¿Qué es un softphone? Todo lo que necesitas conocer

La comunicación empresarial ha evolucionado drásticamente en los últimos años y las pequeñas y medianas empresas europeas buscan soluciones que combinen funcionalidad avanzada con simplicidad de uso. El softphone emerge como la respuesta perfecta para equipos que necesitan flexibilidad sin sacrificar profesionalidad.

Esta guía te ayudará a entender qué es un softphone, cómo puede beneficiar a tu organización y qué considerar al elegir la solución adecuada para tu equipo.

1. QUÉ ES UN SOFTPHONE

Un softphone es una aplicación de software que permite realizar y recibir llamadas telefónicas a través de internet, utilizando tecnología VoIP (Voice over Internet Protocol). A diferencia de los teléfonos tradicionales que requieren líneas físicas, un softphone convierte tu ordenador, tablet o smartphone en un terminal telefónico completo.

Existen softphones para móviles iPhone, Android y Windows Phone. Y también para ordenadores Mac, Windows y Linux.

💡 Muchos de los softphones son gratis o incluyen telefonía y centralita virtual como Enreach Contact, la solución del operador europeo Enreach.

💡 Muchos softphones utilizan el protocolo SIP, que es compatible con mayoría de los operadores VoIP. 

2. BENEFICIOS DE UTILIZAR UN SOFTPHONE EN UNA EMPRESA

• Reducción de costes operativos: Las llamadas a través de internet reducen las tarifas tradicionales de telefonía, especialmente beneficioso para empresas con equipos distribuidos, puesto que las llamadas internas son gratuitas, y con mejores tarifas nacionales e internacionales en comparación con la telefonía tradicional.
• Flexibilidad total: Tus empleados pueden trabajar desde cualquier ubicación manteniendo el mismo número profesional y acceso a todas las funcionalidades empresariales.
• Integración con herramientas existentes: Los softphones modernos se conectan directamente con sistemas CRM, plataformas de gestión y otras aplicaciones empresariales que ya utilizas.
• Escalabilidad sin complicaciones: Añadir nuevos usuarios no requiere instalación de hardware adicional ni contratos complejos con operadores tradicionales.

3. CARACTERÍSTICAS ESENCIALES EN UN SOFTPHONE EMPRESARIAL

A continuación describimos las prestaciones esenciales que un softphone debe incluir para asegurarte de que no tendrás que cambiar de proveedor o app al año para tener los mínimos imprescindibles del 2026.

FUNCIONALIDADES BÁSICAS IMPRESCINDIBLES

• Gestión avanzada de llamadas: transferencias, retención, conferencias múltiples y grabación de conversaciones para seguimiento y formación del equipo.
• Presencia y disponibilidad: indicadores visuales que muestran el estado de cada miembro del equipo, optimizando la distribución de llamadas y la colaboración interna.
• Buzón de voz inteligente: transcripción automática de mensajes y envío por email, asegurando que ninguna comunicación importante se pierda.
• Chat interno y videollamadas: ya no es habitual emplear una app para comunicarte por teléfono y otra para hablar con compañeros por chat y videollamada. Ahora, se unifican todas las comunicaciones en el softphone para ahorrar costes y simplicar el día a día.

INTEGRACIONES Y PRESTACIONES RECOMENDABLES

• Integración con tu CRM: sincronización bidireccional con Salesforce, HubSpot, Pipedrive y otras plataformas de gestión de clientes, creando un historial completo de interacciones.
• Integración con Microsoft Teams: integración de telefonía con Microsoft Teams, si ya se está empleando, para unificar telefonía y comunicación interna.
• Sistemas de centralita virtual (PBX): compatibilidad con infraestructuras telefónicas, permitiendo una transición gradual sin interrumpir las operaciones.
• Análisis y reporting: métricas detalladas sobre volumen de llamadas, tiempos de respuesta y rendimiento del equipo para optimización continua.

4. SOFTPHONE VS TELEFONÍA TRADICIONAL: VENTAJAS PARA PYMES

REDUCCIÓN DE COSTES

• Inversión inicial inferior: mientras un sistema telefónico tradicional requiere hardware, instalación y configuración profesional, un softphone se implementa con el equipamiento existente de la empresa.
• Costes recurrentes más bajos: las tarifas de llamadas internacionales y entre sedes desaparecen, reemplazadas por una tarifa plana mensual predecible.
• Mantenimiento reducido: sin necesidad de técnicos especializados para reparaciones o actualizaciones, reduciendo significativamente los costes de soporte.

FLEXIBILIDAD OPERACIONAL

• Trabajo remoto nativo: los empleados mantienen su extensión profesional trabajando desde casa, oficinas satélite o durante viajes de negocio.
  Escalabilidad instantánea: añadir nuevos usuarios toma minutos, no semanas de planificación e instalación.
  Funcionalidades avanzadas incluidas: características que en telefonía tradicional requieren módulos adicionales costosos vienen integradas de serie o se activan al instante bajo suscripción extra, sin necesidad de cambiar de hardware.

VENTAJAS ESPECÍFICAS PARA EL MERCADO EUROPEO

• Cumplimiento regulatorio simplificado: las soluciones basadas en la nube facilitan el cumplimiento de las normativas europeas en materia de telecomunicaciones y protección de datos.
• Soporte multiidioma: contar con una interfaz y un soporte técnico en los idiomas locales es clave para equipos ubicados en Europa.
• Latencia optimizada: los servidores europeos garantizan una calidad de llamada superior en comparación con soluciones alojadas en otros continentes.

5. CÓMO ELEGIR EL SOFTPHONE ADECUADO PARA TU EQUIPO

EVALUACIÓN DE NECESIDADES EMPRESARIALES

• Tamaño del equipo y proyección de crecimiento: considera no solo tu situación actual, sino dónde esperas estar en 2-3 años. Las mejores soluciones crecen contigo sin penalizaciones.
• Patrones de comunicación: analiza si tu equipo realiza principalmente llamadas locales, nacionales o internacionales. Algunos proveedores ofrecen tarifas especializadas según el perfil de uso.
• Nivel técnico del equipo: evalúa honestamente la capacidad técnica de tus empleados. Las mejores soluciones son potentes pero intuitivas.

CRITERIOS DE SELECCIÓN PRIORITARIOS

• Calidad de llamada garantizada: busca proveedores que ofrezcan SLAs específicos sobre calidad de voz y disponibilidad del servicio.
• Soporte técnico accesible: prioriza empresas que ofrezcan soporte en tu idioma y zona horaria, con técnicos que entiendan el contexto empresarial europeo.
• Transparencia en precios: Evita proveedores con costes ocultos o estructuras de precios complejas. La facturación debe ser clara y predecible.
• Prueba sin compromiso: las mejores soluciones ofrecen períodos de prueba reales, no demos limitadas, para que puedas evaluar el impacto en tu operación diaria.

PREGUNTAS CLAVE PARA PROVEEDORES

• ¿Dónde están ubicados vuestros servidores y cómo garantizáis el cumplimiento con GDPR?
• ¿Qué nivel de soporte técnico incluye el precio base?
• ¿Cómo manejáis las integraciones con nuestros sistemas actuales?
• ¿Cuál es vuestra política de actualizaciones y nuevas funcionalidades?
• ¿Ofrecéis formación para nuestro equipo durante la implementación?

6. CONFIGURACIÓN TÉCNICA ESENCIAL PARA EMPLEAR SOFTPHONES

A continuación están los mínimos necesarios por cualquier empresa para utilizar VoIP mediante softphones con éxito:

• Calidad de red: Asegura que tu conexión a internet tiene suficiente ancho de banda y baja latencia. Una llamada de calidad requiere aproximadamente 100 kbps por conversación simultánea.
• Equipamiento adecuado: Invierte en auriculares profesionales con cancelación de ruido. La calidad del audio impacta directamente en la percepción profesional de tus clientes.
• Configuración de firewall: Trabaja con tu proveedor de softphone para configurar correctamente los puertos de red necesarios para utilizar telefonía IP sin comprometer la seguridad.

9. MEJORES SOFTPHONES DE PAGO

ENREACH CONTACT

Enreach Contact es el softphone disponible para Android, iPhone, desktop y navegador (webRTC) que incluye, además de todas las prestaciones de telefonía (llamadas, transferencia, indicador de estado), incluye también chat interno y videollamadas.

El precio del softphone Enreach Contact incluye siempre telefonía y centralita virtual, de modo puedes portar tus líneas para abaratar costes y disponer de un servicio completo unifcado en un operador especializado.

Puedes consultar su precio rellenando el siguiente formulario de centralita virtual, incluye siempre Enreach:

Cabe destacar que, además de ser el que ofrece más prestaciones (comunicación interna + telefonía), no es necesario realizar configuraciones por cada trabajador en cuanto a las cuentas SIP, como sucede con Zoiper. La configuración es súper simple: que cada usuario solo tiene que introducir su usuario y contraseña para comenzar.

10. DESVENTAJAS DE UTILIZAR UN SOFTPHONE

• Hay que instalarlo en cada ordenador y configurarlo uno por uno. Si en la empresa solo hay 2 trabajadores puede no ser un problema pero, aún así, siempre será mucho más fácil utilizar un webphone. El webphone hace lo mismo que un softphone y no hay que instalarlo ni configurarlo: se accede desde el navegador web (Chrome, Firefox…) con usuario y contraseña y a funcionar.
• Al utilizarlo en móviles pierden la línea y se pueden perder llamadas. El softphone está muy bien para llamar, porque cada vez que lo abres o llamas fuerzas a que tenga línea. Pero si está en segundo plano verás que de vez en cuando no tiene línea y pierdes llamadas. Da igual que utilices uno u otro: sucederá. Para limitarlo se aumenta la frecuencia de reconexión pero, aún así, perderás línea. La solución, si necesitas movilidad total, es utilizar un móviles que estén integrado con la centralita y así evitas perder llamadas.