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¿Se puede utilizar una centralita virtual sin portar el número de teléfono de la empresa al proveedor de la centralita? Ésta es una pregunta recurrente entre micropymes que necesitan una centralita virtual. La respuesta es que sí, pero con algunas desventajas.
En este artículo te explico:
- Cómo mantener el número de teléfono con un operador y utilizar la centralita virtual de otro, y sus inconvenientes
- Por qué una empresa podría querer mantener el número de teléfono con un operador distinto al que le proporciona la centralita virtual.
- Cómo migrar un número de teléfono asociado a la fibra sin que te dejen sin conexión.
Centralita Virtual con un nuevo operador sin portar el número
Muy pocas empresas hacen esto porque conlleva perder llamadas, pero es posible y puede ser acertada en determinadas circunstancias.
Explicado de forma rápida, consiste en desviar las llamadas de tu número a un nuevo número que tendrás con la centralita virtual. De este modo, contarás con algunas de las ventajas de la centralita virtual (locuciones, horarios, menú de opciones), pero tendrás limitaciones en cuanto al número de llamadas simultáneas que puedas recibir.
¿Qué necesitaré?
- Teléfonos IP, softphones, Webphone WebRTC o móviles de empresa.
- Conexión a Internet (fibra preferiblemente)
- Un número de teléfono con tu proveedor de centralita virtual.
- Un número de teléfono con otro proveedor.
A nivel de usuario, tu sistema de telefonía será plenamente VoIP y no notarán que hay dos números de teléfono, uno desviado al otro.
¿Cómo funciona la recepción de llamadas?
Como el número de cabecera está con un operador y la centralita con otro, tendrás que conseguir que las llamadas de ese número vayan a la centralita.
Para ello se desvían las llamadas de tu operador 1 a tu operador VoIP. Es un desvío de llamadas normal y corriente, y para ello necesitarás un nuevo número de teléfono con tu proveedor de centralita virtual hacia el que desviar las llamadas.
Gracias a este desvío las llamadas pasarán por tu centralita virtual y podrás mostrar mensajes de bienvenida, utilizar menú de opciones, colas de espera, horarios y mucho más.
Las llamadas se enviarán a las extensiones de los trabajadores según se haya configurado la centralita. Y los trabajadores atenderán las llamadas en sus teléfonos IP, softphones, webphones o móviles.
¿Cómo funciona la emisión de llamadas?
Las llamadas se realizarán a través de los equipos VoIP (teléfonos IP, softphones, webphones o móviles) y, por tanto, a través de tu operador VoIP. Debes tener en cuenta que, aunque tengas las llamadas incluidas en tu número de cabecera, las llamadas se realizarán a través del operador de la centralita virtual, y las llamadas pueden estar o no incluidas.
Por otro lado, si quieres mostrar el número de tu empresa, tendrás que consultar primero con tu proveedor de centralita virtual si es posible enmascarar las llamadas y mostrar el número de cabecera de tu empresa aunque esté con otro operador.
¿Inconvenientes de no portar el número?
- Límite de llamadas simultáneas – > Perder llamadas.
- Duplicidad de costes – > 2 números fijos, podrías tener sólo 1.
- Duplicidad de proveedores – > 2 operadores, podrías tener sólo1.
El mayor inconveniente de no portar tu número de teléfono con tu centralita virtual es que limitarás el número de llamadas simultáneas entrantes que podréis atender en tu empresa. Y esto implicará perder llamadas de clientes.
Las empresas que se plantean este forma de trabajar suelen tener contratado el pack de fibra + fijo, y esto implica que sólo pueden recibir 2 llamadas al mismo tiempo, y eso si tiene la llamada en espera activa.
Aunque las llamadas se estén desviando a la centralita virtual, si ha llamado alguien y estás ya al teléfono, la siguiente llamada llegará a la centralita, pero la tercera no llegará a la centralita y se perderá.
En llamadas salientes esto cambia. El número de llamadas salientes estará determinado por tu proveedor de centralita virtual y lo habitual, al menos en Telsome, es que sea un número lo suficientemente elevado como que nunca un trabajador tenga que esperar a que alguien cuelgue para poder llamar.
El otro inconveniente es que estarás pagando por el servicio de telefonía con tu anterior operador y únicamente estarás utilizándolo para desviar las llamadas a otro número. Lo bueno, aunque un poco incómodo, es que podrás mantener el teléfono analógico y hacer llamadas con él y la tarifa ilimitada que puedas tener. Si optas por ello tendrás que tener en tu mesa 2 teléfonos: el de atender llamadas (teléfono IP) y el de emitir llamadas (teléfono analógico).
Y, por último, ¿por qué no contratar la fibra y los móviles directamente con el operador de centralita virtual? Todo en una factura, si tienes que llamarle por algo de telefonía, siempre llamarás al mismo y, seguramente, consigas un buen precio y mejores prestaciones al unificar todo.
2. ¿Por qué no quieren portar todo a centralita virtual?
Como conocedor del sector VoIP se me hacía muy extraño al principio cuando me preguntaban si era posible utilizar la centralita virtual sin portar la numeración. Al fin y al cabo, pasar la numeración con nosotros conlleva una gran mejoría en el día a día de su empresa.
Pero como en todo, existen empresas que por distintos motivos no quieren portar su número o deben mantener el número con su operador inicial. Lo motivos habituales son:
Permanencias
Muchas empresas han firmado una permanencia y por culpa de ella no pueden portar el número sin enfrentarse a una penalización por parte de su compañía.
En el caso de centralitas he llegado a ver permanencias de hasta 5 años, ¡impresionante!
En estos casos lo que siempre recomiendo es hacer cuentas. Con la centralita virtual siempre se ahorra, así que hay que hacer cálculos para ver si compensa o no hacer el cambio y romper con la permanencia.
En muchos casos el pago de la penalización de la permanencia puede estar amortizado en tan solo unos meses, por lo que es recomendable hacer cuentas en lugar de espera, aguantar, y sufrir por culpa de un sistema telefónico que no cumple con las necesidades de tu empresa.
La conexión a Internet está asociada a ese número
El número de teléfono de la empresa está asociado a la fibra y portarlo supondría perder la conexión a Internet.
Este es un problema muy frecuente, con una fácil solución, y que rara vez impide a una empresa portar su número al proveedor de centralita virtual para aprovechar todas sus ventajas.
3. Cómo migrar un número de teléfono asociado a la fibra sin que te dejen sin conexión.
Si este es el caso de tu empresa, bastará con que solicites a tu operador actual un número adicional. Una vez te asignan el nuevo número deberás hacer que sea el asociado a la fibra. El número principal de tu empresa quedará libre para ser portado sin que dejen a tu empresa sin conexión.
Y dentro de este apartado hay que responder a otra pregunta: en este caso, ¿con la fibra tendré un número y línea y continuaré pagando por ello?
Así es, pero ganarás las prestaciones que necesitas en tu empresa, como mantener varias conversaciones simultáneas y no perder llamadas. Si eso es lo que buscas, tiene un precio.
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