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En España el 42% del tejido empresarial está constituido por PYMES con menos de 10 trabajadores. En base al sector la competencia puede ser muy fuerte, en especial cuando entran en juego grandes empresas contra las que es difícil competir en cuanto a recursos, precios y reconocimiento.
La centralita virtual supone una ventaja competitiva para las PYMES frente a las grandes empresas al presentarse en situación de igualdad en las comunicaciones telefónicas a un precio asequible; y gracias a ella se destaca frente a los pequeños competidores que no emplean centralita virtual.
Centralita Virtual en PYMES como herramienta de marketing
En marketing se utilizan muchas estrategias para modificar la percepción de los consumidores respecto a las empresas o productos, respecto a qué o cómo deben comprar.
En las empresas donde la presencia física (local, tiendas, oficinas) impera se cuidan mucho todos los aspectos del lugar: desde la imagen, el diseño de interiores, o distribución de los productos hasta la música y los olores.
Cuando el método de contacto entre el consumidor y la empresa es el teléfono es necesario explotar esta vía para cautivar al usuario, diferenciarnos de la competencia y convencerle de que somos la mejor opción.
Y la única forma de mejorar la experiencia de los usuarios en las llamadas es mediante la centralita virtual.
Como usuarios estamos acostumbrados a que sólo las grandes empresas respondan a nuestras llamadas con un mensaje de bienvenida y música en espera. Son los grandes operadores de telefonía y grandes empresas las que responden de este modo.
Asociamos los mensajes de bienvenida, opciones telefónicas y música en espera a grandes empresas y, por ende, con profesionalidad y buen hacer.
Cuando llamamos a una empresa que responde con su propio mensaje de bienvenida y música en espera extrapolamos nuestras experiencia previas (sólo las grandes empresas utilizan este sistema) a la PYME con la que estamos contactando. Puede que estemos llamando a una empresa de 3 trabajadores pero como usuarios crearemos en nuestra mente la imagen de una gran empresa con oficinas repletas de escritorios con trabajadores al teléfono. Y una empresa así tiene que ser buena.
Cómo utilizar la centralita virtual para aumentar las ventas
Con la centralita virtual controlamos la imagen que los usuarios se forman de nuestra empresa en cada llamada telefónica. Sólo con el mensaje de bienvenida ya nos asocian a una gran empresa y estamos escalando posiciones frente a la competencia. Y, al escalar posiciones, escalamos ventas.
3 premisas para aumentar ventas con centralita virtual:
Calidad
Rapidez en la atención
No dejar llamadas sin atender
Las siguientes prestaciones de centralita virtual son las más empleadas por las PYMEs para impresionar a sus clientes en cada llamada y denotar profesionalidad y imagen de gran empresa:
Mensaje de bienvenida
No basta con que los clientes escuchen cualquier mensaje de bienvenida. Si como empresa buscamos denotar calidad y profesionalidad tendremos que denotarlo en todos los aspectos, y el mensaje de bienvenida es su primera impresión.
Es muy importante grabar un mensaje de bienvenida profesional que denote calidad. No vale con cualquier mensaje. Un mal mensaje de bienvenida (mal grabado, robótico o de ir por casa) puede provocar la reacción contraria a la deseada.
Música de espera
El tiempo pasa más rápido cuando escuchamos música que cuando estamos en silencio. La música en espera tiene como objetivo que los usuarios perciban los tiempos de espera como más cortos y, por ende, estén de mejor humor cuando les atendemos.
Lo recomendable es utilizar una música en espera que denote aquello que queremos demostrar (empresa joven, profesional, etc) y que no ponga nerviosos a los usuarios.
Menú de opciones (secretaria virtual)
El objetivo del menú de opciones es mejorar la experiencia de los usuarios, haciéndoles esperar menos tiempo y hablando con la persona indicada desde el primer momento. Y, por otro lado, optimizar el tiempo de los trabajadores.
Si utilizamos el menú de opciones tenemos que asegurarnos de responder de forma acorde a la opción que ha escogido el cliente y de ser capaces de atenderle.
Llamadas simultáneas
La imagen es muy importante pero también lo es tener la capacidad de atender a todos los clientes. ¿Qué sucede cuando llaman a tu empresa 5 personas de forma simultánea? Si sale comunicando o línea ocupada es un gran problema para una empresa.
La centralita virtual te permite adecuar el número de llamadas simultáneas que se pueden atender en tu empresa para que nadie se quede sin atener. Los operadores de telefonía IP permiten su ampliación en todo momento y de forma casi instantánea, por lo que ya no existe la excusa de la línea telefónica para no atender a más clientes.
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