, lo que es peor, la oportunidad por no conocer quién ha llamado ni el motivo de la llamada.

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