Por qué utilizar Microsoft Teams como teléfono

Microsoft Teams es el programa por excelencia para las comunicaciones internas de las empresas y ahora también se está expandiendo como teléfono. El motivo principal es que el paquete de Office incluye por defecto Teams. Así que, si ya utilizas Office, tienes Teams incluido y sólo tienes que integrarlo con tu centralita. Y, por supuesto, es una de las herramientas empresariales más potentes y completas para comunicaciones internas y externas.

Vamos a ver en más detalle las ventajas que hemos obtenido al utilizar Teams como teléfono y que también puedes adoptar en tu empresa.

Situación previa a Teams – webphone o teléfonos

Si estás leyendo esto es porque en tu empresa estáis utilizando algún otro tipo de solución telefónica y estáis pensando en mejorar. En nuestro caso, antes utilizábamos un webphone propio, que es un programa web que emula un teléfono y desde que hacíamos y recibíamos llamadas.

Los webphone suponen ya un gran avance con respecto a los teléfonos físicos (hardware) por la movilidad que ofrecen (teletrabajo), la simplicidad de su puesta en marcha (usuario y contraseña y a funcionar) y coste (gratuito con muchos proveedores VoIP). Y como usuario son muy cómodos de utilizar porque lo tienes ya en el navegador, puedes copiar y pegar números, ves qué compañeros están al teléfono… Pero no están pensando más que para telefonía y les falta la parte de comunicación interna de la empresa.

Así, estábamos utilizando nuestro webphone para telefonía y otra herramienta para comunicarnos internamente: chat, reuniones, compartir archivos… Y de repente, ¡llegó Teams!

Comodidad máxima para el usuario y ahorro de tiempo

Tener que estar navegando entre programas es lo mismo que hacer tu pausa para almorzar y tener que ir a dos bares para conseguir tu café y tu bocata: una pérdida de tiempo. ¿A qué no invertirías tu descanso en ir a dos establecimientos si puedes tener todo en uno? En las herramientas de trabajo sucede lo mismo y es mejor unificar para que todo sea más cómodo y ahorrar tiempo.

Utilizar Teams para todo es muy sencillo porque te evita tener que estar navegando entre programas, evitas que se te pueda olvidar abrir uno de ellos y los problemas que eso puede conllevar. Y además eres más rápido. Eliminar miles de pequeños momentos extra de pasar entre programa y programa implican un gran ahorro de tiempo al cabo de un año y un aumento de productividad.

Utilizar el teléfono al teletrabajar – y multidispositivo

Teletrabajar se convierte en algo trivial cuando estás utilizando Teams como teléfono. ¿Necesitas teletrabajar? Bastará con que te lleves tu portátil o smartphone a casa y podrás utilizar la extensión desde allí.

Teams está disponible en versión desktop y app para móviles y en ambas opciones tienes la posibilidad de utilizar tu extensión de telefonía. Y dejarte de líos de VPNs, extensiones adicionales y más apaños que se han estado haciendo durante los confinamientos y que ahora se están reemplazando por soluciones más sólidas, como Teams. Sólo será necesario que tengas conexión a Internet.

Además, no es necesario realizar ajustes en la red de cada trabajador para que funcione. Y esto ahorra muchísimo tiempo al departamento de IT.

Mejorar el sistema de telefonía sin invertir en hardware – ni tener que cambiarlo cada varios años

Migrar la telefonía a Teams implica que tendrás lo último en telefonía para empresas y sin tener que gastar miles de euros en comprar o alquiler hardware. Como Teams funciona en ordenadores y móviles no es necesario comprar teléfonos ni equipos especiales. Como mucho, tendrás que comprar auriculares a aquellos empleados que todavía no tengan para que puedan utilizarlos con su ordenador.

Y, por supuesto, estarás reemplazando tu sistema de telefonía por uno actual, basado en la nube, y con el respaldo del gigante Microsoft. Además, muy importante, van actualizándolo para incorporar nuevas funcionalidades y no se queda obsoleto.

Limitas los problemas técnicos

Cuantos más sistemas tengas en tu empresa, más problemas pueden surgir y más tiempo requerirá solucionarlos. Por eso unificar herramientas es importante y unificar en una ya existente es lo más idóneo.