Por qué una empresa no debería dar tono de ocupado

Cuando un cliente llama a tu empresa y suena el tono de ocupado la llamada se corta. El usuario entonces tendrá que esperar un poco y volver a llamar a tu empresa, ¿intentará contactar contigo de nuevo? Cada vez que esto sucede existe un porcentaje de personas que no volverá a llamarte.

Cuando una empresa utiliza telefonía tradicional y tiene un servicio básico sólo puede atender una llamada al tiempo. Esto quiere decir que si llama a alguien o le llaman, y otra persona intenta contactar con la empresa, el resultado de la llamada será línea ocupada y no podrán contactar. Ni tan siquiera podrá el llamante esperar en llamada a que cuelgues para que le atiendas.

A quién no le ha pasado que ha llamado a una empresa y le da tono de ocupado. Cuelgas. Esperas un poco. Vuelves a llamar. Sigue dando tono de ocupado. Esperas un poco más. Llamas y tono de ocupado de nuevo. Si tienes mucho interés pruebas varias veces más. Si siempre da tono de ocupado terminas pensando que algo pasa a su línea y llamas a la competencia. Solucionado (y una venta perdida para la empresa preferida por el cliente).

Solución al tono de ocupado: Centralita Virtual

La centralita virtual es la solución a perder llamadas porque la línea está ocupada. hace unos años solucionar este problema era complicado o costoso. Pero ya no lo es gracias a la telefonía IP y la centralita virtual.

Antes las empresas tenían que contratar líneas RDSI, comprar una centralita IP, contratar instaladores…Vamos, un auténtico lío y, cuanto menos, costoso. Ahora en cambio basta con contratar el servicio de centralita virtual con un operador de telefonía IP y solucionado.

Las centralitas virtuales sustituyen las líneas tradicionales y te dan línea a través de la conexión a Internet. Gracias a ello permiten que las empresas pueden atender varias llamadas de forma simultánea a muy buen coste; y gracias a las conexiones a Internet que tenemos ahora la calidad es excelente: igual que una llamada normal. No hay diferencia.

Cómo soluciona el problema la centralita virtual

Por un lado, la centralita virtual permite varias llamadas de forma simultánea de modo que no tendrá que sonar sí o sí el tono de llamada. En su lugar habrá distintas opciones. Incluso si en la empresa sólo hay un teléfono, el cliente no escuchará el tono de ocupado.

Estas son las distintas opciones que sustituyen el tono de ocupado:

• Distribuir las llamadas entre más trabajadores. La primera opción para no perder llamadas es distribuir las llamadas entre varios trabajadores. Con la telefonía convencional no se puede si sólo se dispone de una llamada. Pero con la centralita virtual puedes enviar la llamada a un trabajador principal y, si ya está al teléfono, enviar la siguiente a un segundo trabajador, luego a un tercero, y así sucesivamente.

• Cola de espera con música. El cliente esperará en una cola de espera con música cuando llame y la persona/personas encargadas de atender las llamadas estén ya al teléfono. En cuanto un trabajador cuelgue, la llamada pasará a su teléfono y el cliente será atendido.

• Distribuir las llamadas según motivo de llamada. Esto se consigue mediante el menú de opciones del IVR (también llamado secretaria virtual) y se suele emplear junto con otras reglas. El funcionamiento consiste en ofrecer opciones al cliente y, basándose en qué opción selecciona, la llamada se envía a un trabajador u otro. Para evitar que se escuche el tono de ocupado se suele combinar con las opciones anteriores (distribución de llamadas y colas de espera).

Cuánto cuesta una centralita virtual

El precio de una centralita virtual varía de una empresa a otra. En Telsome ofrecemos centralitas desde 30€ al mes incluyendo llamadas, 3 usuarios, configuración, 4 llamadas simultáneas… Y de ahí en adelante.