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Ya sea que una empresa tenga trabajadores remotos, oficinas en varias ciudades o equipos de profesionales que viajan con frecuencia, las videoconferencias son clave para mantenerlos a todos en sintonía.
¿Qué es una videoconferencia?
La videoconferencia es una reunión online entre dos o más participantes que se comunican en tiempo real a través de una conexión a Internet. Combina audio y vídeo para crear una conversación virtual cara a cara en la que se pueden ver las expresiones de todos los participantes mientras se escucha lo que dicen, ya sea que usen un laptop, un dispositivo móvil o una cámara web en una sala de conferencias.
Algunas de las herramientas más empleadas para videoconferencias por las empresas son Microsoft Teams y Enreach Contact. Ambas tienen la gran ventaja de que no sólo se emplean para videoconferencias, sino que también incorporan telefonía para emitir y recibir llamadas de la centralita, chat interno para hablar entre compañeros y permiten compartir archivos.
Microsoft Teams y Enreach Contact son, en definitiva, sistemas de videoconferencias avanzados que incluyen comunicación entre compañeros y telefonía en una misma herramienta.
Con el poder de unir a las personas, simplificar la colaboración, mejorar la eficiencia y ahorrar dinero, brinda ventajas para empresas de cualquier tamaño.
9 razones para utilizar la videoconferencia
1) Mejora la comunicación
La comunicación clara es fundamental para comprender los proyectos, establecer expectativas y alcanzar los objetivos de una empresa. En este sentido, según un informe de Forbes, el 62% de los ejecutivos afirman que las videoconferencias mejoran significativamente la calidad de la comunicación y un 50% de ellos creen que también aumenta el grado de comprensión. Con la capacidad de mantener la imagen de todas las personas en la reunión, los participantes estarán más comprometidos, realizarán menos tareas múltiples y procesarán la información con mayor claridad.
2) Ayuda a construir relaciones
Las reuniones cara a cara pueden establecer una conexión personal, captar señales verbales y no verbales y generar confianza. Así, las videoconferencias ayudan a conectar con clientes, compañeros de equipo y trabajadores remotos por igual. Asimismo, éstas se consideran una herramienta útil que ayuda a las personas a construir relaciones dentro y fuera de la empresa.
3) Ahorro de dinero
Al brindar al equipo una manera simple de reunirse, la videoconferencia ofrece una experiencia colaborativa “en persona” sin gastos de desplazamiento. Eso significa que no es necesario asistir a la oficina de forma presencial para capacitaciones, conferencias y reuniones de los grupos de trabajo. Además, con el poder de reunirse virtualmente, las empresas pueden contratar a los mejores talentos y permitirles trabajar desde cualquier lugar.
4) Ahorro de tiempo
Al organizar una videoconferencia, en lugar de resolver un problema por correo electrónico, se puede eliminar el intercambio de numerosos mensajes, reducir la confusión (y la necesidad de largas discusiones) y hacer que un equipo se alinee más rápido, lo que ayuda a reducir la cantidad de tiempo de toma de decisiones para completar proyectos o tareas.
5) Agiliza la colaboración
La mejor tecnología de videoconferencia ofrece funciones como compartir pantalla y editar documentos en tiempo real, por lo que es fácil para todos examinar los archivos, contribuir a la discusión y crear una cultura en toda la empresa. Con una fuerza laboral comprometida trabajando en conjunto ya sea en la oficina, de viaje, a veces de forma remota o siempre desde casa, las organizaciones tomarán decisiones más rápidas e informadas.
6) Mejora la eficiencia
Una comunicación más clara a través de señales verbales y no verbales, pantalla compartida, colaboración en tiempo real y la capacidad de unirse desde prácticamente cualquier lugar del mundo hace que las videoconferencias sean una herramienta más eficiente para las empresas.
7) Aumenta la productividad
Debido a que las videoconferencias facilitan la colaboración en documentos en tiempo real, no se tendrá que lidiar con largas cadenas de correo electrónico, mensajes perdidos, comentarios en el documento y problemas de control de versiones, todo lo cual puede causar confusión, malentendidos y retrasos. De esta manera, los empleados podrán dedicar más tiempo a realizar sus tareas cotidianas, aumentado así su productividad.
8) Facilita la programación de reuniones
Si los miembros de un equipo viajan regularmente, programar reuniones puede suponer un desafío. Pero con la videoconferencia, éstos pueden unirse desde cualquier lugar, incluidos taxis, habitaciones de hotel, aeropuertos, oficinas en el hogar, etc. Y debido a que pueden hacerlo usando casi cualquier dispositivo, es más fácil mantener a todo el equipo actualizado. Con calendarios más manejables y control de cómo fluye su jornada laboral, los empleados pueden dedicar más tiempo a buscar oportunidades para el crecimiento empresarial, y los trabajadores remotos son más fáciles de involucrar y retener.
9) Crea registros consistentes y precisos
Cuando se organiza una reunión en persona o una llamada de sólo audio, la responsabilidad de tomar notas generalmente recae en una persona del equipo. Y dado el ritmo acelerado de las conversaciones, algunos detalles se pueden pasar por alto fácilmente. Pero con la tecnología de videoconferencia, que también ayuda a grabar y transcribir de manera segura, se pueden mantener todos los detalles de las conversaciones intactos. No sólo eso, sino que se pueden volver a consultar cuando surjan dudas y compartir la sesión con aquellos que no pudieron asistir.
Ahora puedes reunirte desde cualquier lugar con Enreach Meetings
Enreach Meetings es una herramienta de videoconferencia que permite conectar con todo el equipo desde cualquier lugar y dispositivo, prescindiendo de instalaciones, ya que sólo es necesario el navegador y un enlace para conectarse a la reunión.
Facilita la realización de videoconferencias privadas y grupales con hasta 25 participantes compartiendo la pantalla, grabando la sesión, chateando, enviando documentos y tomando notas.
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