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Cuando las empresas se enfrentan a una situación inesperada, como la que estamos viviendo actualmente a nivel global a causa de la pandemia del COVID-19, han de estar preparadas. Por eso es importante que todas cuenten con un buen plan de contingencia.
La planificación es crucial para una compañía porque puede ser un mecanismo para prevenir riesgos. En palabras simples, los planes de contingencia son planes de apoyo que las empresas activan sólo cuando una situación imprevista interrumpe las operaciones de la organización o pone en riesgo a sus empleados.
El objetivo de estos planes es minimizar las pérdidas como consecuencia de la interrupción de la actividad empresarial, salvaguardar los datos y garantizar la seguridad de todos los involucrados.
¿Por qué es necesario que las empresas cuenten con un plan de contingencia?
1) Para una mejor preparación
Las organizaciones han de prepararse para su propia protección ante una serie de escenarios de riesgo a través de una planificación eficiente y preventiva. Por ejemplo, una copia de seguridad de los datos de una empresa en la nube puede salvaguardar los ficheros o archivos que los empleados guardan en sus ordenadores o en cualquier parte.
2) Para una mejor flexibilidad
Los planes de contingencia permiten que las empresas se vuelvan más flexibles ante los desafíos previsibles que puedan surgir en el futuro. Por ejemplo, una nueva política o un cambio en la economía podrían tener un impacto en su negocio.
Independientemente de la situación, con un plan de contingencia en el que confiar, las compañías podrán hacer frente a estas dificultades.
3) Para una reacción más rápida
Una empresa con un plan de contingencia implementado tiene más probabilidades de reaccionar rápidamente a eventos no planificados. Cuando surgen los retos reales, las compañías pueden superar el problema sin causar un daño adicional a sus operaciones. Además, tener estos planes en marcha también motiva a los empleados, porque pueden encontrar mejores y más eficientes soluciones.
4) Para prevenir el pánico
No es el peligro lo que hace que la gente entre en pánico. Entran en pánico porque saben que no hay soluciones y nada puede ser más desastroso que eso. Sin embargo, con los planes de contingencia, todos saben que existe un plan de acción rápido, que se puede implementar una solución cuando sea necesario. Esto permite una recuperación rápida incluso en las peores situaciones y reduce los niveles de pánico en gran medida.
Es posible mantener el orden y evitar que el pánico y el caos lo pongan todo al revés. Los planes de contingencia efectivos contienen instrucciones y órdenes para todos los involucrados.
5) Para eliminar la toma de decisiones precipitada
Nunca deben tomarse decisiones cuando se está en una situación de estrés, ya que las decisiones tomadas en estas circunstancias pueden ser las peores. Esto también puede aplicarse a una empresa cuando se enfrenta a una situación inesperada y sin precedentes. Si ocurre algo no planificado, puede ser difícil evaluar o encontrar una solución detallada en el acto.
Por otro lado, los expertos en negocios diseñan planes de contingencia después de una exhaustiva investigación y observación. Evalúan bien todos los factores, eliminando la necesidad de la toma de decisiones precipitadas y, por lo tanto, reduciendo considerablemente el riesgo.
6) Para minimizar pérdidas
Cuando una empresa se enfrenta a una interrupción en su actividad, tener un plan de contingencia puede ayudar a minimizar las pérdidas en la producción y, por lo tanto, en las ventas. Los planes para volver a iniciar la producción, a pesar de circunstancias imprevistas, pueden ser la diferencia entre un negocio que sobrevive al desastre y uno que se derrumba.
Éstas son algunas razones por las que cada empresa debería diseñar planes de contingencia para sus operaciones. Es mejor ser proactivo y tener un plan establecido, incluso si hay pocas posibilidades de que alguna vez sea necesario usarlos. Se puede crear un equipo de contingencia y asignarle la responsabilidad de activar el plan cuando sea conveniente. Asimismo, se debe proporcionar capacitación regular sobre el plan de contingencia para garantizar que el equipo se mantenga actualizado.
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