Cómo elegir un partner de BPO que se adapte a las necesidades de tu negocio

Hoy en día, muchos servicios de BPO (Subcontratación de Procesos Comerciales), se centran en el back-end de sus operaciones y, de hecho, pueden mejorar la relación de las empresas tanto con clientes como con proveedores.

Las compañías de BPO que se especializan en la recepción, digitalización, procesamiento, administración y almacenamiento electrónico de documentos comerciales pueden reducir significativamente los costes, mejorar el servicio al cliente, minimizar errores y aumentar el ROI, entre otros.

¿Cómo un partner de BPO puede ayudar a un negocio?

1) Subcontratando la sala de correo: tanto documentos digitales como impresos

Si una empresa depende de una cantidad significativa de documentos entrantes que deben procesarse rápidamente, incluidas facturas, reclamos de seguros, cambios de beneficiarios o cumplimiento de pedidos, una sala de correo subcontratada puede ayudar a recibir, distribuir y procesar estos documentos mientras aumenta la eficiencia con la que se procesan.

2) Digitalizando, almacenando y gestionando de documentos: acceso a documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar

Incluso después de procesar los documentos, una empresa de BPO puede ayudar a una empresa a almacenarlos, recuperarlos, rastrearlos y distribuirlos de manera más segura, rentable y eficiente. Al escanear, indexar y luego almacenar los documentos procesados ​​en el software de administración de documentos en la nube, se puede acceder fácilmente, en segundos, a cualquiera de ellos desde cualquier dispositivo móvil o laptop, lo que lo ayuda a mejorar el servicio al cliente, responder de manera menos disruptiva a las auditorías, establecer protocolos de seguridad y mejorar la productividad en una organización.

3) Procesando cuentas por pagar: desde el recibo hasta el pago

Según un estudio de Hackett Group, las empresas con mejor rendimiento tuvieron un 62% menos de consultas de proveedores que sus competidores, lo que destaca la importancia de reducirlas y mejorar el tiempo de respuesta cuando surge un problema. Tener un socio de BPO que trabaje para automatizar los procesos de cuentas por pagar desde la recepción de la factura hasta el pago, supone un ahorro de tiempo y dinero.

Y después de que se hayan procesado los documentos correspondientes, con un servicio de BPO, las facturas digitales también se pueden almacenar, acceder y rastrear desde un software de administración de documentos alojado internamente o basado en la nube integrado con el software de cuentas por pagar, lo que permite la visualización con un solo clic.

4) Buscando un partner de garantía de calidad

Una empresa de BPO puede actuar como socio de garantía de calidad y comparar los datos ingresados ​​manualmente con los archivos escaneados para asegurarse de que no haya errores. Si se encuentra uno, puede solucionarse o, si es necesario, proporcionar informes de error para su revisión.

En conclusión, es necesario asociarse con un partner flexible que se adapte a las necesidades del negocio, ya que la Subcontratación de Procesos Comerciales puede eliminar muchos dolores de cabeza, reducir costes y optimizar los procesos internos. Por ello, lo más conveniente es buscar un socio a largo plazo, que esté dispuesto a trabajar y crecer con la organización, ya sea subcontratando todo su proceso o creando soluciones para servicios específicos que pueda necesitar.